קליטת עובד חדש מתחילה לפני יום העבודה הראשון. מהרגע שסוכם על תחילת העבודה, מישהו בארגון צריך לוודא שהעובד יודע מתי ואיפה להגיע, למי לפנות, אילו מסמכים עליו להשלים ואיזה ציוד או הרשאות יחכו לו.
תהליך קליטה מסודר מונע מצב בו היום הראשון הופך לרצף של חיפושים, המתנות ושאלות שאפשר היה לפתור מראש. הוא גם נותן למנהל דרך ברורה ללוות את העובד מההצטרפות ועד לשלב בו העבודה השוטפת כבר לא תלויה בתזכורות ובאלתורים.
מה כוללת קליטת עובדים?
קליטת עובדים היא התהליך בו עובד חדש נכנס לארגון, מכיר את האנשים, הכלים והנהלים הדרושים לו, משלים את ההיבטים המנהליים של תחילת העבודה ומתחיל להשתלב בתפקיד ובשגרת הצוות.
הקליטה רחבה יותר מהכשרה מקצועית. הכשרת עובדים מתמקדת בידע, במיומנויות ובכשירות הנדרשים לביצוע התפקיד. הקליטה כוללת גם מסמכים, הרשאות, ציוד, היכרות עם הארגון, תיאום ציפיות, קשר עם המנהל והצוות והבנה של שגרת העבודה. ההכשרה היא חלק מהקליטה כאשר העובד צריך ללמוד את התפקיד, אך היא אינה מחליפה את שאר התהליך.
עוד לפני היום הראשון: סוגרים את מה שאפשר להכין מראש
היום הראשון של עובד חדש מתחיל כמה ימים קודם. במקום להעמיס על העובד משימות מנהליות אחרי שהגיע, כדאי להכין מראש רשימת קליטה עם בעל תפקיד ותאריך יעד לכל משימה.
- ודאו שהעובד קיבל את שעת ההגעה, המיקום המדויק, שם איש הקשר והסבר קצר על מה שצפוי ביום הראשון.
- הכינו את הציוד הנדרש לתפקיד, למשל מחשב, טלפון, מדים, כרטיס כניסה, כלי עבודה או ציוד מגן לפי הצורך.
- פתחו מראש חשבונות, הרשאות וגישה למערכות שהעובד יצטרך בתחילת העבודה.
- רכזו את המסמכים והפרטים שהעובד צריך למסור או לחתום עליהם, כדי שיהיה ברור מה הושלם ומה עדיין חסר.
- קבעו מי מקבל את העובד, מי המנהל הישיר ומי יהיה הכתובת לשאלות יומיומיות בתקופה הראשונה.
- תכננו את השבוע הראשון: פגישות, חפיפה, הדרכות, משימות ראשונות וזמנים קבועים לשיחה עם המנהל.
בישראל יש גם כמה דרישות מנהליות שצריך לשלב בתהליך. עובד שכיר צריך להגיש טופס 101 למעסיק בתוך 7 ימים מתחילת העבודה. בנוסף, חוק הודעה לעובד מחייב בדרך כלל למסור לעובד הודעה בכתב על תנאי העבודה לא יאוחר מ-30 ימים מתחילת העבודה. לעובד שטרם מלאו לו 18 יש למסור את ההודעה בתוך 7 ימים. המעסיק פטור ממסירת הודעה נפרדת אם מסר לעובד הסכם עבודה הכולל את כל הפרטים הנדרשים בחוק. תהליך הקליטה צריך להתאים לסוג העובד ולתנאי ההעסקה הרלוונטיים.
מגדירים אחראי לכל חלק בתהליך
אחת הסיבות שקליטת עובדים נתקעת היא פיצול האחריות. משאבי אנוש מחכים למנהל, המנהל מניח שהציוד כבר הוזמן, והעובד מגיע בלי לדעת למי לפנות. לא חייב להיות אדם אחד שמבצע הכל, אבל צריך להיות ברור מי אחראי לכל חלק.
- משאבי אנוש או אדמיניסטרציה מרכזים את פרטי העובד, המסמכים ותהליך הקליטה הכללי.
- המנהל הישיר מגדיר ציפיות, סדרי עדיפויות, משימות ראשונות וקצב התקדמות.
- חונך או עובד ותיק יכול לעזור בהיכרות עם הצוות, עם העבודה היומיומית ועם שאלות קטנות שלא תמיד מגיעות למנהל.
- גורמי תפעול, שכר או IT מטפלים בציוד, הרשאות, פרטי שכר ומערכות לפי חלוקת האחריות בארגון.
בעסק קטן אותו אדם יכול למלא כמה מהתפקידים האלה. העיקר הוא שהאחריות תהיה מפורשת ולא תישאר בזיכרון של מי שקלט את העובד הקודם.
היום הראשון צריך לתת לעובד ארבע תשובות
המטרה ביום הראשון אינה להספיק ללמד הכל. עובד חדש צריך לצאת מהיום הזה עם תחושת סדר ועם תשובות בסיסיות שמאפשרות לו להגיע ליום הבא בלי לנחש.
- למי אני פונה כשיש לי שאלה? העובד צריך להכיר את המנהל הישיר ואת האדם שמלווה אותו בפועל.
- מה מצופה ממני עכשיו? כדאי להסביר את תחומי האחריות, המשימות הראשונות ומה חשוב בתקופה הקרובה.
- איפה נמצא המידע שאני צריך? נהלים, לוחות זמנים, אנשי קשר, חומרי הדרכה ומסמכים צריכים להיות נגישים במקום ברור.
- מה קורה מחר ובהמשך השבוע? העובד צריך לדעת מתי להגיע, עם מי יעבוד ומה השלבים הבאים בתהליך הקליטה.
כדאי לשלב היכרות עם הצוות ועם סביבת העבודה, אבל לא להפוך את היום הראשון למרתון מצגות. מידע שאין בו צורך מיידי אפשר לפרוס לאורך השבועות הראשונים.
השבוע הראשון: עוברים מהיכרות לשגרת עבודה
בשבוע הראשון העובד כבר צריך להתחיל להבין איך העבודה מתנהלת בפועל. זה הזמן לחבר בין מה שנאמר ביום הראשון לבין המשימות, הכלים והאנשים שהוא פוגש במהלך העבודה.
- עברו על שגרת העבודה: שעות, משמרות, דיווחים, ישיבות, הפסקות ותהליכים שחוזרים ביום-יום.
- התחילו את החפיפה וההדרכות הרלוונטיות לתפקיד בסדר הגיוני, לפי מה שהעובד צריך לבצע קודם.
- תנו לעובד משימות אמיתיות ברמת קושי מתאימה, עם כתובת ברורה לעזרה.
- בדקו שכל הציוד וההרשאות עובדים בפועל. הרשאה שנפתחה על הנייר אבל לא מאפשרת כניסה עדיין מעכבת את הקליטה.
- קיימו שיחה קצרה בסוף השבוע. שאלו מה עדיין לא ברור, איפה העובד נתקע ומה צריך להשתנות בשבוע הבא.
השיחה הזו חשובה גם למנהל. אם כמה עובדים חדשים נתקלים שוב ושוב באותה בעיה, כנראה צריך לשנות את תהליך הקליטה ולא להסביר את אותו הדבר מחדש בכל גיוס.
תוכנית 30-60-90 נותנת לקליטה קצב ברור
אין אורך אחיד שמתאים לכל תפקיד, אבל חלוקה ל-30, 60 ו-90 ימים עוזרת למנהל להגדיר מה אמור לקרות בכל שלב ולא לחכות לסוף תקופת הניסיון כדי לבדוק אם משהו חסר.
30 הימים הראשונים
הדגש הוא על היכרות עם שגרת העבודה, הצוות, המערכות והציפיות מהתפקיד. העובד עדיין צפוי לשאול הרבה שאלות, ולכן כדאי לקבוע נקודות בדיקה קצרות ולא להסתמך על כך שיפנה למנהל מיוזמתו.
בסוף החודש הראשון כדאי לבדוק אם נשארו בעיות בסיסיות כמו הרשאות חסרות, תהליכים שאינם מובנים, חומרי הדרכה שלא הושלמו או חוסר בהירות לגבי האחריות בתפקיד.
ימים 31 עד 60
בשלב הזה העובד אמור לבצע חלק גדול יותר מהעבודה עם פחות ליווי. המנהל יכול לזהות אילו קשיים קשורים לקליטה עצמה ואילו דורשים הכשרה מקצועית נוספת. אם העובד עדיין תלוי באדם אחר כדי לקבל מידע בסיסי, כדאי לבדוק אם המידע בכלל זמין בצורה מסודרת.
ימים 61 עד 90
כאן כבר אפשר לבדוק אם תהליך הקליטה השיג את מטרתו: העובד מכיר את האנשים והתהליכים הרלוונטיים, יודע איפה למצוא מידע, מבין את ציפיות המנהל ויכול להתנהל בשגרת העבודה בלי תלות מיותרת בתהליך הקליטה.
אם התפקיד מורכב ודורש תקופת הסתגלות ארוכה יותר, אפשר להמשיך את הליווי מעבר ל-90 יום. בנקודה הזו כדאי להפריד בין משימות קליטה שעדיין פתוחות לבין יעדי ביצוע, התפתחות מקצועית והכשרות המשך.
חפיפה והכשרה הן חלק מהקליטה, אבל לכל אחת מטרה אחרת
חפיפה עוזרת לעובד להכיר איך העבודה מתבצעת במקום המסוים אליו הצטרף: מי מטפל במה, איך מעבירים משימה, מה עושים במקרה חריג ואילו פרטים חשובים אינם כתובים בנוהל. הכשרה מקצועית מלמדת ידע ומיומנויות שנדרשים לביצוע התפקיד. קליטת עובדים מחברת את שני הדברים לתמונה רחבה יותר של כניסה לארגון.
לכן עובד יכול לסיים קורס ועדיין לא להשלים את תהליך הקליטה. ייתכן שהוא מכיר את החומר המקצועי, אבל עדיין חסרה לו הרשאה למערכת, הוא לא יודע מי מאשר שינוי במשמרת או לא ברור לו למי מדווחים על בעיה. תהליך הקליטה צריך לסגור גם את הפערים האלה.
קליטת עובדי שטח ומשמרות דורשת תכנון קצת אחר
קליטת עובדי שטח ומשמרות מחייבת לוודא שהמידע החיוני נגיש גם בלי מחשב במשרד. עוד לפני המשמרת הראשונה העובד צריך לדעת לאיזה אתר או סניף להגיע, באיזו שעה, מי מקבל אותו, איזה ציוד הוא צריך ואיך מדווחים נוכחות, תקלה או היעדרות. במדריך על קליטת עובדי שטח פירטנו את האתגרים והצעדים הייחודיים לתהליך כזה.
איך יודעים אם תהליך הקליטה עובד?
אפשר לדעת אם תהליך הקליטה עובד לפי ארבעה סימנים: השלמת משימות הקליטה, בעיות שחוזרות אצל עובדים חדשים, רמת העצמאות של העובד והמשוב שלו על התהליך. אין צורך במערכת מדדים מורכבת כדי לזהות איפה התהליך עובד ואיפה הוא נתקע.
- כמה ממשימות ההכנה הושלמו לפני היום הראשון וכמה נשארו פתוחות לאחר שהעובד התחיל.
- אילו בעיות חוזרות אצל עובדים חדשים, למשל ציוד חסר, הרשאות שלא נפתחו או מידע שקשה למצוא.
- האם העובד מבין את התפקיד, סדרי העבודה ואנשי הקשר המרכזיים אחרי השבוע הראשון.
- אילו נושאים עדיין דורשים ליווי אחרי 30, 60 ו-90 ימים, והאם הם קשורים לקליטה, להכשרה או לתפקיד עצמו.
- איזה משוב נותנים העובדים החדשים על התהליך ואילו שינויים חוזרים ביותר ממשוב אחד.
כדאי לתעד את המסקנות ולתקן את תהליך הקליטה עצמו. כך העובד הבא לא נתקל באותה בעיה רק משום שהארגון התרגל לפתור אותה ידנית.
מרכזים את תהליך הקליטה במקום אחד
כאשר מסמכים, משימות, חומרי הדרכה וסטטוסים מפוזרים בין מיילים, הודעות וקבצים, קשה לדעת מה העובד כבר השלים ומה עדיין חסר. ב-קונקטים אפשר לרכז פרטי קליטה ומסמכים, לעקוב אחר השלמת שלבים ולהקצות לעובדים מידע, משימות וקורסים לפי הצורך.
אפשר גם להגדיר מראש תפקידים והרשאות, לאסוף פרטים וטפסים ולראות אילו חלקים בתהליך עדיין ממתינים להשלמה. לעובדי שטח ומשמרות היתרון הוא שהעובד יכול לבצע חלק גדול מהקליטה דרך הטלפון, בלי להיות תלוי במחשב במשרד.
תהליך קליטה מסודר צריך להשאיר פחות דברים לזיכרון. כאשר ברור מה צריך לקרות, מי אחראי ומתי בודקים שהשלב הושלם, קל יותר לתת לכל עובד חדש התחלה עקבית ולהתקדם משם לעבודה השוטפת.
