במסעדה מגייסים מלצר חדש, מדריכים אותו במשך שבועיים, ואז הוא עוזב. המנהל מפרסם שוב מודעת דרושים, עובד ותיק מתפנה לחנוך מחליף והצוות הקיים מכסה בינתיים משמרות חסרות. חשבונית הגיוס עצמה היא רק חלק מהעלות.
כדי לצמצם הוצאות גיוס ושימור עובדים, כדאי להבין היכן התחלופה פוגעת בעסק: כמה זמן לוקח לאייש משרה, מה קורה עד שהעובד החדש יכול לעבוד עצמאית ומדוע עובדים עוזבים לפני שההשקעה בהם מתחילה להחזיר את עצמה.
מתחילים בחישוב העלות האמיתית של עזיבת עובד
העלות הישירה עשויה לכלול תשלום על פרסום משרה, בדיקות נדרשות וציוד ייעודי לעובד החדש. זמן של אנשי הגיוס והחונכים הוא משאב נוסף שיש להעריך בנפרד, בעיקר כשהם מתפנים ממשימות אחרות. לכך עשויות להצטרף שעות שהמנהלים מקדישים לחפיפה, ירידה זמנית בקצב העבודה ועומס נוסף על עובדים ותיקים.
כדאי להפריד בין הוצאה שמשולמת בפועל לבין זמן עבודה פנימי כדי שלא לספור אותו פעמיים. לדוגמה, כאשר מנהל חונך עובד חדש במשך עשר שעות, אפשר לייחס לחפיפה את עלות שעות עבודתו הרלוונטיות. אם שעות אלה כבר נכללות בתקציב כוח האדם, מציגים אותן כעלות הקצאה או הזדמנות ולא כהוצאה חדשה נוספת בהכרח.
נניח שעסק שילם 1,200 ש"ח על פרסום משרה, הקדיש 12 שעות ראיונות בעלות מחושבת של 100 ש"ח לשעה והשקיע 20 שעות חניכה בעלות מחושבת של 80 ש"ח לשעה. סך הרכיבים שנכללו בדוגמה הוא 4,000 ש"ח. מתוך הסכום הזה, 2,800 ש"ח הם עלות זמן פנימי מחושבת ולא בהכרח הוצאה נוספת במזומן. זוהי דוגמת חישוב בלבד, שאינה כוללת את כל העלויות האפשריות ואינה משמשת אמת מידה לענף. בחישוב עלות כולל יש להימנע מספירה כפולה של זמן העובדים שכבר נכלל בתקציב כוח האדם.
החישוב עוזר להשוות בין תפקידים ולזהות מקרים בהם עזיבה מוקדמת חוזרת ומייצרת עבודה כפולה.
בדקו באיזה שלב העובדים עוזבים
עזיבה בשבוע הראשון מצביעה לעיתים על פער בין תיאור התפקיד לבין המציאות, על חפיפה חסרה או על תנאי עבודה שלא הובהרו מראש. עזיבה אחרי חצי שנה יכולה להיות קשורה לסידורי עבודה, לקשר עם המנהל או להיעדר אפשרות להתפתח.
בדקו בנפרד עזיבה ביוזמת העובד, סיום העסקה מסיבות אחרות ומעבר לתפקיד אחר בתוך העסק. אפשר להוסיף שיחת עזיבה קצרה, אך לא להסתמך רק עליה. כדאי לשוחח גם עם עובדים שנשארו כדי להבין אילו תהליכים עובדים היטב.
היזהרו מהסקת מסקנות מצוות קטן. אם בצוות של חמישה עובדים אחד עזב, אחוז התחלופה נראה גבוה אף שהתמונה יכולה להיות שונה מצוות של מאה עובדים. בדקו מספרים מוחלטים והקשר.
כתבו מודעת דרושים שמציגה את העבודה כפי שהיא
מודעת דרושים שמבטיחה 'שעות גמישות' לתפקיד שבו רוב המשמרות קבועות עלולה למשוך מועמדים עם ציפיות לא נכונות. ציינו היכן העבודה מתבצעת, אילו משמרות נדרשות, מה כולל התפקיד הפיזי או השירותי ומה דרישות הסף האמיתיות.
אם עובד נדרש לעמוד שעות ארוכות, לעבוד בסופי שבוע בכפוף לדין או להגיע לאתרי לקוחות, כדאי להסביר זאת עוד לפני הקבלה לעבודה. ניסוח הוגן עשוי להפחית פניות לא מתאימות ואת הסיכון לעזיבה בגלל אי-הבנה.
אין צורך להעמיס דרישות שאינן קשורות לתפקיד. מבחן מעשי קצר וממוקד, כאשר הוא מתאים לתפקיד ומבוצע בהגינות, יכול לתת תמונה טובה יותר מרשימת תארים ארוכה.
צמצמו עיכובים בקליטה ושמרו על ההכשרה הנדרשת
קליטת עובד חדש יכולה להיות מסודרת גם בלי בירוקרטיה מיותרת. הכינו מראש הרשאות, ציוד, פרטי איש קשר וסידור משמרות. ביום הראשון העובד צריך לדעת מי מלווה אותו, מה המשימות שמותר לו לבצע ומתי תיבדק המוכנות שלו לעבודה עצמאית.
במשרות שטח חשוב לתכנן חניכה באתר האמיתי. עובד ניקיון יכול ללמוד על חומרי העבודה, הלקוח והסדר הנדרש לביצוע המשימות; עובד מחסן צריך להבין את נהלי הסריקה, ההעמסה והבטיחות המתאימים. אין לקצר הדרכה מקצועית או בטיחותית שחובה לקיים.
כדאי למדוד כמה זמן חולף עד שעובד חדש יכול לבצע את משימות הליבה בצורה תקינה ובטוחה. מדד כזה מועיל יותר מסימון 'הקליטה הושלמה' לאחר שליחת טופס אחד.
הפחיתו שינויים מיותרים בסידור העבודה
שיבוץ בלתי צפוי יכול להיות סיבה לחיכוך ולעזיבה. פרסמו סידורים מראש ככל האפשר, אספו אילוצי זמינות והגדירו תהליך ברור לבקשת החלפה. בדקו אם משמרות מסוימות מתמלאות תמיד ברגע האחרון.
בענפים בהם הפעילות משתנה מיום ליום לא ניתן לבטל את כל השינויים. אפשר בכל זאת לזהות דפוסים ולתכנן טוב יותר. למשל, אם בימי חמישי יש עומס קבוע במסעדה, שיבוץ מחזק מראש עדיף על קריאת חירום חוזרת לעובד שכבר סיים את עבודתו.
יש לשמור על הוראות הדין וההסכמים החלים על שעות עבודה, מנוחה ותשלום שכר. חיסכון שמבוסס על עבודה שלא נרשמה כראוי אינו חיסכון לגיטימי.
תנו למנהלים כלים לזהות בעיות מוקדם
מנהל משמרת צריך לדעת לשאול עובד חדש מה עדיין לא ברור לו, לזהות עומס חוזר ולטפל בפנייה לפני שהיא הופכת לעימות. הכשירו את המנהלים לשיחות קצרות ותכליתיות, ולא רק למעקב אחרי ביצועים.
אפשר לשאול אחרי השבוע הראשון: האם המשימות הוסברו? האם הציוד זמין? האם השיבוץ תואם למה שסוכם? ומה היה משנה את חוויית העבודה כבר בשבוע הבא? חזרו לעובד עם תשובה גם כשאי אפשר לפתור את הבעיה מיד.
איך בודקים אם תוכנית השימור חוסכת כסף?
בחרו תקופת בסיס והשוו אליה תקופה דומה לאחר שינוי תפעולי. עקבו אחר מספר העובדים שעזבו בתקופת הקליטה, משך איוש המשרות, שעות החניכה והעלות המחושבת של כל גיוס. רשמו בנפרד גם את עלות תוכנית השימור עצמה: זמן מנהלים וחונכים, הדרכה נוספת, ציוד, התאמות למשמרות או תשלומים לספקים. חלק מהזמן הזה כבר נכלל בתקציב כוח האדם, ולכן יש להבחין בין הוצאה נוספת לבין זמן עבודה שהוקצה מחדש. לצד העלויות בדקו גם איכות ובטיחות, כדי לוודא שהחיסכון אינו בא על חשבונן.
דוגמה להערכת כדאיות, לא לתחזית: אם עלות החלפת עובד מחושבת ב-4,000 ש״ח ובעסק נדרשו שתי החלפות פחות מאשר בתקופה דומה, ערך העלויות שנמנעו לכאורה הוא 8,000 ש״ח. אם ההשקעה בשיפור הקליטה והמשמרות עלתה 2,500 ש״ח, הפער המחושב הוא 5,500 ש״ח. זה אינו בהכרח חיסכון במזומן, מפני שחלק מעלות התחלופה משקף זמן עבודה פנימי. גם אין להסיק שהשינוי לבדו גרם לירידה בעזיבות: יש לבדוק את היקף הגיוס, העומס, העונתיות וההבדלים בין התקופות.
מה כדאי לכלול בחישוב עלות התחלופה?
כדי לחשב את עלות התחלופה אצלכם, רשמו לכל משרה ארבע קבוצות נתונים: תשלומים לספקי גיוס ופרסום; שעות מיון וראיונות; שעות חניכה והכשרה; ועלויות תפעוליות נוספות שאפשר לייחס באופן סביר לעזיבה ולהחלפה. ליד כל רכיב ציינו אם הוא תשלום נוסף או זמן עבודה שכבר תוקצב. בבדיקת כדאיות של תוכנית שימור מוסיפים גם את עלות היישום והתחזוקה שלה, כדי שלא להציג ירידה בתחלופה כחיסכון נטו בלי לחשב כמה עלה להשיג אותה.
איפה קונקטים יכולה לעזור?
קונקטים יכולה לסייע בקליטת עובדים עם חומרי הדרכה, טפסים ומשימות מסודרות, בפרסום סידורי עבודה ובהנגשת עדכונים לעובדי שטח. באמצעות סקרים ופניות מהצוות אפשר גם לזהות קשיים ולתעד טיפול בהם.
התחילו בתהליך שהעלות שלו ברורה: למשל חפיפה שחוזרת בכל גיוס או שינויים מאוחרים במשמרות. הגדירו לפני השינוי מה רוצים לשפר, ולאחר מכן בדקו אם העובדים נכנסים לתפקיד בצורה חלקה יותר ואם נדרשים פחות תיקונים.
