היתרונות במעבר לאפליקציית שעון נוכחות – המדריך המלא

אם אתם עדיין משתמשים בטבלאות ידניות על מנת לעקוב אחר דיווחי הנוכחות של העובדים שלכם, הגיע הזמן שתיפטרו מהעטים והניירות ותסתכלו מסביב. שכן, בשנת 2023 ישנן שיטות הרבה יותר יעילות ומשתלמות לצורך ניהול נוכחות העובדים וחישוב השכר. כמו כן, אם אתם רוצים להימנע מתשלומים נוספים, חשוב מאוד שתקפידו על הדרישות הרגולטוריות בכל הקשור למעקב אחר נוכחות העובדים.

עטים וניירות הם אמנם מוצרים זולים יותר ביחס לתוכנת מחשב. אבל כשזה נוגע לחישוב השכר של העובדים שלכם, כל טעות קטנה יכולה לעלות לכם הון. ואכן, נתונים סטטיסטיים שונים שנאספו במהלך השנים מראים כי שימוש בטבלאות נוכחות ידניות עלול להוביל ללא מעט שגיאות בחישוב השכר של העובדים. להלן מספר נתונים מייצגים:

• על פי נתונים של איגוד השכר האמריקני, שיעור שגיאות השכר בחברות המשתמשות ברישום ידני של שעות העבודה עומד על 1-8%.

• 43% מהעובדים במשמרות מודים שהם נוטים 'לגנוב' מעט זמן עבודה ולעגל את שעות העבודה שלהם כלפי מעלה.

• סקרים אופטימיים יותר טוענים ש- 19% מהעובדים (1 מתוך 5 עובדים) רשמו דיווחי שעות לא מדויקים ועיגלו את שעות העבודה שלהם כלפי מעלה, מה שעלול לעלות לחברות עד 7% משכר הברוטו השנתי שלהן.

זו הסיבה שיותר ויותר חברות – קטנות וגדולות כאחד, החליטו לעבור בשנים האחרונות מרישום נוכחות ידני לשימוש באפליקציית שעון נוכחות. אז למקרה שעדיין לא השתכנעתם, בהמשך המאמר תוכלו למצוא את כל המידע הרלוונטי ביותר, במטרה לעזור לכם לקבל את ההחלטה האם לעבור לאפליקציית שעון נוכחות או לא. 

הצורך באפליקציית שעון נוכחות

כבעלים או מנהלים של עסק, המטרה העיקרית שלכם היא להגדיל את רווחי החברה, כך ששיווק, שירות לקוחות טוב וצוות מקצועי ומיומן, הם המפתח שלכם להצלחה. עם זאת, לפעמים, כשאנו משקיעים יותר מדי בצמיחת העסק, אנו נוטים להתעלם מענייני ניהול פנימיים ולא מצליחים לעקוב כראוי אחר עניינים שונים כמו משכורות וניהול שעות הנוכחות של העובדים. שעון נוכחות דיגיטלי יסייע לכם לעשות סדר בדיווחי השעות של העובדים ולהימנע מטעויות משמעותיות בחישוב השכר שלהם.  

מדובר בטכניקה נפוצה של גניבת זמן, כאשר עובדים מסוימים מפקידים את כרטיס הנוכחות שלהם בידי עובדים אחרים שמסיימים לעבוד מאוחר יותר או מתחילים מוקדם יותר ומבקשים מהם להחתים אותו במקומם, על מנת לצבור יותר שעות. מה שעשוי להגדיל את השכר של אותו עובד באופן משמעותי. לפי איגוד השכר האמריקני, למעלה מ-75% מהחברות מפסידות כסף כתוצאה מהתופעה הזאת, כאשר היא מהווה כ-2.2% משכר הברוטו של כל עסק.

כך שאם לדוגמא אתם מעסיקים 20 עובדים עם משכורת ממוצעת של 50,000 דולר, אז תופעת ה'תחתים לי' כשלבדה, עולה לכם 22,000 דולר בשנה!!! בנוסף, סקר שנערך בשנת 2017 מצביע על כך שחברות מפסידות יותר מ-373 מיליון דולר מדי שנה כתוצאה מכך.

בעולם אידיאלי כל עובד ממלא באופן אישי את זמני ההגעה והיציאה שלו בדוח השעות החודשי. אך לצערנו, אנחנו חיים בעידן הרבה פחות תמים, כך ששיטות מעקב המסתמכות על רישום ידני, עלולות להוות פתח ללא מעט רמאויות ורישומים כוזבים מצד העובדים.

וכאן נכנסת לתמונה אפליקציית שעון נוכחות. שכן, בניגוד לטכניקות רישום ידניות, אפליקציית שעון נוכחות מספקת דיווח אמין ומדויק יותר, כך שלא ניתן לשבש את רישומי השעות ולהחליף בין משתמשים שונים. עם זאת, עדיין ישנם לא מעט מעסיקים שסופגים הפסדים כספיים רבים כתוצאה משימוש בשיטות רישום ידניות ונמנעים להתעמת עם אותם עובדים סוררים אשר משתמשים בשיטת ה'תחתים לי'.

אז בואו נהפוך לרגע את העלות הזאת לממשית יותר. זוכרים את המכונית החדשה שרציתם לקנות אך לא יכולתם להרשות לעצמכם? ומה לגבי אותה חופשה משפחתית שאתם מתכננים כל כך הרבה זמן? ובכן, לעתים מעסיקים נאלצים למנוע מעצמם לא מעט הוצאות הודות לרישומי נוכחות כוזבים הבאים לידי ביטוי במשכורות מנופחות ולא מוצדקות. מעבר לאפליקציית רישום דיגיטלית לעומת זאת, יחסוך מכם לא מעט זמן וכסף, כך שתוכלו להוציא את העובדים שלכם ליום כיף מפנק ללא דאגות מיותרות.

עובדים רבים המשתמשים בשיטות רישום ידניות, נוטים לעגל את דיווחי השעות שלהם כלפי מעלה. כך שגם אם מדובר בתוספת של 10 דקות בלבד עבור כל עובד בממוצע בכל יום, 'גניבת זמן' על ידי העובדים עלולה לעלות למעסיקים לא מעט כסף במצטבר. כך לדוגמא, בדיקה שנערכה לאחרונה עבור יצרן מסוים המעסיק 6800 עובדים, חשפה כי השכר שנוסף לעובדים כתוצאה מעיגול שעות כלפי מעלה עומד על למעלה מ-1.3% מסך השכר ששולם.

בניגוד לבני אדם, שעון נוכחות דיגיטלי מחשב את שעות העבודה באופן מדויק ללא עיגול כלפי מעלה. כך שאם אתם משתמשים באמצעים דיגיטליים לצורך רישום שעות, העובדים שלכם יצטרכו להשקיע לא מעט מאמץ ומחשבה על מנת 'לגנוב' עוד קצת זמן עבודה.

אם ניקח בתור דוגמא את החברה שהזכרנו בסעיף הקודם (20 עובדים עם משכורת ממוצעת של 50,00 דולר), הרי שאותה חברה עלולה להפסיד עוד 13,000 דולר בשנה כתוצאה מעיגול שעות כלפי מעלה. זאת בנוסף להפסד מצטבר של 35,000 דולר בשנה, כתוצאה מתופעת ה'תחתים לי'. אבל חכו, זה עוד לא הסוף…

אמנם לא ניתן למנוע 100% מהטעויות, אך צמצום משמעותי של טעויות בחישוב השכר, עשוי לחסוך לכם לא מעט כסף ולהשפיע באופן משמעותי על רווחי החברה שלכם. כך לדוגמא, על פי רשות המיסים האמריקאית, 33% מהמעסיקים בארה"ב מדווחים על טעויות בחישוב השכר, כאשר איגוד השכר האמריקאי טוען כי הטעויות הללו נעות בין 1-8% מסך השכר. מעבר לכך, 40% מהעסקים הקטנים בארה"ב סופגים קנסות של 845 דולר לשנה בממוצע, בגלל אי מעקב אחר שעות העבודה של העובדים.

אז אם נחזור שוב לחברה שהזכרנו בתור דוגמא בסעיפים הקודמים, נראה כי אותה חברה, המונה 20 עובדים עם משכורת ממוצעת של 50,000 דולר, יכולה להפסיד 60,000 דולר נוספים מדי שנה עקב טעויות בחישוב השכר, לא כולל הקנס מטעם רשות המיסים. כך שבסופו של דבר, היא צפויה להפסיד לא פחות מ-115,000 דולר בשנה כתוצאה משיטת ה'תחתים לי', עיגול שעות כלפי מעלה וטעויות אחרות בחישוב השכר.

דיווח תקין של שעות העבודה מצד העובדים והפחתת הטעויות בחישוב השכר, אמנם יסייעו לכם לחסוך לא מעט זמן וכסף. אך מלבד העניין הכספי, דיוק בדיווחי השעות עשוי לתרום לא מעט למוניטין של העסק ולמיתוג שלו. בייחוד כאשר מדובר בעסקים המחייבים לקוחות לפי שעה. כך שאם אתם מעוניינים לזכות בנאמנות גדולה יותר מצד הלקוחות שלכם, חשוב שתציגו בפניהם דוחות עדכניים, המציגים באופן מדויק את שעות העבודה על הפרויקט, על מנת למנוע עוגמת נפש ולהימנע מגביית תשלומים נוספים שלא לצורך.

אז מה אתם אומרים? כעת האופציה של אפליקציית שעון נוכחות מסתמנת כמו האפשרות הטובה ביותר, לא?

באמצעות שימוש באפליקציית שעון נוכחות, תוכלו לבצע הרבה פעולות יעילות נוספות, מעבר למעקב מדויק אחר דיווחי השעות של העובדים והפחתה של שגיאות בחישובי השכר. שכן, אפליקציה דיגיטלית מתקדמת, תאפשר לכם לעשות שימוש בפיצ'רים שונים כמו מיקום או סוג פעילות, על מנת לקבל תמונה מלאה ועדכנית יותר בכל הנוגע לפעילות היום יומית של העובד.   

אפליקציית שעון נוכחות – חסכון לאורך זמן

מעבר לדיוק בדיווחי השעות ומניעת דיווחים כוזבים מצד העובדים, אפליקציית שעון נוכחות, עשויה להקל באופן משמעותי על ההתנהלות של גורמים שונים בחברה המעורבים ברווחת העובדים ולחסוך מהם לא מעט זמן, בין אם מדובר במנהלי צוותים, מפקחים, או מנהלי משאבי אנוש.

אם תשאלו מנהלי משאבי אנוש או מנהלי צוות, מהו החלק הכי פחות אהוב עליהם במסגרת עבודתם, סביר להניח שרובם יתארו את אותו מרדף בלתי פוסק אחר העובדים בסוף כל חודש, בניסיון לקבל מהם את דיווחי השעות עבור החודש שחלף.

שימוש באפליקציית שעון נוכחות לעומת זאת, יאפשר לכם להפוך את התהליך לפשוט ומהיר יותר, כך שכל אותם גורמים מעורבים יוכלו לפנות זמן למשימות חשובות ומהותיות יותר. אפליקציה דיגיטלית תאפשר לכם לנהל את דיווחי השעות באופן אוטומטי ומאורגן יותר, כך שסוף כל סוף תוכלו לצאת לאותה חופשה נכספת שדחיתם שוב ושוב.

עסקים רבים המעניקים שירות ישיר ללקוח, משקיעים לא מעט זמן ומשאבים על מנת לייצר מערכת יחסים מבוססת אמון עם הלקוחות. כך שאם אתם נותני שירותים הגובים תשלום לפי שעה, חשוב שתציגו בפני הלקוחות שלכם נתונים מדויקים וממוחשבים, במטרה לזכות באמונם לאורך זמן. אפליקציית שעון נוכחות תאפשר לכם לייצר חשבוניות ללקוחות ישירות מהמערכת, באופן המדויק ביותר ובמינימום זמן, כך שכל הנתונים יחושבו באופן ממוחשב ואוטומטי, ללא צורך בניהול ידני.

ככל שהעסק שלכם הולך וגדל, כך ישנה חשיבות גדולה יותר לאופן בו אתם עוקבים אחר הפעילות הכספית של העסק, בין אם מדובר בהוצאות, הכנסות, או בהכנת מאזנים חודשיים. בניגוד לשימוש באמצעים ידניים כמו עט ונייר או טבלאות אקסל, אפליקציית שעון נוכחות תאפשר לכם לחשב יתרות שכר מדויקות בזמן אמת ולבדוק דוחות מתקופות זמן שונות, על מנת לקבל הערכה מדויקת יותר לגבי הפעילות הכספית של העסק ולדעת כיצד להיערך לפעולות עתידיות.

סביר להניח שאף אחד מכם לא רוצה להצטייר בתור בוס אימתני וספקן שבודק את העובדים שלו באופן יום יומי ועוקב אחר כל פעולה שהם מבצעים. זה מייגע, לא יעיל, יוצר תחושה של חוסר אמון מצד העובדים וגורם להם להרגיש שעינו של האח הגדול צופה בהם דרך קבע. עם זאת, כאשר מדובר בדיווחי שעות, לעתים יש צורך במעקב הדוק מצד ההנהלה, כדי לאתר דיווחים כוזבים או שגיאות לא מכוונות, במטרה לדייק כמה שיותר בחישובי השכר ולמנוע תשלום מיותר על שעות לא רצויות.

פתרונות תוכנה מקוונים, כמו אפליקציה של שעון נוכחות, עשויים למנוע מכם אי נעימויות ומעקבים מיותרים אחר העובדים, כך שתוכלו להתעדכן בזמן אמת ברגע שהעובד מדווח על שעות נוספות. שכן, ברוב המקרים תגלו שאותו עובד פשוט שכח לבצע יציאה מהאפליקציה בסוף היום, כך שלא מדובר ברמאות מכוונת.

ככל שתנהלו מערכת יחסים ישירה ופתוחה יותר עם העובדים שלכם, כך תוכלו לצבור יותר אמון מצדם. כמו כן, סביר להניח שגם אתם תרגישו טוב יותר, בידיעה שאתם יכולים לסמוך עליהם שיבצעו את עבודתם נאמנה, מבלי לעקוב אחר מעשיהם בכל רגע נתון.

בדרך כלל, כאשר עובד נשלח לעבודת שטח או לפגישה עם לקוח מחוץ למשרד, התקשורת עמו נעשית בעיקר באמצעות הטלפון, כך שלא תמיד יש אפשרות לדעת בוודאות שהעובד אכן הגיע ליעד המבוקש. עם זאת, אפליקציית שעון נוכחות תאפשר לכם להוסיף חתימת מיקום גיאוגרפי לרישומי הנוכחות, כך שתוכלו לקבל התראה אוטומטית ברגע שהעובדים מגיעים ליעד המדויק.

חלק מאפליקציות שעון הנוכחות המאפשרות מעקב גיאוגרפי, משתמשות גם בטכנולוגיית 'פירורי לחם' (Breadcrumbs) כדי לעקוב אחר המסלול אותו ביצע העובד. תכונה זו מתאפשרת באמצעות איסוף נקודות מיקום אקראיות של המקומות בהם היה העובד. חלק מהאפליקציות כוללות גם גיאופנסינג, כך שעובדים יכולים להיכנס ולצאת מהאפליקציה רק במיקום מסוים.

אפליקציית שעון נוכחות – היתרונות עבור העובדים

אפליקציית שעון נוכחות מכילה לא מעט יתרונות גם עבור העובדים. אך בעוד שעובדים מסוימים מתקשים להתרגל למעבר משיטות רישום ידניות לדיווח שעות מקוון, רבים מהם מבינים בסופו של דבר שמדובר בתהליך הרבה יותר יעיל ואפקטיבי, לעומת אותן שיטות מיושנות ששימשו אותם בעבר.

רישום שעות ידני עלול להכיל לא מעט טעויות, כך שלא פעם עובדים נאלצים לבזבז זמן עבודה יקר על מנת לבצע תיקונים כאלה ואחרים בגיליון השעות החודשי, מה שעשוי להפוך במהירות לבעיה אקספוננציאלית. לכן, על מנת לבצע את התהליך במהירות וביעילות ולמנוע עיכובים בשכר, רצוי להשתמש באפליקציית שעון נוכחות המאפשרת עדכון נתונים באופן אוטומטי, כך שגם אם תצטרכו לבצע תיקונים מסוימים ברישום השעות, תוכלו לעשות זאת בקלות ובמהירות.

טעויות בחישוב השכר יכולות להתפרש כהפתעה חיובית, רק כאשר הן מתבצעות כלפי מעלה. לפחות עבור העובד. עם זאת, כאשר נעשית טעות הפוכה, מדובר במצב לא נעים הן עבור העובד והן עבור המעסיק, בייחוד כאשר העובד מתכנן את התקציב החודשי שלו על סמך ההכנסה שצפויה לו באותו חודש. אפליקציית שעות נוכחות מעניקה לעובד גישה תמידית לגיליון השעות החודשי, כך שהוא יכול להתעדכן בכל רגע נתון לגבי סיכומי השכר שלו באותו חודש ולהתריע מראש במידה שיש טעויות כלשהן. שקיפות זו עשויה למנוע עיכובים ואי נעימויות בין העובד למעביד ולבסס יחסי אמון טובים יותר בין שני הצדדים.

אפליקציית שעון נוכחות – כי שנת 2023 כבר כאן

עסקים רבים עדיין מתקשים לבצע את המעבר משיטות ניהול ידניות לאמצעים דיגיטליים. עם זאת, כיום מדובר בצעד הכרחי במטרה להגדיל את האפקטיביות והרווחיות של העסק ולהסתגל בהתאמה לדרישות ולתנאי השוק. 

על פניו, הדפסה של גיליונות נוכחות נחשבת לזולה יותר ביחס לשימוש בתוכנה ממוחשבת. עם זאת, בפועל, רישום שעות ידני עלול לגרום לנזקים רבים, בעיקר בפן הכספי. שכן, ככל שהשכר השנתי הכולל שאתם משלמים גבוה יותר, כך אתם עלולים להפסיד יותר כסף בגלל טעויות, גניבת זמן מצד עובדים וחישוב של שעות נוספות לא מתוכננות. מדובר בחישוב די פשוט, כך שאם הסכום הכולל שאתם משלמים בשנה עומד על 1,000,000 דולר, לפי ההערכות האופטימיות ביותר, 5% מזה מתאדה לאוויר. כך שרצוי להשקיע את אותו סכום מבוזבז באפליקציית שעון נוכחות מדויקת ונוחה יותר שתסייע לכם לדייק בחישובי השכר ולהפחית הפסדים כספיים בטווח הרחוק, ככל שהעסק שלכם ילך ויגדל. 

ניהול עסק מצריך לא מעט התעסקות בירוקרטית, בין אם מדובר בניהול מסמכים כאלה ואחרים או בציות לחוקים רגולטוריים שונים. אך למרות שלעתים מדובר במשימה מאוד מתישה, התנהלות עסקית שגויה עלולה לטמון בחובה לא מעט סיכונים.

שכן, על פי תיקון 24 לחוק הגנת השכר, כיום מעסיקים מחויבים לבצע תיעוד ורישום של שעות העבודה והמנוחה של העובדים, לרבות שעות נוספות. אחרת הם עלולים להסתכן בקנס מינימלי של 13,050 ש"ח. כמו כן, ברגע שעובד תובע את המעסיק בגין אי תשלום שכר, על המעסיק לספק תיעוד לכך. אחרת הוא מסתכן בעבירה פלילית.

אפליקציית שעון נוכחות מאפשרת לכם לבצע רישום ותיעוד מדויק של שעות העבודה של העובד באופן יעיל ומהיר, כך שגם אם העובד עוזב את מקום העבודה, רישומי השעות שלו נשמרים ומתועדים במערכת הדיגיטלית לאורך זמן.

וכפי שכבר הזכרנו קודם לכן, אמנם שימוש בעט ונייר נחשב זול יותר מאשר השקעה בתוכנה דיגיטלית לרישום שעות. אך כשמדובר בעניינים רגולטוריים, רצוי לא לקחת סיכון. כך ששימוש באמצעים דיגיטליים עשוי לחסוך לכם לא מעט זמן, כסף והתעסקות בענייני בירוקרטיה מתישים.  

לסיכום – זה הזמן לעבור לאפליקציית שעון נוכחות

לאחר שכבר קיבלתם את ההחלטה לעבור לאפליקציית שעון נוכחות, נראה שהחלק הקשה כבר מאחוריכם. שכן, בניגוד לעבר, כעת אתם כבר לא צריכים  לרדוף אחרי העובדים שלכם בסוף כל חודש בדרישה שימלאו את שעות הנוכחות שלהם. שלא לדבר על כל אותם סבבי תיקונים שנדרשתם לבצע שוב ושוב על מנת לוודא שגיליונות הדיווח של העובדים חפים מכל שגיאות וטעויות. כעת, כל שנשאר לכם לעשות הוא לתפעל את האפליקציה ולאפשר לה לבצע את העבודה בשבילכם, במהירות וביעילות.