אז מה זה מנהל תקשורת פנים ארגונית?

בארה"ב, מנהל תקשורת פנים ארגונית הוא תפקיד מפותח מאוד שמאויש עוד כשהחברה נמצאת ממש בתחילת דרכה ואפילו לפני משרות כמו מנהלי הדרכה ורווחה. מדובר בתפקיד חשוב ביותר שנוגע במספר תחומים בארגון. במציאות העכשווית, עם קצב העבודה המהיר ועובדים ומנהלים שדורשים פתרונות מהירים ומידיים, מדובר בפונקציה הכרחית לכל ארגון. אז מה זה בעצם מנהל תקשורת פנים ארגונית? ובכן, אפשר להקביל אותו לשוטר שצופה בתנועה ומנטר אותה על פי הצורך. הוא יודע לייצר כבישים חדשים כשצריך, להפנות את התנועה לנתיבים אחרים ולעצור אותה ברגעי משבר. הוא יודע לקבוע מה דורש טיפול מיידי ומה סובל דיחוי. במאמר זה נסקור את תפקידי מנהל התקשורת הפנים ארגונית בכניסתו לתפקיד ולאחר מכן, בשגרה היומיומית.

בכניסה לתפקיד

1. מיפוי כלל התקשורת

המשימה הראשונה בעת הכניסה לתפקיד היא לייצר מפה של כלל התקשורת בארגון ולשקף אותה להנהלה. לשם כך יש לעבור על כל סוגי התקשורת של העובדים ,המנהלים והמחלקות השונות בשגרה היומיומית. איזה מידע עובר, מה החשיבות שלו ובאיזה תדירות זה קורה? האם לערוץ יש גיבוי? באיזה פורמט תקשורת זה קורה (טלפון, מייל, מסמך..).

2. אופטימיזציה של ערוצי התקשורת

לאחר יצירת מפת התקשורת בארגון, קל יותר לאתר בעיות, צווארי בקבוק וערוצים עם עומס מיותר. בשלב זה, בונים תוכנית שמציעה אלטרנטיבות ותיקונים. הכוללת לוח זמנים, נהלים שצרכים לייצר ואיזה פלטפורמות תקשורת נדרש.

3. תכניות גיבוי לערוצי התקשורת

לאן מנותבת התנועה ברגע שערוץ אחד חסום או עמוס? למשל, התקבלה הצעת מחיר שחייבים לחתום עליה, אבל מי שחותם נמצא לעיתים קרובות בחו"ל או לא זמין. מי מגבה אותו במקרה כזה? מה האלטרנטיבה במקרה של עומס בנתיב אחד ולאן מפנים את התנועה?

 4. תכניות לתקשורת בזמן חירום

ארגון יכול לקום וליפול על התנהלות במצבי חירום. אירוע קשה כמו גניבה, הטרדה מינית, או כתבה לא מחמיאה בטלוויזיה, יכולים לייצר משבר. חובה ליצור תכניות חירום עם מידע ונהלים ברורים לכלל העובדים במצבים כאלה. איך החברה שואפת לנהל את המשבר? מה הערוצים שהארגון מתקשר בהם כדי להעביר עדכונים? כל הדברים האלה חייבים להיות ברורים ומוגדרים מראש.

5. כלים טכנולוגיים שתומכים בתקשורת הפנים ארגונית

בשלב זה ממפים את כל הכלים הטכנולוגיים הקיימים בארגון. האם הם פעילים והשימוש בהם מתבצע כראוי? האם נדרש רכש של מערכות חדשות? בלי ארגז הכלים הנכון והפלטפורמות לתקשורות הרלוונטיות יהיה למנהל קשה מאוד לבצע את עבודתו. אך מתקשרים עם העובדים שלא יושבים מול מחשב? אך מתקשרים עם העובדים שאין להם אימייל של החברה? (במידה והתשובה היא לוח מודעות, סמסים, טלפונים, פקסים  – הידיים שלכם כבולות)

6. נהלים שתומכים בתקשורת הפנים ארגונית

נהלים הם כלי נוסף למימוש התכנית של מנהל התקשורת. למי פונים במקרה של גניבה? היכן מדווחים על הטרדה מינית? חשוב להגדיר נהלים ברורים לאירועים מהסוג הזה. ערוץ שמסביר בדיוק כיצד מתבצע דיווח על תקרית שמצריכה התייחסות הוא קריטי. במידה ואין נהלים כאלה יש לייצר חדשים ולוודא שהם מגיעים לכלל העובדים.

7. חיבור העובדים

אחד התפקידים הכי חשובים של מנהל תקשורת פנים ארגונית הוא לחבר את העובדים לערכי החברה, למהות שלה, ליעדים ולהנהלה. תפקידו הוא לגרום לעובדים להרגיש חלק. אם קרה מצב שעובד צפה בערב עם המשפחה שלו בפעם הראשונה בפרסומת של החברה בה הוא עובד והוא מופתע כמו שאר הצופים – כנראה שיש נתק בארגון. אם הוכרזו עובדים מצטיינים, אבל אף אחד מחברי הצוות שלהם לא יודע מזה – כל המהות התפספסה.

במהלך השגרה היומיומית

1. לחיות את החברה ולעשות התאמות

בכדי לפעול נכון ולבצע התאמות תוך כדי תנועה חובה להכיר את החברה לעומק. נכנסו עובדים צעירים לחברה וממוצע הגילאים השתנה? כנראה ששימוש בפקס הוא כבר לא רלוונטי וכדאי לעבור לאפליקציה, נפתח עוד סניף בלוקיישן אחר? כנראה שריכוז העובדים בחדר האוכל כבר לא רלוונטי וצריך לחשוב על דרך תקשורת נוספת.

2. להיות חלק

מנהל תקשורת פנים ארגונית צריך להיות מחובר לכל מה שקורה בחברה בכל רגע נתון. זה אומר להצטרף לכל ישיבת הנהלה, לתמוך בתהליכים כמו שינוי מיתוג, או רכישה של החברה ולדעת אילו שינויים נדרש לתקשר לעובדים. במילים אחרות, לא יכולה להתקבל בחברה החלטה שלא עוברת בלי הליווי שלו.

3. מענה בשעת חירום

פיטורי מנכ"ל, כתבות לא מחמיאות בחדשות וכל אירוע שיכול לערער ארגון צריך לקבל מענה ברור והולם מצד מנהל התקשורת הפנים ארגונית שמצידו אמור לתמוך בנהלי חירום ולדאוג שההחלטות יגיעו לכולם.

4. חיפוש כשלים בתקשורת

עובד ממורמר עם מחשב מקולקל מתלונן שלוקח לו פי 5 מהזמן הרגיל לעשות את העבודה? ככל הנראה יש כשל בתקשורת בערוץ התלונות. תפקידו של מנהל התקשורת הפנים ארגונית הוא לזהות את הסחבת ואת אינספור הערוצים דרכם צריך לעבור העובד ולייצר ערוץ תקשורת אחד ומהיר שיגיע לתקלה ויפתור אותה מיידית.

איך יודעים אם מנהל תקשורת פנים ארגונית ביצע עבודה טובה?

1. מבחינת המנכ"ל

האם במצבי חירום יש אפשרות להגיע לכלל העובדים מיידית? האם ההנחיות שהתקבלו בדרגים הגבוהים ירדו לכלל העובדים מבלי להיתקע אצל גורמי ביניים? האם הכל מדיד וניתן לדעת בדיוק מי קיבל הנחיות ומי לא? אם התשובה לשאלות הללו היא כן, כנראה שמנהל התקשורת ביצע את העבודה שלו כראוי.

2. מבחינת ההנהלה

ההנהלה צריכה לדעת שהיא יכולה להגיע בקלות לאחרון העובדים, להוריד הנחיות ולמדוד אותן. אם מנהל מחלקת משאבי האנוש יכול להגיע לשאר העובדים בקלות, כנראה שמנהל התקשורת ייצר ערוצים יעילים. למשל: מחלקים מתנה לחג והעובדים צריכים לבחור מתנה אחת מתוך מספר אפשרויות. כמה פשוט להגיע אליהם ולקבל החלטה בהתבסס על ההעדפות שלהם?

3. מבחינת העובד

חשוב לייצר ערוצים למתן פתרונות מהירים לכלל נותני השירות בחברה (רווחה, משאבי אנוש, צי רכב וכו'). העובד צריך לדעת שכמו שהוא מקבל שירות מערוצים חיצוניים כלקוח (מחברת הכבלים, האינטרט או הסלולר), כך צריך להיות גם במסגרת תפקידו בארגון. כל המידע שהוא זקוק לו צריך להיות נגיש והוא אמור לקבל תשובות מהירות ויעילות.

4. מבחינת משאבי האנוש

העובדים אמורים להיות מחוברים יותר לארגון ולמטרות שלו. מחלקת משאבי אנוש יכולה להציג לעובדים את העבודה שלה בערוצים המתאימים. זה יכול להיות תמונות מימי כיף, הטבה שהם הצליחו להשיג, או פרסום שמות העובדים המצטיינים.

5. מחלקת השיווק

האם העובדים מחוברים לתכניות? האם התבצע שיתוף וסיעור מוחות לגבי רעיונות שיווקיים? כל אלה יכולים לייצר חיבור גדול יותר לארגון ולתרום לא מעט למאמץ המשותף של כלל החברה.

לסיכום,

מנהל תקשורת פנים ארגונית אמור להיות החוט המקשר בין כל חלקי הארגון. הוא צריך לבחון את המצב הקיים ולהבין כיצד ניתן לשדרג ולשפר את כלל התקשורת בארגון על ידי הבנת דרכי התקשורת המקובלים, יצירת פלטפורמות נוחות להתנהלות בעת משבר ודאגה לתנאי תקשורת אופטימליים הן ברמה הטכנולוגית והן ברמת הנהלים. מנהל תקשורת פנים ארגונית טוב, יגרום לכלל עובדי החברה להיות מחוברים יותר לארגון ויצור מחוברות ארגונית. אחד הכלים שיכולים לעזור ולהקל עליו בתהליך הוא אפליקציה פנים ארגונית שתשמור על המידע של החברה, תנהל קבוצות בצורה אוטומטית, תייצר ערוצים נפרדים וממוקדים ותהפוך את כל התקשורת ליעילה יותר.

מה נוכל ללמוד מהטעויות של פולקסווגן: 5 טיפים לשיפור מחוברות ארגונית שישפיעו גם על שורת הרווח
מנהלי משאבי אנוש? כך תדעו אם הארגון שלכם צריך אפליקציה לתקשורת פנים ארגונית
By continuing to use the website, you consent to the use of cookies. read more