בעידן הדיגיטלי הנוכחי, הודעות מיידיות הפכו לכלי חיוני לתקשורת, בין היתר גם במקום העבודה. עם זאת, בעוד שאפליקציות כמו WhatsApp, המשמשות עסקים רבים בישראל לצרכי עבודה, עשויות להיראות נוחות וזמינות, טמונים בהן מגוון אתגרים וסכנות משפטיות עבור מעסיקים. סיכונים אלה יכולים לבוא לידי ביטוי החל מזליגת מידע סודי של החברה ועד לשימוש בחלקי התכתבויות כראייה של העובד כנגד המעסיק, זאת במטרה להוכיח טענות של פיטורים שלא כדין, התעמרות בעבודה, הטרדה מינית ועוד., כך שהשימוש באפליקציית WhatsApp עלול ליצור סיכונים משמעותיים למעסיקים בעת שימוש יומיומי באפליקציה זו לצורך תקשורת שגרתית ופנים ארגונית.
כדי לצמצם חשיפה זו עבור מעסיקים, חיוני שתהיה מדיניות ברורה לתקשורת באמצעות האפליקציות הללו, והנחיות לתקשורת פנים ארגונית בעבודה. במאמר זה נציג עצות לאופן השימוש באפליקציות מסרים מיידים במקום העבודה, במטרה לצמצם את הסיכונים הטמונים בהן. המאמר יסקור את החשיבות של מדיניות תקשורת ברורה והיתרונות של שימוש בפלטפורמות תקשורת פנים ארגוניות מורשות במקום שימוש באפליקציות בלתי רשמיות. על ידי הקפדה על ההנחיות שיוצגו במאמר זה, ניתן להבטיח שימוש ב-WhatsApp לצרכים עסקיים בצורה יעילה ובטוחה.
שיקולים פרקטיים וטיפים מעשיים
בראש ובראשונה, נדרשת מודעות לסיכונים הפוטנציאליים, והאתגרים המשפטיים הכרוכים בשימוש באפליקציות כמו WhatsApp לצרכי עבודה – כך שאם קראתם את המאמר הקודם שלי, כבר עשיתם את הצעד הראשון.
לאחר מכן, נדרשת פעילות מעשית של קביעת מדיניות ומתן הנחיות ברורות לעובדים ולמנהלים. פיתוח מדיניות ברורה לגבי השימוש באפליקציית מסרים מיידיים בעבודה עשויה לצמצם את הסיכונים האמורים. על-ידי הגדרת ציפיות ברורות לאופן שבו עובדים צריכים להשתמש באפליקציית מסרים מיידים לצרכי עבודה, העובדים ידעו את גבולות התקשורת המותרת. לדוגמה, ניתן לקבוע כללים לגבי סוגי ההודעות המותרים, האם ניתן להקליט הודעות קוליות, האם ניתן לשלוח תמונות, האם ניתן לפתוח קבוצות חדשות וכדומה. כמובן, יש לנקוט בצעדים הנדרשים כדי להבטיח שהעובדים מבינים את נהלי התקשורת הפנים ארגונית ומיישמים אותם.
ניתן ליצור תקנון או מדיניות נפרדת ולהחתים את העובדים, או לכלול את הדברים בהסכמי העבודה – בדומה לנהלים הכלולים בהם, המתייחסים לשימוש במחשבים או בטכנולוגיה אחרת. מסמך מעין זה הוא הסכם מחייב לכל דבר ועניין, המאפשר לנקוט בצעדים ופעולות כנגד עובדים המפרים את הכללים.
חשוב, במקביל, להמשיך ולהתעדכן באופן שוטף בהתפתחות החקיקה והפסיקה בתחום. לא די בסקירת המצב המשפטי הנוגע לתקשורת פנים ארגונית וחוקי פרטיות והגנת מידע פעם אחת. כבעל עסק, יש להישאר מעודכן בכל חוק או תקנה רלוונטית ולעדכן את מדיניות החברה וההנחיות לעובדים בהתאם.
לגישתי, הדרך הטובה ביותר לצמצם את הסיכונים הטמונים באפליקציית מסרים מיידים כדוגמת WhatsApp היא להמעיט את השימוש בהן. יש להעביר את התקשורת בארגון לפלטפורמה מורשית וייעודית, בה ניתן לערוך פיקוח ולשלוט על המתרחש בקבוצות הארגוניות, באופן שיובל לרמת שיח רשמית ומקצועית יותר – ללא בעיות וסיכונים.
תקשורת פנים ארגונית 2.0
מעבר לפלטפורמת תקשורת פנים ארגונית מאובטחת, שנבנתה במיוחד לעסקים ותוך הבנת צרכיהם, כדוגמת Connecteam, יכולה להוות פתרון אולטימטיבי המאפשר שימוש בהודעות מיידיות וביתרונותיהן, אך מפחית משמעותית את הסיכונים המשפטיים הטמונים באפליקציות מסרים מיידיים כמו WhatsApp. פלטפורמה כזו מאפשרת שליטה ופיקוח על התקשורת בקבוצות הארגוניות, ומבטיחה שכל המסרים והמידע המוחלפים בתוך הארגון מתאימים, מקצועיים ונותרים מאובטחים ובתוך החברה.
על ידי מעבר לפלטפורמת תקשורת פנימית ארגונית מאובטחת כמו Connecteam, ניתן להבטיח שהתקשורת בתוך הארגון נותרת מקצועית, יעילה ומאובטחת, ואף לשפר את הפרודוקטיביות במקום העבודה באמצעות מגוון תכונות שתוכננו במיוחד לצורך זה.
לסיכום, חיוני לעסקים להיות מודעים לסכנות המשפטיות הפוטנציאליות הכרוכות בשימוש באפליקציות הודעות פופולריות כמו WhatsApp למטרות עבודה. ניתן למזער סיכונים ולהגביר את מודעות העובדים לתקשורת מקובלת על ידי קביעת מדיניות והנחיות ברורות לתקשורת פנים. עם זאת, הפתרון הטוב ביותר לעסקים הוא לעבור לפלטפורמת תקשורת פנימית ארגונית מאובטחת, כדוגמת Connecteam. פלטפורמה מסוג זה מיועדת במיוחד לעסקים ולצרכיהם הייחודיים, ומבטיחה שכל ההודעות והמידע המוחלפים בתוך הארגון יהיו מקצועיים ומאובטחים. על ידי ביצוע המעבר לפלטפורמה כזאת, עסקים יכולים להפיק תועלת מפרודוקטיביות מוגברת במקום העבודה ומשקט נפשי בידיעה שהתקשורת שלהם מאובטחת ומותאמת לחוק.