עובד סיים משמרת, ובבוקר למחרת מתברר שאין לו שעת יציאה. במקרה אחר, אותו עובד כבר שכח להחתים כמה פעמים החודש. הסיבה יכולה להיות טעות חד-פעמית, הרגל שנוצר או סירוב לפעול לפי נוהל הדיווח. החתמה חסרה משאירה חור בדוח הנוכחות ומקשה לדעת כמה שעות עבד העובד באותו יום.
כשמדובר בשכחה חד-פעמית, צריך לברר מה קרה, להשלים את הרישום לפי שעות העבודה בפועל ולשמור תיעוד של התיקון והאישור. אם הבעיה חוזרת, כדאי לבדוק גם את נוהל הדיווח ואת אופן הטיפול בעובד. בכל מקרה, רישום הנוכחות צריך להישאר תיעוד אמין של העבודה שבוצעה.
עובד שכח להחתים? קודם מבררים מה באמת קרה
כאשר חסרה כניסה או יציאה, המטרה הראשונה היא להבין מה הייתה השעה החסרה בפועל. אם העובד נזכר באותו יום או למחרת, בדרך כלל אפשר להשלים את המידע במהירות. אפשר לבדוק את הדיווח מול המנהל ולהיעזר, לפי הצורך, בסידור העבודה, בתיעוד משימה או במידע אחר שכבר קיים בעסק.
סידור העבודה יכול לעזור בבדיקה, אבל הוא לא מחליף את נתוני הנוכחות. עובד ששובץ עד 16:00 יכול היה להישאר עד 17:10, לצאת מוקדם באישור או בכלל לא להגיע למשמרת. השלמה אוטומטית של השעות המתוכננות עלולה ליצור דוח מסודר למראה שאינו משקף את מה שקרה.
במקרה של החתמה חסרה כדאי לפעול כך:
- לדבר עם העובד סמוך ככל האפשר למועד העבודה ולברר את השעה החסרה.
- אם צריך, לבדוק את השעה מול המנהל או מול תיעוד קיים.
- להשלים את שעת הכניסה או היציאה בהתאם לעבודה שבוצעה בפועל.
- לתעד מי ביצע את התיקון ומי אישר אותו.
- לטפל בחוסר לפני סגירת תקופת השכר ולא להשאיר אותו לסוף החודש.
אי החתמה לבדה לא הופכת יום עבודה להיעדרות
אי החתמת שעון נוכחות כשלעצמה אינה מוכיחה שהעובד לא עבד. אם ברור שהעובד היה בעבודה וניתן לברר את שעותיו, רישום הנוכחות צריך לשקף את השעות שבהן עבד בפועל.
לכן לא נכון להשאיר יום ריק או למחוק שעות רק משום שהעובד שכח ללחוץ על כניסה או יציאה. אם קיימת מחלוקת אמיתית לגבי השעות, צריך לברר אותה ולתעד את ההחלטה. לא כדאי להמציא שעה רק כדי לסגור את הדוח.
עסק יכול לקבוע נוהל ברור לדיווח ולתיקון החתמות חסרות. כאשר עובד מתעלם מהנוהל שוב ושוב, אפשר לטפל בכך במסגרת הניהול השוטף של העובד. רישום הנוכחות עצמו צריך להישאר תיעוד של העבודה שבוצעה.
מה החוק דורש מהמעסיק כשחסרה החתמה
סעיף 25 לחוק שעות עבודה ומנוחה מחייב מעסיק לנהל פנקס שעות עבודה לגבי עובדים שהחוק חל עליהם. הרישום צריך להיעשות באופן שוטף ולכלול את שעות העבודה בפועל, לצד המידע הנדרש על מנוחה שבועית ושעות נוספות.
החוק אינו קובע שכל עסק חייב להשתמש בשעון נוכחות פיזי. אפשר לבצע את הרישום באמצעים מכניים, דיגיטליים או אלקטרוניים. כאשר הרישום אינו נעשה באמצעים כאלה, העובד נדרש לחתום עליו מדי יום ואחראי שמינה המעסיק צריך לאשר אותו.
אמצעי הדיווח עצמו יכול להעלות שאלות משפטיות נוספות. למשל, שימוש בטביעת אצבע או במידע ביומטרי לצורך בקרת נוכחות כפוף לדיני הפרטיות ולהנחיות הרשות להגנת הפרטיות. החובה לנהל רישום שעות אינה היתר אוטומטי לחייב כל אמצעי טכנולוגי.
לחוק שעות עבודה ומנוחה יש חריגים לתחולה, ולכן במקרה חריג או כשיש ספק לגבי עובד או תפקיד מסוים כדאי לבדוק את הנסיבות הספציפיות.
למה חשוב לתקן את הרישום גם מבחינה משפטית
רישום חסר עלול להיות משמעותי אם בהמשך נוצרת מחלוקת על השכר. במצבים שבהם סעיף 26ב לחוק הגנת השכר חל, מעסיק שחייב לנהל פנקס שעות עבודה ואינו מציג את רישומי הנוכחות נדרש להוכיח את טענתו לגבי שעות העבודה שבמחלוקת.
בתביעה לגמול שעות נוספות, היקף העברת נטל ההוכחה מוגבל לעד 15 שעות נוספות בשבוע או 60 שעות נוספות בחודש. התקרה הזו אינה מעניקה לעובד תשלום אוטומטי עבור 60 שעות; בית הדין עדיין בוחן את גרסת העובד ואת הראיות לגבי העבודה בשעות נוספות.
עבור מנהל, המסקנה המעשית פשוטה יותר מהסעיף המשפטי: כשמתגלה חוסר ברישום, כדאי לברר ולתקן אותו בזמן ולא להשאיר חורים שהצדדים יצטרכו להסביר חודשים או שנים אחר כך.
כדאי לקבוע נוהל לתיקון דיווחים חסרים
נוהל קצר וברור חוסך בירורים חוזרים בכל פעם שחסרה החתמה. הוא צריך להסביר לעובד למי מדווחים על החוסר ולהגדיר מי בצד הניהולי בודק ומאשר את התיקון.
אפשר לקבוע, למשל:
- מתי העובד צריך לדווח על החתמה חסרה ולמי.
- איזה מידע צריך למסור כדי להשלים את השעה החסרה.
- מי בודק ומאשר את התיקון.
- איך נשמר תיעוד של השינוי ושל האישור.
- מתי עוברים על דיווחים חסרים שעדיין לא טופלו.
נוהל קבוע מונע מחוסר קטן להפוך לבירור ארוך בסוף החודש, במיוחד כשהתיקון נעשה סמוך למועד העבודה.
ומה עושים כשעובד לא מחתים באופן קבוע?
כשאותו עובד משאיר שוב ושוב דיווחים חסרים, כדאי קודם להבין מה גורם לכך. לפעמים מדובר בשכחה, ולפעמים תהליך הדיווח עצמו מסורבל: עובד שטח מתחיל בכל יום באתר אחר, צוות מחכה לטאבלט משותף או שהגישה לשעון אינה זמינה בזמן תחילת העבודה.
אם הבעיה היא בתהליך, אפשר לשפר את הנגישות לדיווח, להוסיף תזכורות ולעבור על חריגות במהלך החודש. כשעובד ממשיך לא לדווח למרות שנוהל העבודה ברור ואמצעי הדיווח זמין, כבר מדובר בנושא ניהולי שדורש תיעוד וטיפול מול העובד.
אם העובד מסרב במפורש לדווח לפי הנוהל, חשוב לטפל בסירוב במסגרת יחסי העבודה בלי לעוות את רישום הנוכחות. גם במקרה כזה יש לברר ככל האפשר את שעות העבודה שבוצעו בפועל. אין להשאיר יום ריק או להפחית שעות רק כדי להשתמש בדוח הנוכחות כאמצעי ענישה.
איך Connecteam עוזרת לצמצם החתמות חסרות ולסגור שכר בלי מרדף
הבעיה בהחתמות חסרות היא לא רק השעה שנשכחה. מנהלים צריכים אחר כך לשחזר את המשמרת מהודעות, מסידור העבודה או מזיכרון של העובד, בדרך כלל בדיוק כשצריך לסגור שכר. שעון הנוכחות של Connecteam מרכז את הדיווח, החריגות והתיקונים באותו תהליך, כך שאפשר לטפל בחוסר בזמן ולא בסוף החודש.
מה אפשר לעשות בתוך המערכת:
- לזהות חוסרים בזמן: מנהלים יכולים לראות מי לא התחיל משמרת מתוכננת בזמן ולקבל התראות על איחורים. אפשר גם להגדיר תזכורות יומיות שיעזרו לעובדים לזכור לדווח כניסה ויציאה.
- לתקן מתוך המערכת: עובד יכול לבקש להוסיף או לשנות שעות, והמנהל בודק את הבקשה ומאשר או דוחה אותה. השינוי נשמר כחלק מהיסטוריית הפעילות.
- להקל על הדיווח לעובדים: אפשר לדווח מהנייד, מטאבלט משותף, מעמדת עבודה או באמצעות NFC. לצוותים שעובדים בשטח אפשר גם להגדיר אזורי דיווח ולעבוד עם אימות מיקום.
- לסגור את התקופה עם נתונים שנבדקו: לפני ההעברה לשכר המנהל יכול לעבור על החריגות והבקשות הפתוחות, לאשר את גיליון השעות ולייצא את הנתונים ל-PDF או XLS.
אם אתם עדיין משלימים החתמות דרך וואטסאפ, אקסל או בירורים ידניים, אפשר לעבור לתהליך שבו החוסר מסומן בזמן, התיקון מאושר והדוח מוכן לבקרה באותה מערכת. לעסקים עם עד 10 עובדים Connecteam מציעה גישה מלאה לכל הכלים בחינם; עסקים גדולים יותר מקבלים 14 ימי ניסיון ללא עלות וללא צורך בכרטיס אשראי.
נסו את Connecteam בחינם עם הצוות שלכם ותראו אם אפשר לסגור את החודש עם פחות השלמות ידניות.
לפני שמעבירים את הנתונים לשכר
לפני סגירת התקופה כדאי לבדוק:
- שאין ימים עם כניסה ללא יציאה או יציאה ללא כניסה.
- שלא נשארו בקשות תיקון פתוחות שיכולות לשנות את סך השעות.
לאחר שכל החוסרים טופלו, אפשר להעביר את נתוני הנוכחות לשכר. לפני האישור הסופי, עברו על הבדיקה המלאה לסגירת דוח הנוכחות החודשי.
