ספר טלפונים ארגוני – חובה בכל עסק

ביוני 2007 אפל הציגה לעולם את הסמארטפון הראשון. היום, לכולנו כבר יש אחד (לפחות) והשימוש בו נפוץ יותר מאי פעם – מחקרים מראים שבממוצע, עובדים מנהלים לא פחות מארבע שיחות טלפון בשעה. עם יכולות מתקדמות וצומחות, כאשר בלחיצת כפתור אנחנו יכולים לחלוק וידאו ולתקשר בנקל, המהפכה הזאת כאן כדי להישאר. טלפונים חכמים לא הולכים לשום מקום בזמן הקרוב.

ועם זאת, כמעט 20 שנה לתוך מהפכת הסלולר, אנחנו יודעים היום להצביע על מספר אתגרים המקשים על קיום שיחות טלפון ארגוניות ומונעים מהטלפון להיות פתרון יעיל כמו שהוא יכול להיות עבור העסק שלך:

  1. ניהול אנשי קשר –  העובדים צריכים להוסיף, להסיר ולעדכן את רשימת אנשי הקשר בטלפון שלהם, בכל פעם שמישהו חדש מצטרף או עוזב את החברה, משנה תפקיד או מחליף את הטלפון במכשיר חדש יותר ובמספר מעודכן.
  1. מידע חלקי – העובדים לא מקבלים את כל המידע הרלוונטי על שאר העובדים, פרט למספר הטלפון שלהם, כתובת המייל והמספר במשרד.
  1. חיפוש לפי סוג מידע – לעיתים עובדים צריכים לחפש את מספר הטלפון של עובד מסוים לפי הגדרת המשרה שלו, כיוון שהם לא יודעים את שמו המלא.
  1. אבטחת מידע – מספרי טלפון חשובים נשמרים גם בסמארטפונים של עובדים שעוזבים את הארגון. לעיתים מדובר במידע חסוי שלא היינו רוצים שישאר אצלהם.
  1. ומה עם עובד חדש? עד כמה זה הגיוני שעובד שנכנס עכשיו לתפקיד במשך שבועות ארוכים יוסיף איש קשר אחרי איש קשר לנייד שלו?  כשעובד חדש מגיע לחברה, השאיפה היא שהוא ייכנס לעניינים בקלות וביעילות, כבר באותו היום, במקום לסחוב אותו לאורך זמן עם היכרות מתישה מול כל שאר העובדים.

היום, חברות רבות מתמודדות עם הבעיות האלו באמצעות שיטות מיושנות, דוגמת דפי קשר, שלעיתים נדירות נשמרים מעודכנים בכל השמות והמספרים הרלוונטיים. ישנן גם חברות שמקימות אתר או פורטל  ומאחסנות בו את כל הפרטים ליצירת קשר עם העובדים, אך לרוב עובדים נמנעים מלהשתמש בו משום שזה פשוט לא נוח.

אז כיצד בכל זאת ניתן לפתור את הבעיות הללו? אפליקציה לתקשורת פנים ארגונית, כוללת ספר טלפונים ארגוני המכיל את כלל הפרטים הרלוונטים של העובדים ומספרי הטלפון הארגונים של החברה.

היתרונות של שימוש באפליקציה פנים ארגונית לניהול פרטי עובדים:

  • העובדים יכולים לגשת בקלות, בנוחות ומכל מקום לכל המידע הרלוונטי של העובדים האחרים.
  • המידע תמיד מעודכן לגבי כלל העובדים ופרטי ההתקשרות הרלוונטיים עבורם, ואינו דורש מאמץ מצד העובד או מצד המעסיק.
  • עובדים יכולים לבצע חיפוש מתקדם בקלות ובנוחות, לא רק על פי שם אלא לפי מיקום, מחלקה, משרה או כתובת אימייל.
  • המערכת מאובטחת ברמה הגבוהה ביותר, כך שאם עובדים עוזבים את החברה המידע נחסם ואינו נגיש יותר לעובד.
  • כמובן שעובדים חדשים, כמו עובדים ותיקים חשופים לכלל המידע מהרגע הראשון, ואינם נדרשים לעבודה ידנית ומסורבלת בכדי להכנס לעניינים.

אנו ב Connecteam מציעים אפליקציה שיש בה את כל צורכי התקשורת של הארגון במקום אחד, האפליקציה קלה ונוחה לשימוש ומכילה אינספור אפשרויות ההופכות את התקשורת בין העובדים לפשוטה ויעילה. אם יש לכם כמות גדולה של עובדים, שלא בהכרח עובדים במשרד, האפליקציה של Connecteam היא הפתרון המושלם עבורכם.

תקשורת ארגונית עם קונקטים – על קצה המזלג:

  • חיפוש מתקדם – ניתן למצוא פרטים על עובדים אחרים בקלות ובמהירות עם חיפוש לפי שם, תפקיד בחברה, ענף, מחלקה, מיקום, תאריך יום הולדת או כל פרט מידע אחר שמופיע בפרטי ההתקשרות של אותו עובד.
  • התאמה מלאה לטלפון נייד – תקשורת יעילה ונוחה תוך שניות, מכל מקום שתרצו.
  • הגדרות מתקדמות והרשאות – ניתן לקבוע מי יופיע ברשימת העובדים ואילו פרטים שלו יהיו נגישים ולמי.
  • צ׳אט פנים ארגוני – המערכת מאפשר לקיים שיחות, לשלוח מייל או הודעת סמס ואפילו להתחיל שיחת צ׳אט בזמן אמת.
  • רשת חברתית פנים ארגונית – תוכלו להחליט עם לעדכונים מסוימים תרצו להוסיף לייקים ותגובות. תוכלו לייצר אווירה חברתית ולתת במה לעובדים.
  • ועוד המון אפשרויות – Connecteam מציעה הרבה יותר מאשר תוכנה לניהול פרטי עובדים. יש בה גם פונקציות נוספות כגון שיתוף מדיה ממגוון סוגים, פרסום פוסטים, עדכונים, סקרים, טפסים דיגיטליים, תיבת הצעות ועוד.

חושבים על אפליקצייה לתקשורת ארגונית עבור הארגון שלכם?

נסו עכשיו את Connecteam!

איך הפכו שיחות הטלפון לאויב מספר אחת של פרודוקטיביות בעבודה?
הדרך הטובה ביותר לחסוך לארגון שלך הוצאות גיוס ושימור עובדים
By continuing to use the website, you consent to the use of cookies. read more