כאחראיים על מערכות המידע בארגונכם, אתם ממלאים תפקיד קריטי בשמירה על המידע הרגיש של החברה. כדי לנהל ביעילות את אבטחת המידע, חשוב להבין את הסיכונים הכרוכים בשימוש באפליקציות כמו WhatsApp לתקשורת פנים ארגונית. במאמר זה, נסקור כמה מהסכנות הטמונות בשימוש בוואטסאפ לצרכי עבודה, ונסביר מדוע חיוני לשקול פלטפורמות חלופיות:
- היעדר בקרה ושליטה על העברת הודעות ושמירת נתונים: מביא לקושי באכיפת מדיניות סביב השימוש בהודעות ומוביל לסיכוני אבטחה פוטנציאליים. היכולת להעביר הודעות שנשלחו לנמענים אחרים וחוסר היכולת למנוע העברת תוכן הלאה, יכולים להיות מסוכנים במיוחד במידה ומשותף מידע רגיש או סודי. בשימוש בוואטסאפ, אין לארגונים כל דרך לאכוף מדיניות סביב השימוש בהודעות ובתכנים שנשלחים בתוך הארגון, מה שעלול להוביל לדליפת נתונים, בעיות רגולטוריות וסיכוני אבטחה אחרים.
- פרצות אבטחה: לאפליקציית המסרים המיידיים הפופולרית יש היסטוריה ארוכה של פרצות אבטחה, אשר העמידו את נתוני המשתמשים בסיכון (כך היה, למשל, בשנים 2017, 2018, 2019, 2020, ו- 2022). פרצות כאלו, יכולות להיות מנוצלות בקלות על-ידי האקרים, שיכולים להשתמשים בה בכדי לקבל גישה לנתונים רגישים של הארגון, כמו נתונים פיננסיים או נתוני לקוחות. הדבר עלול להוביל לנזק כלכלי משמעותי, בעיות רגולטוריות ופגיעה במוניטין החברה. שיתוף נתוני משתמשים עם Facebook, שהחל בשנת 2016, מעלה גם הוא חששות לגבי פרטיות והגנה על נתונים המועברים באפליקציה.
- עמידה בתקנות ובחוקים: לשימוש בוואטסאפ יש השלכות גם בכל הנוגע לחובת הארגונים לעמוד בחובותיהם הרגולטוריות. חוק הגנת הפרטיות, למשל, מחייב ארגונים להגן על נתונים אישיים ולקבל הסכמה לשימוש בהם. ככל שחברה משתמשת בוואטסאפ כדי להעביר נתונים אישיים כאמור, היא עשויה לעמוד בפני השלכות משפטיות וכלכליות. הדבר נכון במיוחד לגבי חברות בתעשיות כמו שירותי בריאות ופיננסיים, אשר חייבות, בנוסף, לציית לתקנות ספציפיות להגנת מידע, אשר הפרתן תעמיד אותן בפני צעדים רגולטוריים מחמירים (ראו למשל בכתבה זו).
ברור, כי בעוד שיישומי הודעות מיידיות כמו וואטסאפ עשוי להיות פופולרי לשימוש אישי, הם מהווים סיכוני אבטחה משמעותיים כאשר משתמשים בהם לתקשורת פנים ארגונית. אפליקציות שנועדו לתקשורת פנים ארגונית, כדוגמת Connecteam, יספקו לך פתרון ערוץ לתקשורת פנים ארגונית בצורת הודעות מיידיות, באופן מאובטח, עם אפשרות שמירת נתונים, בקרה גישות למשתמשים ויכולות ניהול מרכזיות.
בסופו של דבר, ארגונים צריכים לתת עדיפות להגנה על נתונים ותאימות, ולבחור בכלי תקשורת העונים על הצרכים הספציפיים שלהם. על-ידי כך, תוכלו למזער את הסיכון לפרצות נתונים, נזק למוניטין ופגיעה כלכלית, תוך שיפור יעילות התקשורת והפרודוקטיביות בתוך הארגון.