איך מחברים את העובדים לארגון? 7 פעולות שאפשר ליישם

בסוף משמרת עמוסה בסניף, העובדים מגלים שהנהלת החברה הודיעה על שינוי נוהל ביום הקודם. הם לא קיבלו את העדכון בזמן, ולא ברור למי אפשר לפנות בשאלה. לאחר כמה מקרים כאלה, קשה להם להרגיש שההנהלה רואה את העבודה שלהם.

כדי לחבר עובדים לארגון צריך לתת להם מקום אמיתי בתהליכי העבודה, ללא תלות באתר, בתפקיד או במשמרת: מידע רלוונטי, אפשרות להעלות בעיות, קשר עם המנהל והבנה של התרומה שלהם. הנה שבע פעולות שאפשר ליישם גם בעסק שבו העובדים אינם יושבים ליד מחשב.

• הסבירו לעובדים כיצד העבודה שלהם משפיעה על התוצאה

משפט כמו 'השנה שמים דגש על חוויית לקוח' אינו מספיק לעובד במחסן. הוא צריך להבין מה משתנה בסדר העבודה שלו: למשל, לבדוק את תקינות האריזה לפני מסירה כדי להפחית משלוחים חוזרים.

בישיבת צוות קצרה, קחו מטרה עסקית אחת ותרגמו אותה לשתי פעולות שהתפקיד יכול להשפיע עליהן. אפשר גם לשתף דוגמה אמיתית לתוצאה טובה, בלי לחשוף פרטים של לקוח או עובד שלא לצורך.

כשהעובדים יודעים מה חשוב ולמה, קל להם לבחור סדר עדיפויות במצב שבו אי אפשר לבצע הכול יחד.

• תנו לכל עובד כתובת ברורה לשאלות ולפניות

עובד חדש לא צריך לנחש אם בקשת ציוד עוברת דרך משאבי אנוש, מנהל משמרת או האחראי באתר. הכינו רשימה קצרה של אנשי קשר לפי נושא, ציינו מי מחליף אותם בהיעדרם ועדכנו אותה כשחל שינוי.

כדאי לייצר גם דרך לפנייה אישית בנושאי שכר, יחס בעבודה או נסיבות פרטיות. לא כל שאלה מתאימה לקבוצת צוות פתוחה. ודאו שלעובדים במשמרת לילה או באתר מרוחק יש אותה אפשרות לקבל מענה.

• ספרו מה עשיתם עם רעיונות שהעובדים העלו

סקר או שיחת משוב מועילים רק כשעובדים יודעים מה נעשה עם הרעיונות שהעלו. רשמו לכל הצעה את הנושא, האחראי, מועד הבדיקה וההחלטה. גם אם לא ניתן ליישם רעיון, חזרו לעובדים עם תשובה והסבר.

למשל, אם עובדי הסניף מציעים להעביר את עגלות הציוד כדי לקצר את ההליכה במחסן, מנהל התפעול יכול לבדוק את ההצעה ואת השלכות הבטיחות ולהחזיר תשובה עד יום חמישי. העובדים צריכים לדעת מה הוחלט גם אם ההצעה נדחתה.

• קיימו שיחות קצרות גם כשאין בעיה מיוחדת

שיחת מנהל ועובד לא חייבת להתקיים רק בזמן תלונה או הערכת ביצועים שנתית. אחת לתקופה שאלו מה עובד טוב, מה מקשה על ביצוע המשימות ואיזו מיומנות העובד רוצה לפתח.

שמרו תיעוד מינימלי של התחייבויות ניהוליות, למשל 'לוודא הרשאה למערכת עד יום שלישי'. בפגישה הבאה חזרו לנושא. כך העובד רואה שהשיחה אינה טקס ריק.

כדאי להיזהר מהבטחות שאינן בשליטת המנהל, במיוחד בכל הנוגע לקידום, העלאה בשכר או שינוי קבוע בשעות העבודה.

• דאגו שעובדים בכל האתרים והמשמרות יקבלו את אותו מידע

עדכון שנמסר בישיבת הבוקר אינו מגיע בהכרח לצוות הלילה. קבעו ערוץ שבו יופיעו נהלים, שינויים בסידורי עבודה והודעות תפעוליות. אפשר להיעזר גם בתדריכים קצרים בתחילת משמרת כדי לוודא שהמידע הובן.

הפרידו בין עדכון שמיועד לידיעה לבין הנחיה שמחייבת פעולה. בכל הודעה חשובה ציינו מה השתנה, ממתי ומי יכול לענות על שאלות. אם הנוהל ישן, הסירו את הגרסה שאינה בתוקף כדי לא ליצור סתירה.

• הכירו בעבודה טובה באופן שמכבד את מי שביצע אותה

עובדת קבלה שסייעה ללקוח במצב מורכב או נהג שדיווח בזמן על תקלה יכולים לקבל משוב קונקרטי על מה שעשו נכון. הסבירו כיצד הפעולה שלהם עזרה לצוות, ללקוח או לאיכות העבודה.

וודאו שההוקרה מגיעה גם לעובדים שנמצאים פחות מול מנהלים בכירים. אל תהפכו צילום, פרסום שם או השתתפות בטקס לתנאי לקבלת הערכה. אפשר להוקיר עובד בשיחה אישית אם זה מה שמתאים לו.

• פתחו אפשרויות ללמוד ולהתקדם בתוך העסק

עובדים לא תמיד יודעים אילו תפקידים אחרים קיימים בארגון ומה צריך ללמוד כדי להגיע אליהם. הציגו אפשרויות רלוונטיות: חניכה, הכשרה למיומנות נוספת, אחריות על תחום מוגדר או השתתפות בתהליך שיפור.

אפשר להציע לעובד יעד התפתחות אחד לתקופה הקרובה ולקבוע יחד איך בודקים שהכשירות הושגה. בתפקידים עם סיכוני בטיחות יש לשמור על הדרכה, הסמכה ופיקוח לפי הנדרש. הזדמנות ללמוד אינה הבטחה אוטומטית לקידום.

תוכנית פעולה קצרה לחודש הקרוב

בשבוע הראשון שאלו את העובדים מה חסר להם כדי לבצע את העבודה היטב. בשבוע השני בחרו בעיה אחת של מידע או תיאום והגדירו דרך מסודרת לטפל בה. בשבוע השלישי בקשו מכל מנהל לקיים שיחה קצרה עם עובד אחד לפחות שהוא פוגש פחות בשגרה. בסוף החודש פרסמו לצוות מה שונה ומה עדיין בטיפול.

אפשר להעריך את ההתקדמות באמצעות משוב חוזר, זמן טיפול בפניות, השתתפות בהכשרות ומספר מקרים של מידע חסר. בחרו מדדים שמתאימים לבעיה האמיתית, והימנעו מהשוואה שטחית בין צוותים בעלי תנאי עבודה שונים.

מתאימים את דרכי החיבור לסוג הצוות

מה שמתאים לעובדי משרד אינו מתאים בהכרח לעובדי משמרות. במפעל כדאי לבדוק אם עובדים מכל המשמרות משתתפים בדיווח על תקלות ובהצעות לשיפור. בצוות מרוחק בודקים אם כולם מקבלים החלטות בזמן ואם ניתן להביע דעה גם בלי להשתתף בישיבה. התאימו את דרך השיתוף להרגלי העבודה של הצוות ולא רק לכלי הדיגיטלי שבחרתם.

לקריאה נוספת, המדריך למחוברות עובדי הייצור מתמקד בבטיחות, במשמרות ובחיי המפעל. המדריך למעורבות עובדים מרחוק עוסק בהעברת מידע ובהשתתפות של מי שאינם עובדים יחד באותו מקום.

איך קונקטים יכולה לעזור לחבר את העובדים?

בקונקטים אפשר לשתף עדכונים, לפרסם סידורי עבודה, לאסוף משובים וסקרים, להנגיש חומרי הדרכה ולנהל פניות באמצעות טפסים ומשימות. מנהל יכול למשל לאסוף הצעות לשיפור ולשלוח לצוות עדכון מסודר על הפעולות שנעשו בעקבותיהן.

בחרו תהליך אחד שבו עובדים מתקשים לקבל מידע או להשפיע על ההחלטות שנוגעות לעבודתם. הגדרת אחריות ומתן מענה הם אלה שיקבעו אם העובדים יחושו שהקשר עם הארגון השתפר.