משתמשים בוואטסאפ לתקשורת בארגון? תחשבו שוב

אפליקציית וואטסאפ, שחצתה מזמן את רף מיליארד המשתמשים ובכל יום נשלחות באמצעותה כ-42 מיליארד הודעות, הופכת ליותר ויותר פופולרית במסגרות פנים ארגוניות. לצד התרומה החיובית של הטכנולוגיה והקלות שבה יכולים חברי הארגון לתקשר ביניהם, אי אפשר להתעלם מההשפעות השליליות והפגיעה שהן יכולות לגרום  להנהלה, למנהלי מערכות מידע וליועצים המשפטיים של החברה. מנהלים ועובדים מעידים על הקשיים שנוצרים בעקבות השימוש באפליקציה. למשל, הצפה במידע רב או לא רלוונטי שמסיח את הדעת ואפילו שיימינג והטחת האשמות בין חברי הארגון. מרגישים שקשה לכם לוותר על קבוצת הוואטסאפ של העבודה בכל זאת? הנה 7 בעיות שישכנעו אתכם לשקול אלטרנטיבות יעילות יותר לשמירה על קשר עם צוות העובדים.

 

1. ניהול אנשי קשר

כל מנהל מכיר את זה: התחלתם לעבוד עם עובד או ספק חדש ואתם רוצים לשלוח הודעה. אבל כדי שזה יקרה, אתם נאלצים, לפני הכל, להוסיף אותו לרשימת אנשי הקשר במכשיר הפרטי שלכם. כמובן שדווקא כשתצטרכו לשלוח הודעה דחופה הנמען לא יופיע ברשימת אנשי הקשר. מתסכל. נקודה נוספת: לא תמיד השם שמופיע ברשימת הקשר הוא השם המלא והמדויק, מה שעלול ליצור בלבול. יותר מזה, נניח והתחלתם לעבוד עם קבוצה של אנשים במסגרת פרויקט כלשהו. מה עושים בתום הפרויקט? הרי אין אפשרות למחוק את כל החברים בבת אחת. בקיצור, כאב ראש.    

2. ניהול קבוצות

באופן טבעי, אנשים חדשים נכנסים לארגון, מחליפים תפקידים או עוזבים. האם יש מישהו שאחראי להוציא אותם מכל הקבוצות שלא רלוונטיות? ואיך מתמודדים עם עובד שפוטר, מתי נכון להוציא אותו מהקבוצה? או עם עובדים חדשים שמצטרפים לקבוצה ומפספסים עדכונים חשובים שהופיעו בעבר?
בחברת ריטייל מסוימת, עובד הנהלה שעבר לחברה מתחרה נשאר חודשים ארוכים בקבוצת הוואטסאפ של ההנהלה הקודמת והמשיך להתעדכן ללא שום בקרה ופיקוח אודות החלטות ניהוליות ומדדים שהוא נחשף אליהם. בחברת הייטק גדולה, דווח כי עובדות במחלקת משאבי האנוש לא הוסיפו עובדות חדשות עד שלא "עברו את המבחן שלהן", כלומר – הכלי לתקשורת פנים ארגונית בחברה הפך להיות מועדון סגור שצריך ״להתקבל״ אליו.

יש עוד אינספור דוגמאות נוספות לבעיית ניהול קבוצות הוואטסאפ, אשר מתחילה באנשי קשר לא מעודכנים, ונגמרת בנזקים מסחריים ותדמיתיים ממשיים לארגונים.

3. אבטחת מידע

נושא אבטחת המידע קריטי, מהסיבה הפשוטה שהוא יכול לפגוע אנושות, ואף למוטט ארגונים. עובד שעזב, גם אם כבר הוציאו אותו מהקבוצה, עדיין מחזיק במידע רגיש מאוד של החברה, כולל תמונות, היסטורית שיחות, נתונים ואנשי קשר. כל המידע הזה נשמר אצל אותו עובד במכשיר הטלפון ולא נדרשת שום פעולה מצידו לצורך כך. מבינים את הבעייתיות? אם אותו עובד רוצה, הוא יכול לפנות לגורמים חיצוניים ולספק מידע על כל העובדים בחברה. בנוסף, המידע זמין עבורו גם במקרים של תביעות והתנהלות מול מתחרים עסקיים. ואתם יודעים מה הבעיה הכי גדולה לאנשי מערכות מידע בכל הסיפור הזה? שאין שום דרך לנטר מה אותו עובד לשעבר עושה עם המידע עד שהנזק כבר נגרם.

4. מחיקה והגבלות

ברור מאליו שתוכן שמקובל להעביר בקבוצת וואטסאפ משפחתית או בין חברים, רחוק מלהיות לגיטימי בקבוצה של העבודה. זו יכולה להיות בדיחה בטעם רע, עלבונות, או אפילו מידע עסקי שנפלט בטעות. שלא לדבר על תכנים שעלולים לגבול בהטרדות מיניות, או בעובד נטול רסן שזה עתה פוטר. כבר היו מקרים של עובדים ועובדות ששלחו תמונות חושפניות בקבוצה הלא נכונה. את ההשלכות לכל המקרים הללו אנחנו בטוחים שאתם יכולים לשער בעצמכם, אך בעיקר חשוב להבין עד כמה חשוב שתהיה למנהלים את האפשרות לשלוט בתכנים שעולים לקבוצה, למחוק תכנים לא ראויים ולשמור על תרבות הדיבור הארגונית. סליחה, זה לא חשוב, זו חובה.

5. ערוצים

אחת הבעיות הגדולות שיוצר שימוש ארגוני בוואטסאפ היא שיש לכל עובד אפשרות להגיב על כל הודעה שנשלחת ולא משנה על ידי מי. זה יוצר עומס בלתי רגיל ועל הדרך עלול לפגוע גם בחשיפה למידע חשוב ורלוונטי. לשמרית נולד בן? ברכות, צפו ל-200 הודעות פוש שמאחלות לה מזל טוב. כל מנהל מכיר את הדיאלוג המיותר שיכול להיווצר כתוצאה מעדכונים יום-יומיים כמו הודעות מנכ"ל, עדכונים שעשויים לעורר מחלוקת (מישהו אמר יום כיף?), או מידע על שעות ההסעה. כל אלו הן דוגמאות לתוכן שמוטב שיישאר חד צדדי, ללא אפשרות תגובה מצד העובדים. טלגרם, המתחרה הגדולה של וואטסאפ כבר מזמן השכילה להוסיף ״ערוצים״ (Channels) למערכת שלהם אשר מאפשרים שיח חד-צדדי בממשק של צ׳ט ובכך ניתן ״לשדר״ מידע החוצה בצורה מודרנית ללא כל השיח המיותר.

6. אפס הפרדה

העובדה שאותו פרופיל, זה שמשרת את העובדים גם בעבודה וגם מחוצה לה, נמצא על אותה אפליקציה, יכולה לעורר לא מעט בעיות. נתחיל מזה שברגע שאין הפרדה מוחלטת הסיכון להתבלבל בין ״הקבוצה של גן רוחמה״ לקבוצה של העבודה הוא גדול יותר. כמו כן, הגיוני לגמרי שאנשים, בטח אם מדובר במנהלים בעמדה בכירה, לא ירצו שאותה תמונה שמוצגת בוואטסאפ הפרטי תופיע גם במסגרת התקשורת הארגונית בעבודה. אף אחד לא רוצה שהתמונה עם הילדים מהחופשה תהיה כרטיס הביקור שלו בכל אינטראקציה פנים-ארגונית או עסקית.

7. וואטסאפ זה טרנד

כן כן, קראתם נכון – וואטסאפ זה טרנד, וכמו טרנדים אחרים, יכול מאוד להיות שגם טרנד זה יחלוף. לראיה, בארה״ב פחות מ-30% מבעלי הסמארטפונים משתמשים בוואטסאפ, ובאירופה אנו חוזים בעליה מטאורית של טלגרם המתחרה הגדולה של וואטסאפ. זאת ועוד, וואטסאפ כבר הודיעו שבקרוב ישיקו פרסומות בפלטפורמה. הייתם רוצים לקבל באנרים פרסומיים במייל שלכם? כנראה שלא.

בקיצור, לסמוך על וואטסאפ ככלי לתקשורת פנים-ארגונית שוטפת לאורך זמן רק בגלל שכולם משתמשים בזה גם ככה זו אמנם הנחה הגיונית שלא דורשת כל השקעה מהארגון, אבל זה לא פתרון אמיתי ונכון כאמצעי תקשורת פנים ארגוני.

סיכום

השימוש בוואטסאפ במסגרת העבודה נראה נוח ומובן מאליו. יותר מזה, הוא עזר לכם, כמנהלים, להבין שהארגון שלכם בשל לשימוש בצ׳ט, באפליקציה, ככלי לתקשורת פנים ארגונית. אגב, אם תחשבו על זה לרגע, נדמה כי הארגון אימץ את הכלי בצורה מהירה והצליח להטמיע את וואטסאפ, אפילו אם לא באופן פורמאלי, ככלי מרכזי לתקשורת והעברת מידע בארגון. אבל, וזה אבל גדול, אם בוחנים את הדברים לעומק מגלים לא מעט בעיות וליקויים שעשויים לעלות ביוקר לארגון בעקבות השימוש בוואטסאפ כפי שסקרנו במאמר זה.

כיום, יותר ויותר חברות ברחבי העולם עוברות לתקשורת פנים ארגונית באמצעות אפליקציה פנים ארגונית – כלי שמותאם לארגון ולצרכיו, מוכוון לשימוש בטלפון הנייד ובעיקר מהווה תחנה אחת שדרכה העובדים יכולים לתקשר עם הארגון ואחד עם השני בצורה מקצועית, מאובטחת, חכמה ומועילה הרבה יותר. אלפי חברות ברחבי העולם משתמשות באפליקציה לתקשורת פנים ארגונית של Connecteam, אשר אופיינה ונבנתה כדי לתמוך באתגרים הארגוניים השונים ותסייע לעשות סדר בבלאגן, לשמור על המידע של החברה, לנהל קבוצות בצורה אוטומטית, להוסיף הרשאות ייחודיות, לייצר ערוצים נפרדים וממוקדים, להפיק דוחות ולנהל את התקשורת הארגונית ביד רמה, במקום שהיא תנהל אתכם.

הצעד הראשון שלכם בשיפור השירות לקוחות
7 פעולות פשוטות שיעזרו לכם לחבר את העובדים לארגון
By continuing to use the website, you consent to the use of cookies. read more