שלושה עובדים מצטרפים לארגון באותו שבוע. אחד עדיין מחכה להרשאה למערכת, השנייה לא קיבלה ציוד והמנהל של השלישי כלל לא ידע שהוא אמור להתחיל ביום ראשון. לכל אחד מהם יש תוכנית קליטה, אבל איש אינו רואה את התמונה המלאה.
כשקולטים כמה עובדים במקביל, צריך לדעת מי מתחיל ומתי, אילו משימות נשארו פתוחות, מי אחראי להן ומה עלול לעכב את תחילת העבודה. המדריך הזה עוסק בניהול התהליך בין צוותים ומנהלים, מחלוקת אחריות ועד טיפול בחסמים. לתכנון הקליטה של עובד יחיד, כולל הימים הראשונים ותוכנית 30-60-90, ראו את המדריך לקליטת עובדים.
מתחילים מרשימת קליטות ולא מרשימת משימות מפוזרת
הכינו טבלת מעקב שבה כל שורה מייצגת עובד חדש. לצורך בקרה בסיסית מספיקים שם העובד, תפקיד, אתר או צוות, תאריך התחלה, מנהל אחראי, מצב הקליטה והנושא שמעכב את ההתקדמות, אם קיים. מסמכים ופרטים אישיים רגישים שומרים בנפרד, במקום מוגבל הרשאות.
לצד הרשימה המרכזית דרושה רשימת משימות אישית לכל עובד. זו יכולה להיות רשימה קצרה מאוד בעסק קטן, כל עוד לכל משימה יש אחראי ומועד יעד. בארגון שקולט עובדים לתפקידים שונים כדאי ליצור מסלול בסיסי משותף ולהוסיף משימות לפי תפקיד, סניף ודרישות ההכשרה.
לדוגמה, ביום ראשון אמורים להצטרף שני עובדים לסניף תל אביב ועובדת אחת לצוות שטח. ברשימת הקליטות אפשר לראות שעובדת השטח מוכנה להתחיל, לאחד מעובדי הסניף חסר תג כניסה ולעובד השני טרם נקבע חונך. ליד כל חסם מופיעים האחראי, מועד היעד ומועד העדכון האחרון. כך המנהל יכול לטפל בשתי הבעיות לפני סוף השבוע במקום לגלות אותן בשעת פתיחת המשמרת.
כדאי להציג גם תלות בין משימות. למשל, איש המחשוב לא יוכל להפעיל הרשאה עד שייווצר חשבון משתמש, והמנהל הישיר לא יוכל לקבוע חפיפה לפני שתאריך ההתחלה יאושר. אם מתעדים את התלות לצד האחראי והמועד, אפשר לטפל בגורם לעיכוב במקום לשלוח שוב ושוב תזכורות על אותה משימה.
קובעים בעל אחריות לתהליך כולו
כאשר המשימות מחולקות בין כמה אנשים, כדאי למנות מתאם קליטה אחד. תפקידו אינו לבצע כל פעולה בעצמו, אלא לבדוק שהמשימות הוקצו, לזהות עיכובים ולוודא שהעובד והמנהל קיבלו עדכון.
לצורך הבקרה אפשר להשתמש בחמישה מצבים: טרם התחיל, בהכנה, היום הראשון הושלם, בהשתלבות וסיום קליטה. סטטוס כזה נועד לניווט מהיר בלבד. עובד שהסטטוס שלו הוא ״בהשתלבות״ עדיין יכול לחכות לאישור הדרכה חיוני, ולכן צריך להציג לצדו משימות פתוחות או חסמים. אין להעביר עובד לסטטוס שהושלם רק משום שחלף תאריך.
כדאי להחזיק תצוגת מעקב שבועית עם העמודות הבאות: עובד ותפקיד; מועד התחלה; אחראי לקליטה; שלב נוכחי; המשימה הקרובה; אחראי למשימה; תאריך יעד; חסם והחלטה; אסמכתה להשלמה. בתצוגה משותפת אפשר להסתפק במינימום פרטים מזהים, ולשמור מסמכים אישיים במערכת מוגבלת הרשאות.
חלוקת אחריות מעשית
משאבי אנוש מרכזים את מסמכי ההצטרפות ואת התיאום המנהלי. המנהל הישיר מגדיר תפקיד, חפיפה וציפיות, ומתעד את התקדמות העובד. בעלי תפקידים מקצועיים אחראים לציוד, גישה למערכות ולהכשרה הנדרשת. העובד עצמו צריך לדעת מה עליו להשלים, ממי לבקש עזרה וכיצד לעדכן אם נתקל בקושי.
חלוקת האחריות משתנה לפי גודל העסק. במסעדה קטנה בעל העסק עשוי למלא כמה מהתפקידים. במחלקה עם עשרות נקלטים, חלוקה כזאת יכולה להפוך למערכת משימות נפרדת. העיקר הוא שלא יהיו משימות שאין להן כתובת.
כשמשימה חיונית לא הושלמה עד מועד היעד, מתאם הקליטה פונה לאחראי לבירור. אם החסם עלול למנוע מהעובד להתחיל, מעדכנים גם את המנהל הישיר ומחליטים מי מספק פתרון ומתי. כדאי לתעד את ההחלטה ואת שעת העדכון ולא להסתפק בסימון כללי של ״בטיפול״.
נקודות הבקרה שכדאי לקבוע מראש
שבוע לפני תחילת העבודה: בודקים תאריך, מיקום, איש קשר, ציוד, מסמכים והרשאות הנחוצים ליום הראשון. אם חלק מהשלבים תלויים באישור חיצוני, קובעים אחראי למעקב ומכינים פתרון זמני מתאים.
בסוף היום הראשון: מוודאים שהעובד יודע למי לדווח, מכיר את סדר היום ומסוגל להתחיל לבצע את המשימות שהוגדרו. חשוב גם לשאול מה לא היה ברור. שיחה קצרה יכולה לחשוף כשל שסטטוס בטבלה לא יראה.
בסוף השבוע הראשון: בוחנים אילו הכשרות כבר בוצעו, אילו גישות חסרות, האם החפיפה מתקדמת והאם עומס המשימות מתאים לעובד החדש.
לאחר כחודש ובהמשך לפי מורכבות התפקיד: המנהל בודק את רמת העצמאות של העובד, את הצורך בליווי נוסף ואת השלמת המשימות שנותרו. אפשר להתאים את נקודות הבקרה לתפקיד במקום לקבוע לכל העובדים מועד סיום אחיד.
איך מטפלים במשימה שמתעכבת?
כשמשימה מתעכבת, מגדירים מיד מי מטפל בה, עד מתי ומה תהיה השפעת העיכוב על תחילת העבודה. למשל, עובד חדש שלא קיבל הרשאה לאפליקציה בה מתפרסם סידור העבודה אינו יכול לראות מתי עליו להגיע. יש לרשום מי אמור לטפל בגישה, מה העובד אינו יכול לבצע בלעדיה ומתי צפוי פתרון. אם הבעיה מונעת תחילת עבודה, היא צריכה לקבל עדיפות על משימות קליטה נוחות אך פחות דחופות.
בקרה יעילה מתחילה במיון פשוט של החסמים: מונע התחלת עבודה, פוגע בשגרת התפקיד או ניתן להשלמה בהמשך. לאחר מכן מסכימים על הפעולה הבאה ומעדכנים את העובד. אם משימות מסוימות מתעכבות שוב ושוב, מתקנים את תהליך הקליטה במקום לטפל בכל עובד כחריג חדש.
מתי תהליך הקליטה נחשב שהושלם?
תהליך הקליטה נחשב שהושלם כאשר העובד קיבל את הגישה, הציוד והמידע הדרושים לו, השלים את השלבים וההדרכות הנדרשים לתפקידו, יודע לבצע את המשימות שסוכמו ומכיר את אנשי הקשר והנהלים הרלוונטיים. את הקריטריונים קובעים מראש לפי התפקיד; מסמכים שהוגשו או תאריך שעבר אינם מספיקים לבדם כדי לקבוע שהקליטה הסתיימה.
אין להשתמש במדד אחד לכל תפקיד. עובד ניקיון שמתחיל באתר מוכר זקוק להכנה אחרת ממנהל חדש של כמה צוותים. גם מסלולי הכשרה עם דרישות בטיחות או מקצועיות צריכים להישאר נפרדים מבחינת אישורים וכשירות.
מה כדאי למדוד?
אפשר לעקוב אחרי שיעור העובדים שהתחילו ביום הראשון עם הציוד והגישה הנדרשים, מספר המשימות הקריטיות שנשארו פתוחות ערב ההצטרפות, מספר החסמים שנסגרו אחרי הסלמה ומשובים שחוזרים אצל נקלטים שונים. כדאי לבדוק את הנתונים לפי צוות או אתר לפני שמשווים ביניהם. שיעור גבוה של משימות פתוחות יכול לשקף תהליך עמוס מדי או תפקיד שמחייב הכשרה ארוכה יותר.
לצד הנתונים כדאי לשאול את העובד אם היה ברור למי לפנות, אם קיבל זמן לשאול שאלות ומה היה חסר לו בתחילת העבודה. שיחה קצרה יכולה לחשוף בעיה שהטבלה לא תראה.
ניהול הקליטה בקונקטים
בקונקטים אפשר לארגן קליטת עובדים באמצעות חבילות קליטה הכוללות מסמכים, טפסים ומשימות לעובדים ולמנהלים. בלוח הבקרה אפשר לראות אילו שלבים הושלמו אצל כל עובד ואילו עדיין פתוחים. אפשר להקצות משימות לבעלי אחריות שונים ולעקוב אחריהן, בהתאם לחבילה ולהרשאות שהוגדרו.
לפני שמקימים תהליך במערכת, כדאי להתחיל ממיפוי של שלבי הקליטה שכבר קיימים בעסק. בחרו שלוש משימות שנוטות להתעכב, הגדירו להן אחראים ומועד לבדיקה, ונסו את המעקב בקליטה הקרובה. התהליך ישתפר ככל שתוכלו לזהות עיכוב לפני שהוא פוגש את העובד ביום הראשון.
