בעשור האחרון צפינו במהפכה שהתרחשה בעולם התקשורת הפנים-ארגונית. טלפונים סלולריים הפכו להיות נפוצים בין לילה, והיום לכולנו סמארטפון אישי אליו אנחנו מחוברים ללא הרף – כנראה יותר מלכל מכשיר אחר. המהפכה הזו שינתה באופן משמעותי את האופן בו אנחנו מתנהלים ומנהלים משימות יומיומיות ואת שיטות העבודה וההתנהלות של חברות. עובדים והנהלה כאחד, שבעבר היו מנותקים ובלתי נגישים זה לזה, הפכו כעת להיות זמינים ומחוברים במהלך כל שעות היום וההשפעה ניכרת. החיבור והיעילות בסביבת העבודה מורגשת ודרמטית, בוודאי בהשוואה לעשור הקודם. היום אנו מתקשים להיזכר כיצד בעבר עובדים ומנהלים נדרשו לבצע משימות מסוימות פנים אל פנים כמו חגיגת הצלחה גדולה בארגון או ביצוע הדרכות שונים וכו׳.

היום, טלפונים סלולריים הם הכלי המרכזי והמשמעותי ביותר בו אנו משתמשים בחיים האישיים שלנו. זו הדרך הקלה והמהירה ביותר עבור מנהלים ליצור קשר עם העובדים ולנהל את הצרכים של החברה באופן שוטף. תחשבו על זה – כמה שיחות טלפון אתם מקבלים או מוציאים על בסיס יומי? מחקרים מראים שאנחנו מקבלים או מוציאים כשלוש שיחות בממוצע, בכל שעה.

כמעט עשור אחרי המהפכה המדהימה הזו, אנחנו מתחילים לראות ולחוש גם בחסרונות של החיבור התמידי ושל שיחות טלפון בלתי נגמרות, עד כדי ששיחות וזמינות תמידית הפכו לאויב היעילות! אבל אל חשש, אנחנו לא כאן רק כדי להתמקד בבעיות, אלא גם בפתרונות, וכיצד אלו יכולים לעזור לנו לפעול נכון יותר ויעיל יותר.

אז איך שיחות טלפון פוגעות בפרודוקטיביות?

שיחות טלפון קוטעות את רצף העבודה, ויש לזה מחיר

הקשב שלנו יקר ערך. שיחה לא מתוכננת, קוטעת את רצף העבודה והמחשבה שלנו ועולה לנו זמן רב – לא רק הזמן הישיר שלוקחת השיחה, אלא גם הזמן העקיף שנדרש לנו על מנת לבנות את הקשב שלנו פעם נוספת, ואם זו לא ההגדרה של חוסר יעילות, אנחנו לא יודעים מה כן. למעשה, לוקח לנו לא פחות מ-23 דקות (בממוצע) להתאושש ולהתאפס לאחר שיחת טלפון לא צפויה. בכל פעם שאנחנו מצלצלים לעובד, עלינו להבין שאנחנו בעצם אומרים "תפסיק את כל מה שאתה עושה – גם אם זה יותר חשוב, כי יש לי משהו להגיד לך". אתם יכולים להפריע לו במכירה, בנסיעה, בספירת מלאי או בזמן מתן שירות ללקוח, ואף אחד לא אוהב שמפריעים לו באמצע. יתרה מזאת, גם אם העובד לא ענה לכם – אבל הרים את הטלפון לראות במי מדובר, עדיין פגענו ברצף המחשבה והריכוז שלו.

שיחות שלא נענו – טיימינג זה הכל בחיים

יש אינספור סיבות מדוע שיחות לעיתים לא נענות; אולי אנחנו בפגישה או עם לקוח, אולי לא שמנו לב לטלפון אולי היינו באמצע משהו חשוב. ועם זאת הציפייה שנהיה זמינים תמיד שם. כשחושבים על זה, פעמים רבות ביום העובדים שלנו מנסים להשיג אותנו ואנחנו אותם ללא הצלחה. משחק החתול-ועכבר הבלתי נגמר הזה רק נוגס בעוד ועוד חתיכות מהזמן שלנו, מבלי לקדם אותנו לשום מקום. שלא לדבר על תחושת האי נוחות הנוצרת כשגילינו ששיחה לא נענתה מאחר ומצפים מאיתנו להיות זמינים כל הזמן.

תמונה שווה אלף מילים

כמה פעמים אנחנו מאריכים במילים בכדי להסביר למאזין בצידו השני של הקו משהו שתמונה אחת הייתה מדגימה במהירות ובקלות? לצערנו, שיחת טלפון מגבילה אותנו לתקשורת ורבלית בלבד. לדוגמה, נניח, לא עלינו, שעברנו תאונה עם רכב החברה. ״הכל בסדר? אתה בסדר? כמה חמורה התאונה? מה קרה לרכב?״. הרבה יותר קל פשוט והגיוני לשלוח תמונות של הנזק להנהלה ולחברת הביטוח, מאשר לתאר את הנזק בשיחת טלפון.

האתגר שבתקשורת מרובת משתתפים

לכאורה משימה פשוטה ומהירה, אבל למעשה בהרבה מהפעמים היא לוקחת זמן וקשב רב. לעיתים אנו נדרשים לצלצל למספר אנשים כדי לחלוק את המידע הבסיסי ביותר או כדי לתאם אירוע הכולל כמה מהעובדים ומההנהלה. אז נכון, אפשר לקבוע שיחת ועידה עם כל העובדים כדי לעדכן בכל המידע על הארגון, אבל לסנכרן אותה – יום ושעה שמתאימים לכולם, איך נאמר? זה סיוט. וגם אם כבר הצלחנו לקבוע שעה, מה לגבי מי שלא מצליח להיות זמין? או משנה ברגע האחרון? וככה, יום שלם ולפעמים אפילו שבוע עבודה, יורד לטמיון, והאינפורמציה פשוט מתעכבת.

ומה עם קצת כבוד לסדר וארגון?

תחשבו על הפעם ההיא שעובד צלצל אלינו מהשטח כדי לדווח לנו על תקלה הדורשת תיקון ומענה מהיר. לא בטוח מה אתכם, אנחנו כבר בסוף השיחה נזכרים בשלוש שאלות ששכחנו לשאול – כמו למשל מתי אפשר להזמין טכנאי ואם יהיה שם מישהו לקבל אותו. והנה, עוד שיחת טלפון בדרך. בסופ של יום, שיחות טלפון אינן מובנות ומאורגנות, ופשוט לא אידיאליות להעברה של אינפורמציה מסויימת.

אז איך מתעדפים?

נגיד שקיבלנו עשרה אימיילים חדשים, אפשר להחליט בקלות כיצד לתעדף אותם ובמי מהם לטפל ראשון. לעומת זאת, לא ניתן לתעדף שיחות טלפון: מי שמתקשר עכשיו מצפה לקבל את מלוא תשומת הלב. וללא קשר לציפייה – אם החלטנו עכשיו לקבל את השיחה הזו, כנראה שכל דבר אחר נעצר באותו רגע. ולפעמים פשוט לא ברור אם נכון ודחוף לענות כרגע או אפשר לדלג על השיחה הזו ולחזור למתקשר בעוד כמה דקות.

אין היסטוריה, אין תיעוד

שיחות טלפון אינן מתועדות, ושיהיה בהצלחה לנסות ולשחזר מידע שעלה בשיחת טלפון מלפני שלושה ימים, זה ממש בלתי אפשרי (ויש שיאמרו נתון לפרשנויות). אנחנו נסמכים על הזיכרון ואין לנו דרך לנתח סטטיסטית את הנושאים הנפוצים שעולים בשיחות שאנחנו והעובדים שלנו מבצעים, ולכן קשה מאוד להסיק מסקנות ולזהות סיבות חוזרות ונשנות שבגינן העובדים פנו אלינו או לזהות הזדמנויות ליישום, לשינוי ולשיפור.

ועם זאת הטלפון כאן כדי להישאר

אז נכון, יש דברים שלעולם יקרו בשיחת טלפון, וכשהילד יתקשר תמיד נרצה לענות. ועם זאת, בואנו שנת 2023 ישנן דרכים נכונות ויעילות יותר להתנהלות ארגונית, המאפשרות לצמצם בצורה משמעותית את ה״רעש״ שמביאות איתן שיחות טלפון ופותחות פתח לשיפור משמעותי בתפוקות שלנו ושל העובדים שלנו. כנגד שיחות טלפון לא יעילות ו/או לא נחוצות, ניצב פתרון פשוט ויעיל – אפליקציה לתקשורת פנים ארגונית רחבת יכולות הנותנת מענה לכלל סוגי התקשורת.

אז מה אנחנו צריכים (וחייבים) באפליקצייה לתקשורת פנים ארגונית?

טפסים דיגיטליים אונליין: לטובת סדר וארגון, ותיעוד כשצריך

זוכרים את העובד שדיווח על תקלה? וכיצד שכחנו לשאול מתי זמן טוב לשלוח טכנאי? אז הוא לא באמת צריך להתקשר אלינו או לאף אחד אחר. נכון יותר שהוא יפתח קריאה דיגיטלית מובנית באפליקציה הפנים-ארגונית, ימלא בה את כל הסעיפים הרלוונטים ואפילו יוסיף לה חתימה דיגיטלית לפני שהוא לוחץ ״שלח״ ומשגר אותה לגורם הרלוונטי בארגון. החיסכון בזמן ישתלם גם לנו וגם לעובדים ויבטיח שמידע לא נופל בין הכסאות. וכמובן שב 2019 כל הגשה דיגיטלית מתועדת וזמינה לשימוש עתידי.

מעכשיו כל תהליך בכל מחלקה בארגון יכול להיות מסודר ונגיש. כך למשל, בעולמות הרווחה ומשאבי האנוש ניתן להמיר תהליכים כגון חבר מביא חבר, בחירת מתנה מועדפת לחג, עדכון פרטים אישיים, מכרזים פנימיים, הזמנת בגדי עבודה וכו׳ לטפסים דיגיטליים. ואילו בעולמות התפעול ניתן לתרגם תהליך פתיחת תקלה, דיווח על מפגע בטיחותי, פנייה לIT או הזמנת ציוד וצ׳קליסטים לסוגיהם השונים לטפסים דיגיטליים בנקל.

האפליקציה של Connecteam מאפשרת יצירת טפסים, מסמכים, דוחות ורשימת מטלות בקלות ובנוחות. ניתן להתחיל מאפס או להסתמך תבנית קיימת מראש, ״טמפלט״ ולבחור ממגוון אפשרויות לשדות מידע: טקסט חופשי, בחירה מרובה, העלאת תמונה, סריקת מסמכים, חתימות דיגיטליות, שליחת מיקום באמצעות GPS ועוד אינספור אפשרויות, המותאמות במיוחד לשימוש בטלפון נייד. כך, כל המידע שמגיע מהשטח נמצא בפורמט הנכון ומכיל את כלל המידע שאתם כמנהלים מעוניינים לקבל. הבניית התהליך פשוטה ומהירה ומאפשרת הטמעה עד אחרון העובדים הרלוונטיים.

עדכונים: שליחת הודעות מיידיות ״בדחיפה״ (Push Notification)

כמו בכל ארגון, יש סוגי מידע שונים העוברים בחברה. יש תכנים שתרצו שהעובדים יגיב, יתרגשו ויתחברו אליהם. כך למשל הודעה על עובד מצטיין או על פידבק מצוין מלקוח, לעומת זאת ישנן הודעות רשמיות יותר כמו "דבר המנכ"ל/ית"  ו"דיווח על אירועים חריגים" בהן לא בהכרח תרצו לאפשר לעובדים להגיב.

Connecteam נועדה במיוחד לשימוש פנים ארגוני, ולכן אתם תוכלו להחליט מה סוג ההרשאה לכל תוכן, האם הוא תוכן חברתי או תוכן רשמי. בנוסף, תרצו את האופציה לשלוח תוכן על פי החתכים הרלוונטיים לארגון שלכם (על פי מחלקה, וותק, חטיבה, תפקיד וכו׳) . כך, המידע הנחוץ והחשוב מגיע במהירות ובאופן מאורגן אל העובדים כשהם זקוקים לו, ולנו נשמרת האפשרות לאמוד את אחוזי החיבור שלהם למידע ולדעת בדיוק מי נחשף אליו ומתי. רוב הפתרונות לתקשורת עסקית כיום מבוססים על אחסון בענן, כך שהמידע מכל המערכת נשמר באופן קבוע ולא הולך לאיבוד, וכמובן זמין בכל עת ומכל מקום.

צ׳אט ארגוני: לשיחות קבוצתיות והעברת מדיה

מוקדם יותר דיברנו על נקודות התורפה של שיחות טלפון בכל הקשור לקטיעת רצף העבודה, המשמעות של שיחות שלא נענו וכמה עדיף לפעמים פשוט לשלוח תמונה. פתרונות לתקשורת פנים-ארגונית, כמו צ׳אט, יכולים לפתור את כל שלושת הבעיות האלו. במקום להפריע לעובדים עם שיחת טלפון, אפשר פשוט לשלוח להם הודעה בצ׳אט, ולשמור את השיחה לדברים מורכבים באמת. גם כשעובד מקבל הודעה, ייתכן שהריכוז שלו יקטע והוא יבחר לענות באופן מיידי, אבל מדובר בהפרעה קטנה משמעותית ביחס לשיחת טלפון שדורשת ממנו לעצור הכל למשך דקות ארוכות. כמובן שהיתרונות הברורים של צ׳ט כוללים את היכולת להעביר תמונות, סרטונים, לדווח מיקום וכו׳. הפתרון הויזואלי חוסך הסברים מסורבלים ומקל את העברת האנפורמציה.

אם לסכם, הצ׳אט הופך את התקשורת הפנים-ארגונית לנוחה ופשוטה יותר. ניתן ליצור קבוצות שיחה לפי צוותים או להתחיל שיחה אישית כדי לחסוך בזמן ולצמצם משמעותית הפרעות הפוגעות  בפרודוקטיביות. וכן, אנחנו יודעים שאתם חושבים עכשיו על וואטסאפ! זה פתרון לא רע, אבל לא בדיוק מומלץ לשימוש בארגון. למה? גם על זה כתבנו מאמר מעניין שניתן לקרוא כאן.

חושבים על אפליקצייה לתקשורת ארגונית עבור הארגון שלכם?
נסו עכשיו את Connecteam!