תוכן עניינים
כל חברה נאלצת להשקיע משאבים רבים בגיוס ובשימור עובדים. מדובר באחד התהליכים שגובים הכי הרבה אנרגיה ומשאבים ממחלקת משאבי אנוש, שכן הידע שהעובד צבר במהלך תקופת העבודה יחד עם כל ההשקעה בהכשרות שלו, הולך לאיבוד וכעת נדרש להשקיע בעובד חדש שייקח את מקומו, וכמובן שזה תהליך שעולה בזמן ומאמץ. ההשלכות הישירות הן כמובן פגיעה בפרודוקטיביות וכיוצא מכך בהכנסות הארגון.
ישנן סטטיסטיקות רבות בנושא וכמובן שאינן אחידות לכלל התעשיות והתחומים, אך מפרספקטיבה חוצת תעשיות משך הזמן הממוצע שלוקח להעסיק עובד חדש במקום עובד שעזב הוא 42 ימים וכמובן שכל יום בו תפקיד מסוים אינו מאוייש, משמעותו אובדן הכנסות. הגיוס עצמו עולה לא מעט כסף וכולל תשלום לאנשי מקצוע לאיתור אנשים מתאימים ותקציבי פרסום גדולים המגיעים לעד כדי 35% מהשכר השנתי הממוצע של העובד החדש. אם מתכללים את כל רכיבי העלות, החלפת עובד ותיק בעובד חדש עולה לארגון כ-20% מהשכר השנתי הממוצע של העובד הוותיק ולמעלה משליש מהעובדים (36% אם לדייק) עוזבים את התפקיד לאחר 12-18 חודשים בלבד, מה שעולה לארגון הון עתק.
קיימות 3 אופציות להפחתת עלויות הנובעות מחילופי עובדים. הראשונה, לאתר עובדים חדשים בצורה מהירה וזולה יותר. השנייה, לזרז את תהליכי הגיוס וההכשרה לאחר שלב האיתור. והשלישית, לצמצם את תחלופת העובדים ולעלות את הזמן הממוצע שעובד נמצא בארגון. בבלוג זה נרחיב על האופציה השניה והשלישית.
כיצד אפשר לזרז את תהליכי הגיוס וההכשרה?
מהרגע שהעובד מקבל את האישור המיוחל שהוא התקבל ומתחיל לעבוד בחברה, מתחיל תהליך כניסת העובד לארגון. תהליך הקליטה אמור להתנהל כמו אולר שווצרי – יעיל, ממוקד ואפקטיבי. אשר מטרותיו העיקריות הן-
- לתת לעובד את החוויה הכי טובה בכניסה לארגון. לעזור לו להבין שהוא קיבל החלטה נכונה ובשאיפה שימליץ לעובדים נוספים להצטרף.
- להכשיר את העובד כמה שיותר מהר על מנת שתוך חודש עד שלושה חודשים ההשקעה בעובד תחזיר את עצמה והוא יהיה עובד מן המניין, פורדקטיבי ורווחי לחברה.
כאשר מסתכלים על הדרך בה נעשים הדברים היום, שעות אדם רבות מושקעות בתהליך הקליטה של העובד: בן אם על ידי העובד החדש, הסובבים אותו או של נותני השירות בארגון. משימות לוגיסטיות, תיאומי פגישות, הדרכות פנים מול פנים , החתמה של מסמכים ועוד – כולם עולים לנו בהרבה זמן וכסף.
אז איך מייעלים את התהליך? את מזרזים אותו ומצמצמים את שעות האדם מבלי לפגוע באיכות ובמקצועיות?
בשלב ראשון מפרידים בין אותם דברים שבאמת נדרשים לליווי אישי כמו שיחה אישית, הדרכות קריטיות או היכרות לצוות לבין אלמנטים שניתן להעביר לאפליקציה פנים ארגונית.
דמיינו עולם בו ביום הראשון עם הגעת עובד חדש, הוא מקבל גישה לאפליקציה הפנים ארגונית בה הוא רואה הקלטה של מנכ"ל/ית הארגון המברכים אותו על הצטרפותו ומסבירים לו בקצרה על החברה והערכים שלה. לאחר מכן הוא מוצא באפליקציה את כל המסמכים שהוא נדרש לחתום עליהם מטופס 101 עד לטופס הזמנת המדים. הכל מוכן ונגיש עבורו: הצ׳קליסט הדיגיטלי שילווה אותו לאורך יומו הראשון, כל החומרים אותם הוא נדרש לקרוא, ההסברים על התחנות בהן הוא נדרש לעבור ״בשרשרת החיול״ ומה עליו לעשות בכל תחנה ותחנה וכמובן היכולת לתת לכל תחנה לחתום לו ישירות באפליקציה. אין דף ועט, אין בלבול, אין הלוך חזור – הכל נגיש, קל והכי חשוב, מדיד.
ומה עוד אפשר (ונכון) לשים באפליקציה? כלל ההדרכות הרלוונטיות, על כל סוגי המדיה השונים – סרטונים, קורסים ומבחנים שילוו את העובד לאורך שלושת החודשים הראשונים שלו בארגון. סקרים קצרים ואוטומטים, ליום הראשון, השבוע הראשון והחודש הראשון, טופס פידבק על החוויה ועוד. כך יהיה לכם דופק שהכל מתנהל כהלכה ובקצב הנכון ויציף עבורכם את המקומות בהם ניתן לשפר ולייעל את התהליך שוב ושוב ושוב.
כיצד לצמצם את תחלופת העובדים ולהאריך את הזמן הממוצע שעובד נשאר בארגון?
הנתונים מצביעים על כך שעובדים שמחוברים למטרות ולמהות הארגון בסבירות גבוהה ישארו זמן ארוך יותר בעבודה. מחקרים מראים שחברות עם מחוברות ארגונית גבוהה הן חברות בהן הסיכוי לעזיבת עובדים נמוך ב-45% ביחס לחברות אחרות.
אבל כיצד מייצרים מחברות ארגונית? איך מייצרים שייכות או גאוות יחידה? תחושה משפחתית המביאה איתה את המחוייבות הנכספת מצד העובד?
כאן בדיוק נכנסת לתמונה אפליקציה פנים ארגונית אשר תפקידה המרכזי לשים את העובד במרכז ולחבר אותו ואת כלל העובדים לארגון. מטרתה לייצר שלושה עמודי בסיס שיתמכו בעובד:
הראשון לאפשר לכל עובד ועובד להשאר מעודכן במידע הרלוונטי עבורו ואודות החברה והעשייה שלה ברמה היום יומית. השני, לתת לעובדים להציף ולהעביר מידע בצורה פשוטה זמינה ונוחה. והשלישי, להוריד את ״החיכוך״ הכרוך בתהליכים לוגיסטיים ״מבאסים״ שאליהם נדרש העובד.
אפליקציה פנים ארגונית מאפשרת תקשורת טובה יותר בין חברי הארגון. היא יכולה לשמש כפלטפורמה יעילה לפידבק מיידי מצד העובדים במחלקות השונות בכל הנוגע לשירותים או מוצרים שהחברה מספקת. אפליקציה כזאת מחברת את העובדים לארגון בצורה נהדרת, כי היא מאפשרת קו ישיר למעסיק ומשלבת את התקשורת היומיומית איתו בצורה פשוטה וחלקה. עם אפליקציה כזאת עובדי החברה מקבלים עדכונים שוטפים על המתרחש בחברה, על אירועים חשובים וגם על תוכניות עתידיות שהחברה מתכננת. נסו לדמיין מציאות בה כל המידע החיוני והחשוב הזה נמצא במרחק קליק עבור עובדי הארגון שלכם. תקשורת פנים ארגונית טובה מבטיחה עובדים מעורבים, הקשובים לצרכי החברה, יודעים לתת פידבק ולענות על סקרים בשעת הצורך. האם אפשר בכלל להשוות אפליקציה כזאת לשיטה הישנה בה מידע זורם לעובדים רק ״מלמעלה״ ואינו משאיר מקום כמעט בכלל להבעת דעה או מת פידבק?
כשארגון מאמץ פלטפורמה לתקשורת פנים ארגונית, העובד נושא עימו פיסה קטנה מהחברה לכל מקום שהוא הולך אליו, מה שגורם לו להזדהות ולתחושת שייכות גדולה. אפליקציה פנים ארגונית היא הדרך האידיאלית להגיע לאחרון העובדים וכיוצא מזה לייצר מחוברות אורגנית. היא מגדילה את מעורבות העובדים, יכולה להקטין את עלויות החברה כתוצאה מעובדים שעוזבים את הארגון ב-12.6% ולחסוך לחברה 65% מההוצאות הנלוות לתהליך הגיוס וההכשרה של עובד חדש. בנוסף, היא יכולה להפחית את הזמן שחולף עד למציאת עובד חדש ב-25.8 ימים ואת העלויות ב-15%. הודעות פוש שנשלחות באמצעות אפליקציה כזאת מגדילות את הסיכוי שהעובדים ייקראו את התוכן בלמעלה מ-800% (!). על פי מחקרים, עובדים שמרגישים ניתוק מהחברה גורמים לנזקים בסדר גודל של 35% מהשכר שלהם. החדשות הטובות: ניתן לחסוך כ-80% מההוצאות הללו על ידי שימוש באפליקציה פנים ארגונית.
לסיכום, גם אם יש לכם פורטל ארגוני, וגם אם העובדים שלכם במקרה משתמשים בו ויש להם מחשב זמין עם אימייל חברה ואפילו פגישות פנים אל פנים תדירות, אפליקציה פנים ארגונית בעידן המובייל היא פתרון אידיאלי ופשוט עבור כל ארגון, ומהווה מקפצה של ממש למימוש הצמיחה הפוטנציאלית של הארגון. בשנת 2019 אין תחליף לטלפון חכם שזמין לכלל עובדי הארגון בכל זמן ובכל מקום ומספק להם את החוויה שהם מצפים לו.
