בואו נדבר על תהליך ההכשרה של עובדים חדשים ועל למה הוא כל כך חשוב ומשמעותי. תהליך הכשרת עובדים חדשים עוסק בכניסה קלה ונעימה ככל הניתן של עובדים חדשים לחברה ולתרבות הארגונית שלה. בנוסף, זה הזמן לתת להם את הכלים ואת המידע לו הם זקוקים כדי להפוך לחברי צוות יעילים ומקצועיים. אז למה תהליך ההכשרה חשוב? כי כשעושים אותו נכון, העובדים יהפכו לחלק מהצוות, יעבדו באופן יעיל יותר, הסיכויים שישארו בחברה לאורך זמן יעלו משמעותית והם יהפכו למעורבים הרבה יותר בעשייה הארגונית.
חשוב להגדיר את תהליך ההכשרה של העובדים החדשים עוד לפני שהוא מבוצע בפועל. לשם כך, כדאי לענות על כמה שאלות מנחות:
- מתי יתחיל תהליך ההכשרה?
- כמה זמן הוא לוקח?
- מה ברצוננו להשיג במהלך התהליך?
- איזה רושם העובד החדש צריך לקבל בסיום יום העבודה הראשון שלו בחברה?
- מה צריכים לדעת מראש עובדים חדשים על התרבות הארגונית ועל סביבת העבודה?
- אילו מטרות אנחנו קובעים לעובדים חדשים?
- מה הם המדדים שלפיהם נאמוד הצלחה? מה נדרש לבצע על מנת להצליח?
- עם אילו נושאים או אתגרים יהיה עלינו להתמודד בתהליך ההכשרה?
- כיצד נקבל פידבק ואומדן של התקדמות תהליך ההכשרה?
- מי מעורב בתהליך? שווה לשקול לשתף את ההנהלה, מחלקת כוח-אדם ואת שאר העובדים.
- האם התהליך יעיל מבחינת עלות?
ייתכן כי כל השאלות האלו יחדיו קצת מבהילות, אך בחברות שאינן מייצרות תהליך הכשרה לעובדים החדשים שלהן רק אחד משני עובדים חדשים נשאר לאורך זמן. כדי לנהל את תהליך ההכשרה בהצלחה, חשוב לזכור שהוא חלק בלתי נפרד גם מתהליך שימור העובד- אחרי הכל, רוב החברות מאבדות כ- 25% מהעובדים החדשים בתוך שנה ממועד העסקתם. זו הסיבה שהימים והחודשים הראשונים הם כה חשובים- רושם ראשוני עושים פעם אחת, והימים הראשונים הם הימים בהם עלינו לחבר את העובדים החדשים לארגון ולהכין אותם להצלחה.
מהן השיטות המוצלחות ביותר לנהל תהליך הכשרה לעובדים חדשים?
- קחו את הזמן. אין סיבה לזרז את תהליך ההכשרה- זה מרתון, לא ספרינט! מחקרים מוכיחים כי 31% מהעובדים החדשים בחברות ובארגונים עוזבים תוך חצי שנה מתחילת העסקתם ו-68% מתוכם עוזבים כבר בשלושת החודשים הראשונים. במהלך תקופת הזמן הזו העובד החדש לומד כיצד עליו לבצע את עבודתו, איך הארגון עובד, כיצד להתאים עצמו לצוות וכו׳. מדובר בהמון מידע חדש לקלוט ולעבד ולפעמים זה יכול להיות קשה להמשיך לתפקד בלי תמיכה מספקת. לכן, כדי למנוע מעובדים חדשים לטבוע בים המידע, חשוב לשמור על תהליך הכשרה ברור ואפקטיבי גם אחרי הימים הראשונים של העובד בארגון, ולהמשיך לחזק ולשמר אותו גם לאורך החודשים הראשונים. כך נאפשר לעובדים החדשים ללמוד בקצב שלהם על התפקיד, על התרבות הארגונית, על המדיניות, על ההטבות המגיעות להם וכן הלאה, והם יוכלו לספוג את כל המידע באופן מדויק ומלא, מבלי ללכת לאיבוד.
- הגדירו מטרות ברורות. חשוב להגדיר יעד ברור ונגיש לעובד החדש ולבקר באופן קבוע את ההתקדמותו, בכדי לסייע לו להתמקד במה שחשוב באמת להשגת המטרה. אין סיבה שהעובד יהיה מבולבל וירגיש אבוד לגבי מה עליו לעשות: עובדים חדשים רוצים להרשים, אבל איך הם יוכלו לעשות זאת אם לא ידעו מה עליהם לבצע וכיצד אנחנו רוצים שהעבודה תבוצע? הגדרת מטרות ברורות כבר בתחילת התהליך, מבטיחה שכולם מסונכרנים ומונעת בלבול ואי נעימויות.
- שילוב מנטורים ותיקים ומנוסים. מחקר שביצענו מראה שכ- 56% מהעובדים מאמינים שחיבור למנטור ותיק בחברה היה הגורם המשמעותי ביותר בהכשרתם, עם כניסתם לחברה. חשוב להסביר לעובדים החדשים שצוות ההנהלה נמצא כאן להבטיח את כניסתם לתפקיד בהצלחה – על הצוות כולו לדעת שההצלחה ושביעות הרצון של חברי הצוות הן בעדיפות ראשונה. לעיתים תכופות (למעלה מ50%) עובדים מציינים שלא הרגישו שהמנהל שלהם סייע להם בהתמודדות עם מכשולים, ויש לכך השפעה ישירה על הצלחתם בהשגת יעדיהם.
- הפכו את השבוע הראשון למושלם. כשפוגשים את ההורים של בן או בת הזוג בפעם הראשונה, כולנו רוצים לעשות רושם ראשוני מעולה. אותו הדבר נכון גם בראיון עבודה, וכן, זה תופס גם עבור הארגון וההנהלה שלו, שצריכים לעשות רושם טוב על העובד החדש. אחרי הכל, לא היינו רוצים אחוזים גבוהים של נטישת עובדים חדשים, ומה שיקבע את האחוזים האלו זה היחס שהעובד יקבל כשהוא יגיע ליום הראשון בעבודה והרושם שיקבל. ״חשוב לזכור שהדבר הכי נורא שיכול לקרות לעובד חדש הוא שיחזרו אחריו לאורך כל תאריך הגיוס, ואז בהגיעו לעבודה ביומו הראשון, שהמזכירה אפילו לא תדע מי הוא והמשרד שלו לא יהיה מוכן״ אומר בן פיטרון, המנכ״ל של חברת כוח האדם BambooHR. הכל צריך להיות מוכן מהרגע שהעובד החדש נכנס לבניין, לדוגמה: הכינו קישוט מקבל פנים על השולחן מבעוד מועד, הזמינו את העובד לאכול יחד ארוחת צהריים, הכירו לו את שאר העובדים, הציגו בפניו את המנטור שיעבוד איתו בליווי צמוד, אפשרו לו לקבל החלטות והזמינו אותו להשתתף בישיבות צוות.
- בדקו התקדמות לעיתים קרובות. כשיש בארגון עובד חדש, אין דבר כזה יותר מדי תקשורת! למעשה, מומלץ לתקשר עם העובדים החדשים בתדירות גבוהה ככל הניתן. כך, העובדים החדשים ירגישו בבית ושייכים ולא יהססו לשאול שאלות. בהרבה מהמקרים עובדים חדשים פשוט עושים את מה שנראה להם נכון מבלי להכיר את תהליך העבודה, כי לא היה להם נעים לשאול. במהלך שבוע העבודה הראשון, שווה להתעדכן עם העובד החדש לעיתים תכופות, ובסיום השבוע הראשון שווה לשבת איתו ולעבור על כל מה שקרה לו השבוע בעבודה ועל מה שעתיד לקרות בהמשך. את התהליך הזה מומלץ לתחזק לאורך החודש הראשון של העובד בחברה.
- בקשו פידבק. תמיד שווה לבקש מהעובדים החדשים פידבק על תהליך ההכשרה שלהם. למה? כי חשוב לדעת אם הוא טוב או לא וללמוד כיצד להשתפר. העבודה שלנו לא מסתיימת בייצור תהליך ההכשרה עצמו, החיים עצמם וסביבת העבודה דינמיים ומשתנים, ולכן חשוב לבקש את דעתם של העובדים החדשים בנוגע לכל מה שקורה סביבם. מהיום הראשון, דרך השבוע הראשון, ובכל שבוע במהלך החודש הראשון להעסקתם וכן לפרקים בחודשים שיבואו לאחר מכן. כדאי ליצור סקרים לקבלת פידבק עקבי ואיכותי. המטרה היא להבטיח שהעובדים החדשים מפיקים תועלת בפועל מתהליך ההכשרה שלהם ושהתהליך עצמו ימשיך להשתפר כדי להכשיר את העובדים החדשים הבאים במהירות ובהצלחה רבה יותר.
עתה כשהבנו מדוע תהליך הכשרת העובדים החדשים הוא כה חשוב והתעמקנו בכלים כדי להפוך אותו לתהליך מוצלח ומועיל עבור העובדים החדשים והארגון- בואו נדבר על מה בעצם חשוב לכלול בתהליך עצמו. איך צריך להראות היום הראשון בעבודה עבור העובד החדש? ומה לגבי החודשים הראשונים? אנחנו פה כדי להסביר את הכל.
תהליך הכשרת עובדים חדשים מא׳ ועד ת׳:
היום הראשון
המטרה היא שהעובד החדש ילך לביתו בסוף יום העבודה הראשון ויספר למשפחתו ולחברים שלו שהוא חווה את היום הראשון הכי מוצלח אי פעם. אז איך עושים זאת?
- הגדירו ציפיות. מהי הגדרת התפקיד של העובד החדש? מהם הדברים עליהם הוא אחראי? חשוב לוודא שכולם מודעים למידע הזה כדי שגם הצוות הוותיק יותר לא ינטור טינה לעובד החדש. חשוב להסביר בבהירות את הציפיות מהעובד ואת מדיניות החברה בנושאים שונים, כך שהוא יכיר היטב את תחומי האחריות שלו ואת האופן שבו דברים מתנהלים בחברה.
- הציגו מטרות. חשוב לעזור לעובדים החדשים להיטמע בתרבות הארגונית, כיוון שעובדים שיודעים למה לצפות מסביבת העבודה, הם עובדים שמקבלים החלטות טובות יותר בחיבור למטרות הארגון.
- קחו את העובד החדש לארוחת צהריים. כך, באווירה נעימה ורגועה, תוכלו להניח את היסודות למערכת יחסים מוצלחת ונעימה ולעזור לעובד החדש להשיל מעליו חששות שמלווים את תחילת העבודה במקום חדש.
- הבטיחו שאזור העבודה החדש נקי ומסודר. חשוב שלעובד החדש כבר יחכה מחשב תקין, עם כל פרטי הכניסה למערכת ועם כל התוכנות הנדרשות לו, כולל עם מדים (אם יש כאלו) ושאר כלים או אביזרים שלהם יזדקק – עשו את כל ההכנות מראש להראות שחשבתם עליו והתכוננתם לבואו.
- חיבור לחונך ותיק. כדאי שיהיה לעובד החדש מישהו שיוכל לפנות אליו, לאכול איתו צהריים, מישהו שיכיר לו את כל שאר העובדים ויבדוק איתו מדי פעם שהכל תקין. מעל לכל- העובד החדש צריך להרגיש בנוח ״להציק״ לעובד הותיק שחונך אותו עם שאלות, גם כשהוא מרגיש שהן טיפשיות.
- תנו פידבק בסיום יום העבודה הראשון. שווה לתפוס שיחה קצרה עם העובד החדש בסיום יום העבודה הראשון שלו, כדי לשמוע איך עבר עליו היום. חשוב להיות קשובים ופתוחים ולשמוע את כל מה שעבר עליו מהרגע שהגיע ועד לסיום יום העבודה.
השבוע הראשון
המטרה היא לדאוג שהעובד החדש הבין את תחומי האחריות שלו, את האופן בו עובדים תהליכים פנימיים בארגון ואת הציפיות ממנו.
- מתרגול יבש לתרגול רטוב. יש לאפשר לעובד החדש להכנס לכל הקורסים וההכשרות שעליו לעבור, לדוגמה- היכרות עם החברה, עם הלקוחות שלה והתוכניות של הארגון לשנים הבאות. מומלץ לעשות זאת באמצעות קורסים מקוונים, מצגות או קורסים כתובים.
- מנהלות. חשוב לוודא שהעובד החדש ממלא וחותם על כל המסמכים הנדרשים ושהם זמינים עבורו למילוי וחתימה.
- חיבור לעובדים אחרים. העובד החדש יכול לצאת לארוחת צהריים עם הצוות הבכיר ולפגוש באופן אישי את מנהל הצוות, כך שירגיש רגוע יותר לאחר שפגש אנשים רבים בצוות ובארגון בכלל.
- פידבק בסיום שבוע העבודה הראשון. כדאי לנהל שיחה עם העובד ולשאול אותו כיצד עבר עליו השבוע הראשון בחברה, לענות לשאלות שאולי עלו אצלו במהלך השבוע, לראות האם זקוק לדבר מה נוסף, לשמוע כיצד מרגיש בקרב שאר העובדים וכו׳.
החודש הראשון
המטרה היא לוודא שהעובדים החדשים מחוברים ומעורבים בארגון, שמחים, מרגישים בבית ובעיקר- שאין להם שאלות שעדיין לא קיבלו מענה.
- קבעו פגישה פנים אל פנים. הפגשו עם העובד ושוחחו איתו כדי לראות כיצד הוא מסתדר, לדבר על השבועות האחרונים ולענות לשאלות שאולי עלו בזמן הזה. כדאי גם לבדוק עם החונך הוותיק שמלווה את העובד החדש, מה הוא חושב עליו ועל ההתקדמות שלו ולוודא שהקשר ביניהם עקבי, תדיר ומועיל.
- חיבור אישי. חשוב להבטיח שהעובד החדש ממשיך להיטמע בחברה בהצלחה, להשתתף בפגישות ולהכיר עוד ועוד עובדים, גם ממחלקות אחרות.
- הציעו פידבק. כדאי לתת לעובד החדש פידבק באופן עקבי, כדי שירגיש מחובר ומעורב וכן כדי שישאר מעודכן בהתקדמות היומיומית שלו. בנוסף, חשוב לאפשר לעובד לחלוק איתנו גם את הפידבק שלו, בין אם זה בנוגע לתהליך ההכשרה או רעיונות לפיתוח הארגון, זו בדיוק הפלטפורמה בשבילו לדבר על הכל.
- שמרו על המומנטום. המשיכו לקבוע יחד מטלות ויעדים מקצועיים עבור העובד.
- תכננו לעתיד. השקיעו ביצירת תוכנית הכשרה שנתית עבור העובדים החדשים וודאו שהם עוברים את התהליך בהתאם. בדקו איתם לאורך השנה אם חסר להם משהו ולאיזו הכשרה נוספת הם זקוקים.
אחרי 3 חודשים
המטרה היא לוודא שהעובד החדש מחזיר את ההשקעה, מרגיש בנוח בארגון, עד כדי שימליץ לחברים ומכרים להתחיל לעבוד בחברה. זכרו שרוב העובדים מחליטים תוך 3 עד 6 חודשים מהצטרפותם לחברה אם ירצו להשאר בה לטווח הארוך.
- שיחה אישית עם המנהל. אילו יעדים הושגו?מה עוד צריך להעשות? על מנת שמנהל הצוות יוכל לחלוק עם העובד החדש את דעותיו לגבי שלושת החודשים הראשונים וכיצד הם עברו על העובד. העובד החדש צריך להרגיש בנוח לחלוק בחזרה את נקודת מבטו עם המנהל.
- התעדכנות בלתי פורמלית. בדרך כלל חברות מבצעות פגישות יעדים פעם בחצי שנה או שנה, כדי לראות אילו מטרות הושגו ומה צפוי ברבעון הבא. עם זאת, כשיש עובד חדש בחברה, מומלץ לקיים איתו פגישה בלתי רשמית כזו, גם אחרי שלושה חודשים כדי לדון בתפקודו וביעדים הבאים.
- קביעת מטרות. מומלץ לאפשר לעודד את העובד החדש לקבוע את היעדים של שלושת החודשים הבאים עבור עצמו. תוך כדי שהוא ממשיך לקבל מטלות, הקפידו שבכל עת ידע את היעדים אליהם צריך להגיע בכל חודש ובכל רבעון.
- פידבק בסיום שלושת החודשים הראשונים. מומלץ לקיים סקר כדי לאמוד כיצד עברו על העובד החדש שלושת החודשים הראשונים שלו בארגון. נסו להבין האם יש לעובד הבנה מספקת של תחומי האחריות והיעדים שלו. סקר כזה גם יהווה אינדקציה מצויינת לצורך של העובד בהכשרה נוספת.
אחרי 6 חודשים
המטרה היא שהעובד החדש יעמוד ביעדים במסגרת הזמן שנקבע לו, יעמוד בציפיות ויתחזק מערכת יחסים מוצלחת עם יתר העובדים. העובד צריך להיות מלא ביטחון, מעורב ועדיין צמא לידע נוסף.
- התעדכנו לאחר 6 חודשים. בדומה לפגישה הבלתי פורמלית אחרי שלושת החודשים הראשונים, כדאי להפגש עם העובד גם לאחר שישה חודשים, אך הפעם באופן רשמי. כדאי לעבור יחד על ההתקדמות שלו עד כה ולקבוע יעדים חדשים.
- חיבור אישי. עד כמה העובד מעורב באירועי חברה? האם הוא מעורב בפגישות? בשלב הזה, העובד אמור לקחת חלק פעיל בכל הפגישות הרלוונטיות עבורו וכן בפעילויות הבלתי פורמליות שמעבר להגדרת המשרה שלו.
- היפגשו עם החונך. שווה להפגש גם עם החונך/מנטור של העובד החדש כדי לדון בתהליך בששת החודשים האחרונים ולשקול האם העובד החדש כבר אינו זקוק יותר למנטור או לחונך. מומלץ לנסות לברר מה לדעת החונך עוד נדרש לעובד החדש להשלמת קליטתו בארגון.
אחרי השנה הראשונה
המטרה היא שהעובד יהיה מלא בטחון ומחובר לארגון באופן מלא, עם תפיסה ברורה של התרבות הארגונית ומטרות החברה.
- בדיקת פרודוקטיביות. איך נראות תוצאות העבודה של העובד לאורך השנה האחרונה? לאילו יעדים הוא הגיע? איזו עבודה נוספת עוד צריכה להיעשות? חשוב לחגוג את ההצלחות ולהכיר בנושאים ובנקודות בהן העובד הצטיין ולשים דגש על נקודות לשיפור.
- תכננו קדימה. הסתכלו הלאה אל עבר המשך ההכשרה ושימו את הקלפים על השולחן כדי שהעובד יכיר את כל האפשרויות שעתידות להיפתח בפניו בהמשך.
- פיתוח מקצועי. דונו ביחד במטרות ובאפשרויות הלמידה הרלוונטיות לשנה הבאה.
- פידבק בסיום השנה הראשונה. העובד החדש אמור להיות מסוגל לתאר בדיוק כיצד הרגיש במהלך תהליך ההכשרה ולהציע שינויים או שיפורים לתהליך עבור עובדים חדשים ועתידיים.
כדי לקבל פידבק בזמן אמת ולא לפספס אף שלב קריטי בתהליך, כדי לאמוד התקדמות של עובדים וכדי לשלוט בקלות על כל המסמכים הנדרשים ועל מידע זמין בכל עת, מומלץ לשקול אפשרות של תוכנת הכשרה לעובדים חדשים עבור הארגון.
עם כל התהליכים המעורבים בהכשרת עובדים חדשים, נכון והכרחי להשתמש בכלים הנכונים ולבנות תהליך ראוי ויעיל, כדי להבטיח שכלום לא יתפספס ולעובדים החדשים יהיה את מה שהם זקוקים לו כדי להצליח. עם אפליקציית העובדים של חברת Connecteam תוכלו להגיע לגבהים חדשים של הכשרת עובדים, ולרכז את כל מה שהעבוד צריך באפליקצייה אחת המותקנת ישירות בסמארטפון של העובד. תרגול שגרתי, בניית קורסים, הבניית כישורים מקצועיים וכו׳, כולם זמינים באפליקציה. שימוש במסמכים קיימים, קבצי PDF, מדיה, שירותים מקוונים כמו יוטיוב, דרופבוקס, גוגל דרייב או האתר של הארגון מבטיח חוויה אינטרקטיבית ונוחה, וקלה להקמה. ניתן ליצור שאלונים על פי מחלקות, להקים ספריות מידע נגישות ולנטר את תהליך ההכשרה דרך ממשק השליטה. בנוסף, ניתן לעשות שימוש בסקרים בכדי לעמוד הצלחות או צרכים שעולים מתהליך ההכשרה עצמו או להשתמש בתיבת הצעות כדי לקבל פידבק בכל זמן.
לפני שאתם מניחים שמדובר בהוצאה משמעותית, נציין שעם Connecteam המחיר הוא נוח ומשתלם. במחיר חודשי קבוע של 29 דולר עד 72 דולר בלבד, תוכלו לקבל את האפליקצייה עבור 200 משתמשים, כולל כל האפשרויות הכלולות בה. אם תזדקקו לאפליקציה עבור יותר מ-200 משתמשים, תוכלו להצטרף במנוי אנטרפרייז, שגם העלות שלו היא נוחה ומשתלמת במיוחד. לחצו כאן כדי להתחיל 14 ימי התנסות חינמיים כעת!