אם פעם התקשורת שלנו הייתה מתבצעת ברובה בשיחות טלפון, כיום רובה מתבצעת דרך הודעות מיידיות – ובאופן ספציפי, בוואטסאפ. עם למעלה מ-100 מיליארד הודעות שנשלחות מדי יום, בידי כ- 2 מיליארד משתמשים ברחבי העולם, היא הינה פלטפורמת המסרים המיידיים הפופולרית ביותר כיום.
גם בישראל וואטסאפ מהווה את כלי התקשורת העיקרי של רוב האנשים, וארגונים רבים אימצו את הפלטפורמה הזו גם לטובת תקשורת פנים ארגונית. אך למרות יתרונותיה הרבים ונוחות הפלטפורמה, כשמדובר בכלי עבודה מקצועי, נראה שיש דווקא יותר חסרונות מיתרונות.
על רקע זה, ערכנו לאחרונה סקר מקיף שבדק את השימוש בוואטסאפ ככלי לתקשורת פנים ארגונית. נראה כי למרות שמדובר בכלי חינמי, קל לשימוש וכזה שכולנו משתמשים בו ביומיום, המאפשר תקשורת אישית וקבוצתית, עבודה עם וידאו, שיתוף קבצים והצפנה מקצה לקצה, כשמדובר בכלי עבודה, יש איתו כמה בעיות שכדאי להכיר.
4 חסרונות של תקשורת בוואטסאפ שבטח לא חשבתם עליהם
1. אין הפרדה בין המקצועי והאישי – תמיד אמרו לנו שלא כדאי לערבב בין ביזנס ופלז'ר – ומסתבר שלא בכדי. במקרה הטוב, שימוש באותה פלטפורמה לשליחת מסרים בחיינו האישיים והמקצועיים יכול להוביל לאי הבנות. במקרה הפחות טוב הוא יכול לגרום לנזקים לארגון ולמבוכה רבה – למשל, במקרים של שיתוף מידע ארגוני רגיש עם קבוצה פרטית, או שליחת תמונה אישית בקבוצת העבודה.
אין זה מפתיע, כי כ- 56% מהעובדים מאמינים שתקשורת אישית ומקצועית צריכות להתקיים בשני ערוצים נפרדים. יש בכך היגיון – מצד אחד, שימוש באותה הפלטפורמה עלול להקשות על העובדים להתנתק לאחר שעות העבודה, דבר שעלול להוביל לירידה בפריון העבודה ולשחיקתם. מצד שני, הסחות דעת בצורת הודעות אישיות במהלך יום העבודה עשויות להוביל לחוסר ריכוז וירידה בפרודוקטיביות. למעשה, שני הצדדים יוצאים מופסדים.
2. בעיות אתיות ומשפטיות – כולנו מכירים את ההרגשה המלווה את צליל ההודעה הנכנסת בוואטסאפ בתשע בערב, שמסתבר שמאחוריה עומד הבוס. כאשר מנהלים שולחים לעובדיהם הודעות מעבר לשעות עבודתם, יש בכך כדי ליצור עליהם לחץ להגיב – על אף שאין הם מקבלים על זמן זה שכר. יש בכך כדי לטשטש את הגבול הברור שבין זמן עבודה לזמן אישי, שעלול לייצר בעיות אל מול הממונים, פגיעה ברווחה הנפשית ואף, כאמור, בעיות משפטיות.
בהתאם, כ- 54% מהמשיבים, קוראים לממשלה לחוקק חוקים בנושא, אשר יאסרו על מעסיקים לדרוש מעבודיהם לענות להודעות הקשורות למקום העבודה בזמנם הפרטי.
3. עוברים מקום עבודה ונשארים מחוברים – בעולם מתוקן, עובד שעוזב את מקום העבודה שלו גם אמור להתנתק מכל פלטפורמות התקשורת הפנים ארגוניות. בכל זאת, מסתבר כי בפועל, כאשר התקשורת הפנים ארגונית מתבצעת דרך הוואטסאפ, אין זה המצב.
נתוני הסקר מצביעים על כך כי למעלה מרבע מהעובדים עדיין משתתפים בקבוצות וואטסאפ של מקומות עבודה קודמים. נתון זה אף קופץ לשליש כשמדובר בעובדים השייכים לדור הצעיר!
אין ספק כי נוכחות של עובדים לשעבר, בקבוצות הוואטסאפ הפנים ארגוניות השונות לאחר תום העסקתם, מהווה דבר בעייתי ביותר שיכול לפגוע בחברה, במיוחד במצב בו הם מתחילים לעבוד אצל המתחרים.
זה בדיוק מה שקרה, כשסמנכ"ל תפעול של חברה קמעונאית ישראלית עבר לעבוד אצל המתחרים ונשאר חבר בקבוצת הוואטסאפ של החברה שעזב, במשך ארבעה חודשים נוספים. לאורך כל הזמן הזה הוא המשיך להיות חשוף למידע חסוי, שכלל דוחות כספיים יומיים, מידע על מבצעים, השקות עתידיות ומידע רגיש נוסף, שלא היה אמור להיות נגיש עבורו.
נשאלת השאלה, על מי מוטלת האחריות להסיר עובדים שעוזבים את מקום העבודה מקבוצות הוואטסאפ הפנים ארגוניות? אין לכך תשובה חד משמעית.
כ- 48% מהנשאלים סבורים, כי האחריות מוטלת על העובד העוזב; ואילו כ- 37% סבורים, כי האחריות היא דווקא של המעסיק. אין זה מפתיע, איפוא, כי עובדים נשארים בקבוצות גם לאחר עזיבתם.
4. חשיפה לתכנים לא רצויים – נראה כי תקשורת פנים ארגונית המתבצעת דרך פלטפורמת הוואטסאפ אשר, כאמור, מהווה גם פלטפורמה לתקשורת בינאישית, מגדילה את הסיכוי להיחשף לתכנים לא הולמים ואף פוגעניים.
אולי הנתון המדאיג ביותר שהסקר חשף, הוא כי 1 מכל 5 עובדים נחשפו בזמן זה או אחר לתכנים מסוג זה בקבוצות הוואטסאפ הארגוניות. יש לכך פוטנציאל לפגיעה משמעותית בעובדי החברה, דבר שבהכרח יכול להשפיע על יכולת עבודתם, המורל שלהם וההרגשה האישית שלהם. עבור עסקים, מדובר בעניין חמור במיוחד שעלול לפגוע במוניטין החברה ואף לחשוף אותה לתביעות משפטיות.
אין ספק שניתן להימנע מתכנים לא הולמים בקבוצות הוואטסאפ באמצעות מדיניות ונהלים ברורים להתנהלות הולמות בערוצי התקשורת הפנים ארגונית. עם זאת, הסקר מגלה כי למחצית מן החברות לא קיימים פרוטוקולים מסוג זה!
לסיכום, נראה כי למרות שפלטפורמת הוואטסאפ מהווה כלי נהדר לתקשורת בינאישי – היא פשוט לא מתאימה לעסקים. במקום זאת, על ארגונים לשקול כלים חלופיים – פלטפורמות למסרים מיידיים הייעודיים לעבודה פנים ארגונית – המציעים אבטחה טובה יותר ותכונות המותאמות במיוחד לתקשורת בסביבת עבודה מקצועית ורצינית.