משתמשים בוואטסאפ לתקשורת בארגון? תחשבו שוב

אפליקציית וואטסאפ, אשר חצתה את קו 2 מיליארד המשתמשים ונשלחות בה מעל ל- 100 מיליארד הודעות מדי יום, הפכה מזמן להיות חלק בלתי נפרד הן מחיינו הפרטיים והן מחיינו המקצועיים. אך לצד התרומה החיובית של הטכנולוגיה, הנוחות והקלות בהן יכולים עובדי החברה לתקשר זה עם זו, לא ניתן להתעלם מן ההשפעות השליליות והסכנות הטמונות בשימוש בה לצרכי עבודה. למעשה, שימוש בוואטסאפ לצורך תקשורת פנים ארגונית מלווה בקשיים רבים לעובדי ומנהלי ארגונים – החל מהצפת מידע שמסיח את הדעת ועד שיימינג והודעות לא הולמות בקבוצות העבודה, ואפילו בחשיפות לאירועי אבטחת מידע ותביעות בבתי המשפט.

אין ספק שמעבר מוואטסאפ לאפליקציית מסרים מיידים שנועדה לשימוש בארגונים, הוא צעד לא פשוט; אך כפי שתיווכחו מיד, הוא הכרחי.

להלן חמישה חסרונות מרכזיים בשימוש בוואטסאפ לצרכי עבודה:

 חשיפה לתביעות

לצד יתרונות הפמיליאריות שנוצרת באופן טבעי בשימוש בוואטסאפ, השילוב של האופי הבלתי פורמלי של הקבוצות, יחד עם ריבוי הקבוצות, אנשי הקשר וההתראות, הוא מתכון לטעויות. כבר היו מקרים של עובדים ועובדות ששלחו תמונות חושפניות בקבוצה הלא נכונה (קבוצת העובדים). שליחת בדיחות גזעניות ותכנים בלתי הולמים או פוגעניים בקבוצה של העבודה עלולה להוביל לבעיות עד כדי תביעות משפטיות נגד המעסיק – הטרדה, אפליה או לשון הרע. כדי לסבר את האוזן, בית המשפט בישראל קבע שארגון כבר לא יכול להתנער ולהגיד שקבוצות הוואטסאפ לא קשורות אליו, גם כאשר מדובר בקבוצות שנפתחות על ידי גורמים שונים בארגון ללא ידיעת ההנהלה הבכירה.

גם בתחום דיני העבודה קבוצות הוואטסאפ מזמנות תביעות. עובדת שהוצאה מקבוצות הוואטסאפ של החברה וכך גילתה למעשה על פיטוריה – תבעה, וזכתה בפיצוי כספי נאה. בהחלטתו, ציין בית המשפט שהוצאת עובדים מקבוצות וואטסאפ לא היה דבר שבשגרה בחברה, ושיקף למעשה את רצון החברה לפטר אותה. העיתוי בו היא הוצאה מהקבוצה – לפני השימוע – הפר את חובת השימוע שמחייב החוק.

אפליקציה לתקשורת פנים ארגונית, כמו Connecteam, מעניקה לכם שליטה על תקשורת המסרים המיידים בתוך הארגון. בתוך כך, אתם מודעים לכלל השיחות הקבוצתיות המתנהלות בתוך הארגון, אתם אלו שמחליטים מי יכול לפתוח בשיחה עם מי, מי יכול לפתוח קבוצה חדשה, ואף יכול למחוק הודעות שאינן הולמות. למעשה, בניגוד לוואטסאפ, Connecteam מציעה פתרון שמותאם לאתגרי התקשורת של ארגונים ותפור במיוחד לצרכים של מנהלים כמוך. הצ׳אט הארגוני של Connecteam פותח ערוץ של תקשורת מיידית, המאפשר לעובדים בארגון לתקשר זה עם זה בצורה מקצועית, יעילה ומאובטחת, והכל תחת הפיקוח והשליטה שלכם.

 סכנות באבטחת מידע

לרובנו יש עשרות קבוצות וואטסאפ ומאות, אם לא אלפי אנשי קשר. זו הדרך הכי קלה לשלוח עדכונים לכמה אנשי קשר בבת אחת ולתקשר עם קבוצות של אנשים – גדולות כקטנות. אך מנהלי קבוצות ארגוניות לא תמיד מצליחים לנהל את כל התזוזות של עובדים בחברה. כך קרה שבחברה קמעונאית גדולה, סמנכ"ל תפעול שעבר לחברה מתחרה נשאר חודשים ארוכים בקבוצת הוואטסאפ של ההנהלה הקודמת, והמשיך להתעדכן ללא בקרה ופיקוח בנושאי החלטות ניהוליות, מדדים ומידע כספי רגיש.

נושא אבטחת המידע הוא קריטי ועלול לפגוע אנושות בארגונים, ואף למוטט אותם; לרוב, אין דרך לנטר מה עובד לשעבר עושה עם המידע עד שהנזק כבר נגרם. עובדים לשעבר אף יכולים להשתמש במידע מקבוצת הוואטסאפ כדי לתבוע את החברה.

חשוב להדגיש כי עובדים שעזבו וכבר הוצאו מקבוצות הוואטסאפ, עדיין מחזיקים במידע רגיש מאוד של החברה, כולל תמונות, היסטורית שיחות, נתונים ואנשי קשר. הם יכולים לפנות לגורמים חיצוניים ולספק מידע על העובדים בחברה, ואף עלולים להשתמש במידע יקר ערך מהקבוצה לטובת החברה החדשה בה הם מועסקים – אין מנהלת גיוס אחת שלא הייתה שמחה לקבל את רשימת העובדים של המתחרים ולהחליט את מי ״לגנוב״, והיכולת להעביר את הספקים המצוינים שעבדתם איתם לחברה החדשה תקל עליכם ותתן לכם נקודות זכות.

הצ׳אט של Connecteam הינו חלק אינטיגרלי מפלטפורמה לניהול עובדי הארגון – פלטפורמה אליה יש לך גישה רק כאשר אתה עובד פעיל. כפועל יוצא, ברגע שנגמרת ההעסקה של העובד, הוא מאבד את הגישה לאפליקציה, ובתוך כך גם לצ׳אט – על כל היסטוריית השיחות והקבצים שהוחלפו בו. בכך, Connecteam עוזרת לכם להשאיר את המידע המוחלף בתכתובות in-house. בנוסף, ההגדרות המתקדמות שמציע הצ׳אט של Connecteam, מאפשרות לכם להגביל משתמשים מהעברת הודעות וקבצים לקבוצות אחרות, לשתף קבצים מחוץ לאפליקציה ולהוריד ולשמור קבצים ומסמכים ששותפו בשיחות. כל זאת, בכדי שתוכלו לשלוט על המידע המוחלף בתוך הארגון  ובכך להבטיח שהוא יישאר בתוך החברה.

 ניהול קבוצות לקוי

באופן טבעי, אנשים חדשים נכנסים לארגון, מחליפים תפקידים או עוזבים. האם יש מישהו שאחראי להוציא אנשים אלו מכל הקבוצות הרלוונטיות? ואיך מתמודדים עם עובדים שפוטרו, מתי נכון להוציא אותם מהקבוצה? ומה לגבי עובדים חדשים שמצטרפים לקבוצה ומפספסים עדכונים חשובים שהופיעו בעבר?

קבלו שתי דוגמאות מהעולם האמיתי: בחברת ריטייל שלא ננקוב בשמה, עובד הנהלה שעבר לחברה מתחרה נשאר חודשים ארוכים בקבוצת הוואטסאפ של ההנהלה בחברה הקודמת והמשיך להיחשף ללא שום פיקוח אודות החלטות ניהוליות ונתונים עסקיים. המקרה השני אירע בחברת הייטק גדולה, בה דווח כי עובדות במחלקת משאבי האנוש לא הוסיפו עובדות חדשות לקבוצה עד שלא "עברו את תקופת המבחן", כלומר – הכלי לתקשורת פנים ארגונית בחברה הפך להיות מועדון סגור שצריך ״להתקבל״ אליו.

יש עוד אינספור דוגמאות לבעיית ניהול קבוצות הוואטסאפ, אשר מתחילה ברשימת אנשי קשר לא מעודכנת וממשיכה לנזקים מסחריים ותדמיתיים ממשיים לארגון.

הפתרון של Connecteam, מטרתו להפוך את חייך כמנהלת לקלים יותר – בין היתר, על-ידי מזעור העבודה הידנית שעלייך לעשות. בהקשר זה, ניהול קבוצות הצ׳אט ב-Connecteam, כמו גם ניהול המשתמשים כשלעצמו, הוא אוטומטי. האוטומציה מבוססת על יכולת המכונה ״קבוצות חכמות״, אשר מאפשרת לכם ליצור קבוצות המבוססות על מאפיינים של העובדים שלכם. כך, לצורך העניין, תוכלו ליצור קבוצה חכמה של סניף מסוים, וכל משתמש אשר מוגדר כעובד בסניף זה, אוטומטית יצורף אליה. העובד עבר סניף? הוא אוטומטית יוסר מהקבוצה ויצורף לקבוצה של הסניף החדש; העובד עזב את החברה? הוא אוטומטית יוסר מהקבוצה ובכלל יאבד גישה לאפליקציה כולה, כולל לשיחות הצ׳אט. מעבר לכך, כמנהלים, אתם נהנים משליטה מוחלטת על ניהול הקבוצות הקיימות, יכולים לראות מי נכלל בהן, מי המנהל שלהן, מי יצר אותן, כמה הודעות הוחלפו בהן, ויש לכם יכולת לערוך את ההגדרות שלהן. כך, כלי התקשורת הפנים ארגונית שלכם, הוא לגמרי בידיים שלכם. ולמען הסר ספק, כל זה תוך שמירה על פרטיות העובדים ללא חשש לפלישה של מנהלים לשיחות שהם לא חלק מהן. 

 עודף מידע

בעידן שבו הסחות דעת לא חסרות, אחד המשאבים היקרים ביותר הינו תשומת הלב שלנו. ועכשיו שאלה – לכמה קבוצות וואטסאפ לדעתכם אתם מצורפים כיום? וכמה מתוך קבוצות אלו הן של עבודה? 

ריבוי קבוצות בארגון גורם לשטף של אינפורמציה, ועומסים בהתכתבויות יגרמו לנו פשוט להשתיק את הקבוצה. אך אז יכול להיווצר מצב שאנחנו לא נחשפים למידע ולמסמכים חשובים ורלוונטיים, סימן המעיד על כלי תקשורת לקוי. אם תהיתם אגב, כיום העובד הממוצע מצורף ל-12 קבוצות שונות שקשורות למקום העבודה בוואטסאפ!

כדי לאפשר לעסקים לפתור סוגיה זו, מומלץ לבחון את האפשרות של שימוש באמצעי שמאפשר למנהלים בקרה ושליטה בתוכן ובהרשאות משתמשים לצורך ניהול אפקטיבי של ערוצי התקשורת הושנים בארגון, על מנת להימנע מריבוי ערוצים שגוי, לצד הגברת האפקטיביות והיעילות בתקשורת היומיומית.

מעבר לעובדה שהצ׳אט של Connecteam הוא צ׳אט חכם, כלומר, אתם יכולים ליצור קבוצות חכמות אשר אליהן יצורפו רק העובדים והמנהלים הרלוונטיים, מבלי להציף אחרים בהודעות שלא רלוונטיות עבורם ורק מייצרות רעש, הרי שהצ׳אט של Connecteam גם מאפשר לכם לשלוח הודעות בערוצים ייעודיים שנועדו להודעות חד צדדיות בלבד. מדובר בערוצי תקשורת שבהם התקשורת היא חד כיוונית, והיא נועדה להודעות חשובות, שאתם רוצים שלא ילכו לאיבוד בין יתר ההודעות המוחלפות בין אנשים. אתם יכולים לוודא שההודעות הנשלחות בערוצים, כמו גם כל ההודעות המוחלפות בצ׳אט של Connecteam, נקראו – באמצעות יכולת מובנית של אישורי קריאה. בנוסף, עצם העובדה שהצ׳אט מופרד מן הצ׳אט הפרטי של העובדים, הרי שההודעות הקשורות לעבודה מקבלות את הפוקוס המגיע להן, ולא נבלעות בין היתר.

 היעדר הפרדה

בחברות בהן עובדים ללא מייל ארגוני וללא עמדת מחשב, וואטסאפ הפך להיות הכלי המרכזי לתקשורת, והוא פעיל 24/7 – עם לא פחות מ-12 קבוצות לעובד בממוצע. בישראל במיוחד, אנחנו לא מתנתקים מהנייד כמעט אף פעם, ואם אנחנו חברים בקבוצת וואטסאפ ארגונית, הרי שמקום העבודה יכול לחדור לחיינו הפרטיים בכל רגע נתון. לרובנו זה קורה כמעט כל יום, גם כשאנחנו בחופשה או פשוט לא במשמרת.

העובדה שאותו פרופיל, זה שמשרת אותך גם בעבודה וגם מחוצה לה, נמצא על אותה אפליקציה, יכולה לעורר לא מעט בעיות. נתחיל מזה שברגע שאין הפרדה מוחלטת הסיכון להתבלבל בין קבוצות ואנשי קשר גדל, וכך בקלות אפשר למסור מידע רגיש לידיים הלא נכונות, או הפוך, לשלוח תוכן אישי בפורום מקצועי. כך או כך, פאדיחה. ובואו נדבר על תמונת פרופיל. כנראה שהתמונה שמוצגת בוואטסאפ הפרטי שלך פחות תתאים באינטראקציה פנים-ארגונית או עסקית.

הצ׳אט של Connecteam כשלעצמו, יוצר הפרדה ברורה בין הודעות הקשורות לעבודה לבין הודעות הקשורות לחיים הפרטיים. היתרונות של כך רבות ומגוונות: לא ייתכן בלבול בין ערוצי התקשורת, ההודעות הקשורות לעבודה מקבלות את הפוקוס ולא נבלעות בין שלל ההודעות האחרות, ומדיה ושיחות לא נשמרים בפלאפון האישי של העובד. זה מציב את השיחות הקשורות לעבודה בפלטפורמה אחרת, ובתוך כך במדיום הרלוונטי להן, ומאפשר לשיחות להיות פרודוקטיביות ומקצועיות.

סיכום

השימוש בוואטסאפ במסגרת העבודה נראה נוח ומובן מאליו. יותר מזה, הוא עזר לכם, כמנהלים, להבין שהארגון שלכם בשל לשימוש בצ׳אט, באפליקציה, ככלי לתקשורת פנים ארגונית. אגב, אם תחשבו על זה לרגע, נדמה כי הארגון אימץ את הכלי בצורה מהירה ואם בוחנים את הדברים לעומק מגלים לא מעט בעיות וליקויים שעשויים לעלות ביוקר לארגון בעקבות השימוש בוואטסאפ כפי שסקרנו במאמר זה.

כיום, יותר ויותר חברות ברחבי העולם עוברות לתקשורת פנים ארגונית באמצעות אפליקציה פנים ארגונית – כלי שמותאם לארגון ולצרכיו, מוכוון לשימוש בטלפון הנייד ובעיקר מהווה תחנה אחת שדרכה העובדים יכולים לתקשר עם הארגון ואחד עם השני בצורה מקצועית, מאובטחת, חכמה ומועילה הרבה יותר.