מה צריך לכלול דוח נוכחות לעובדים ואיך מנהלים אותו נכון

בסוף החודש, דוח הנוכחות אמור לתת למנהל או לחשב השכר תמונה אחת ברורה: מתי כל עובד עבד, אילו דיווחים חסרים, איפה יש חריגה ומה צריך לעבור לשכר. אם רק בשלב הזה מתחילים לחפש הודעת וואטסאפ על יציאה מוקדמת, להשלים שעת יציאה שנשכחה או לברר למה יום מסוים מציג 11 שעות עבודה, העבודה על הדוח התחילה מאוחר מדי.

דוח נוכחות טוב נבנה לאורך החודש. שעות העבודה נרשמות בזמן, חוסרים מטופלים כשהאירוע עדיין טרי, והיעדרויות ותיקונים נרשמים בצורה ברורה. בסוף החודש נשאר בעיקר לבדוק ולאשר.

הדוח צריך לשקף את מה שקרה בפועל

סידור העבודה הוא נקודת השוואה חשובה, אבל דוח הנוכחות צריך להתבסס על השעות שהעובד עבד בפועל.

נניח שעובד שובץ למשמרת מ-08:00 עד 16:00. הוא הגיע ב-08:07 ויצא ב-17:12. בדוח הנוכחות צריכים להופיע 08:07 ו-17:12. העתקת שעות המשמרת המתוכננות הייתה מעלימה את הנתון שהדוח נועד לתעד.

ההבחנה הזו חשובה עוד יותר בעסקים עם משמרות משתנות, צוותי שטח או עובדים שעוברים בין כמה אתרים. סידור העבודה משמש נקודת השוואה, ונתוני הנוכחות בפועל הם הבסיס לחישוב שעות העבודה. חשוב להפריד בין רישום הנוכחות המקורי לבין השעות שמועברות לחישוב השכר.

מערכת יכולה להחיל כללי הפסקות, עיגול או הסדרי עבודה על הנתונים, אבל שעות הכניסה והיציאה שנרשמו בפועל צריכות להישאר זמינות לבדיקה. כך אפשר להבין גם מה העובד דיווח וגם איך התקבל המספר שהועבר לשכר. חישוב השכר עצמו צריך להביא בחשבון גם את כללי ההעסקה והשכר שחלים על העובד.

מה צריך לכלול דוח נוכחות חודשי

בדוח בסיסי צריכים להופיע פרטי העובד ותקופת הדיווח, ולצדם פירוט יומי של שעות העבודה. ברוב העסקים כדאי לראות לפחות תאריך, כניסה, יציאה, הפסקות, מספר השעות שעבד העובד והיעדרויות או חריגות שדורשות טיפול.

דוח פשוט יכול להיראות כך. בדוגמה הבאה 30 דקות ההפסקה הן הפסקה שאינה נחשבת לזמן עבודה:

זו דוגמה לדוח עבודה פשוט לצורך בקרה חודשית, ולא תבנית משפטית מלאה לפנקס שעות עבודה. עסק שעובד לפי פרויקטים עשוי להוסיף את שם הפרויקט, ואתר בנייה יכול לציין את אתר העבודה. בעסק שבו מנהלים תיקונים ואישורים, כדאי שיהיה ברור גם מה היה הדיווח המקורי, מה השתנה, מתי השתנה ומי אישר את התיקון.

לא כל פרט כזה נדרש לפי החוק. חלק מהמידע נוסף כדי להקל על הבקרה בעסק ועל הכנת הנתונים לשכר. החובה החוקית מתייחסת לפנקס שעות העבודה ולפרטים שיש לרשום בו, ולא לפורמט חודשי אחיד של דוח נוכחות.

את הדוח סוגרים לאורך החודש

דיווח חסר קל הרבה יותר לתקן יום לאחר שהוא נוצר.

אם עובד שכח לדווח יציאה אתמול, בדרך כלל הוא והמנהל עדיין יודעים מתי הסתיימה העבודה. אחרי שלושה שבועות אותה שאלה כבר יכולה להפוך לניחוש, במיוחד במקום עבודה עם שעות משתנות.

אם דיווחים חסרים חוזרים אצל אותם עובדים, כדאי להסדיר גם את התהליך לטיפול באי החתמת שעון נוכחות.

לכן כדאי לטפל במהלך החודש בכמה דברים פשוטים:

• להשלים דיווחי כניסה או יציאה חסרים סמוך ככל האפשר למועד העבודה.
• לבדוק ימים עם שעות חריגות ולברר מה קרה.
• להזין חופשה, מחלה והיעדרויות אחרות במקום להשאיר יום ריק.
• כשמתקנים דיווח, לשמור מה היה הרישום המקורי, מה תוקן, מתי ומי אישר את השינוי.
• לוודא שמנהלים מאשרים חריגות ותיקונים בזמן.

כשעושים את זה באופן שוטף, הבדיקה בסוף החודש קצרה יותר. אין צורך לנסות להרכיב מחדש שבועות של עבודה מהודעות, קבצים ומה שאנשים זוכרים.

דוח נוכחות ופנקס שעות עבודה הם לא אותו דבר

המונח שמופיע בחוק שעות עבודה ומנוחה הוא פנקס שעות עבודה.

סעיף 25 לחוק שעות עבודה ומנוחה מחייב מעסיק לנהל פנקס שעות עבודה ומנוחה לגבי עובדים שהחוק חל עליהם. בפנקס נרשמים, בין היתר, שעות העבודה, המנוחה השבועית והשעות הנוספות, וכן גמול שעות נוספות וגמול עבור עבודה במנוחה השבועית. שעות העבודה, המנוחה השבועית והשעות הנוספות צריכות להירשם באופן שוטף ולשקף את שעות העבודה בפועל.

החובה אינה חלה באופן זהה בכל מקרה, משום שחוק שעות עבודה ומנוחה כולל גם עובדים ומצבים שאינם נכללים בתחולתו. לכן, אם יש ספק לגבי תחולת החוק על עובד מסוים או על תפקיד מסוים, כדאי לבדוק את המקרה לגופו.

החוק גם מבחין בין רישום דיגיטלי או מכני לבין רישום שאינו נעשה באמצעים כאלה. כאשר הרישום אינו מכני, דיגיטלי או אלקטרוני, העובד נדרש לחתום עליו מדי יום ואחראי שמינה המעסיק צריך לאשר אותו.

אין, לעומת זאת, פורמט חודשי אחיד שכל עסק חייב להפיק תחת הכותרת "דוח נוכחות". עסקים רבים מרכזים את נתוני הנוכחות בדוח חודשי לצורך בדיקה והכנת השכר.

מתי אקסל מתחיל להכביד

אפשר לנהל דוח נוכחות באקסל, ובצוות קטן עם שעות פשוטות יחסית זה יכול לעבוד היטב.

הקושי מתחיל כשחלק גדול מהעבודה מתרחש מחוץ לקובץ. עובד שולח שעות בהודעה, מנהל מתקן דיווח במקום אחר, חופשות נשמרות במערכת נוספת ובסוף החודש מישהו צריך לחבר את כל החלקים ולבדוק מה חסר.

האקסל עדיין יודע לחשב. הבעיה היא להגיע אליו עם נתונים שאפשר לסמוך עליהם.

אותו קושי מופיע בעסק עם כמה אתרים, משמרות שמשתנות לעיתים קרובות או הרבה תיקוני שעות. ככל שנדרשת יותר עבודה ידנית כדי להגיע לדוח הסופי, קל יותר לפספס דיווח בדרך.

כשהדיווח והדוח נמצאים באותה מערכת

מערכת נוכחות יכולה לחסוך חלק גדול מהעבודה הזו משום שהנתונים נאספים כבר בזמן העבודה.

ב-Connecteam, למשל, עובדים יכולים לדווח כניסה ויציאה מהנייד, מטאבלט משותף או באמצעות NFC. הדיווחים נכנסים לגיליון השעות, ומנהלים יכולים לראות חוסרים וחריגות, לבצע תיקונים ולאשר את הדוחות לפני ההעברה לשכר.

אפשר גם לנהל הפסקות והיעדרויות ולייצא את נתוני השעות ל-PDF או XLS. במקום לאסוף את המידע בסוף החודש, המנהל מטפל בו בזמן: העובד דיווח, החריגה נבדקה, התיקון נשמר והדוח כבר מוכן לבקרה.

אם סגירת החודש עדיין מתחילה באיסוף שעות, השלמות ואישורים מכמה מקומות, שעון הנוכחות של Connecteam מחבר בין הדיווח, התיקונים והאישור לפני השכר.

פתחו חשבון Connecteam בחינם והתחילו לנהל את דיווחי השעות והאישורים במקום אחד.

לפני שמעבירים את הדוח לשכר

לפני האישור הסופי כדאי לעבור פעם נוספת על הדוח ולוודא:

• שאין כניסות ללא יציאה או ימים בהם חסר דיווח.
• שהשעות בדוח הן השעות שעבד העובד בפועל.
• שחופשות, מחלה והיעדרויות אחרות מופיעות בצורה ברורה.
• שכל חריגה שסומנה נבדקה, והוחלט אם לתקן אותה או להשאיר את הרישום כפי שהוא.
• שתיקונים שבוצעו במהלך החודש מתועדים.
• שהגרסה שמועברת לשכר היא הגרסה שאושרה.

אם הבדיקה הזו חושפת בכל חודש עשרות בעיות חדשות, כדאי לבדוק את אופן הדיווח עצמו. דוח נוכחות מסודר מתחיל בדרך בה השעות נאספות ומטופלות לאורך החודש.