איך מנהלים משאבי אנוש בעסק קטן בלי מחלקה ייעודית

בעסק קטן אין תמיד מנהל משאבי אנוש במשרה מלאה. מישהו בכל זאת צריך לגייס עובדים, לקלוט אותם, לוודא ששעות העבודה מסודרות, לטפל בחופשות, לשמור מסמכים, להעביר מידע לשכר ולפתור בעיות כשהן צצות. בדרך כלל המשימות מתחלקות בין הבעלים, מנהל התפעול, מנהל המשרד ומנהל החשבונות.

הבעיה מתחילה כשהאחריות מפוזרת אבל התהליך לא מוגדר. עובד חדש שולח מסמך לאדם אחד, בקשת חופשה נשלחת בוואטסאפ למנהל אחר, שעות העבודה נמצאות בקובץ נפרד ואף אחד לא בטוח מי אמור לעדכן את העובד על שינוי. ניהול משאבי אנוש בעסק קטן לא דורש בהכרח מחלקה גדולה. הוא כן דורש אחריות ברורה, מידע מסודר ושגרות שאפשר לחזור עליהן.

מה כולל ניהול משאבי אנוש בעסק קטן?

ניהול משאבי אנוש בעסק קטן כולל את כל הדרך שעובד עובר בעסק: גיוס, קליטה, נוכחות ושעות עבודה, מסמכים, היעדרויות, הדרכה, תקשורת, משוב, שינויים בתפקיד וסיום העסקה.

לא כל עסק צריך לנהל כל תהליך באותה רמת מורכבות. מסעדה עם 15 עובדים במשמרות מתמודדת עם בעיות אחרות ממשרד עם 15 עובדים קבועים. לכן לא מתחילים מרשימת כלים, אלא מהמקומות בהם העבודה נופלת בין הכיסאות: אחריות לא ברורה, מידע שחסר לשכר, קליטה שתלויה בזיכרון או שאלות שחוזרות בכל שבוע.

מי צריך לטפל במשאבי אנוש בעסק קטן?

לא חייב להיות איש משאבי אנוש ייעודי. בעסק קטן אפשר לחלק את האחריות בין הבעלים, מנהל התפעול, מנהל המשרד וחשב השכר, כל עוד ברור מי אחראי לכל תהליך ומי מקבל החלטות. ככל שיש יותר עובדים, משמרות, סניפים, תחלופה או סוגיות מורכבות, כך עולה הצורך באדם שמרכז את התחום או בליווי מקצועי חיצוני.

חשב שכר יכול לטפל בשכר, אבל הוא לא מחליף את מי שמנהל קליטה, מסמכים, נוכחות, חופשות, משוב ותהליכי סיום העסקה. בשאלות משפטיות או במקרים חריגים, כדאי לקבל ייעוץ מתאים ולא להסתמך רק על נוהל פנימי.

אם הכול מפוזר, התחילו מארבעה דברים

לפני שמנסים לשפר את כל תחום משאבי האנוש, סדרו קודם את התהליכים שכל תקלה בהם מורגשת מיד:

• הגדירו אחראי אחד לכל תהליך.
• סדרו את הקליטה ואת מסמכי העובד.
• קבעו תהליך קבוע לנוכחות, היעדרויות והכנת נתונים לשכר.
• רכזו נהלים והדרכות במקום שאפשר למצוא גם בלי לשאול אדם מסוים.

אחרי שארבעת התהליכים האלה מתנהלים באופן קבוע, אפשר לשפר את הגיוס, המשוב, התקשורת ושאר התהליכים בלי לבנות הכול מחדש בכל פעם.

טבלת אחריות פשוטה למשאבי אנוש בעסק קטן

אותו אדם יכול להופיע בכמה שורות, והחלוקה בטבלה היא דוגמה בלבד. העיקר שלכל תהליך יהיה אחראי ברור, מועד טיפול ומקום קבוע לשמירת המידע. העובדים צריכים לדעת למי לפנות בכל נושא.

לגייס עם תהליך קבוע, גם כשמגייסים מעט

גיוס בעסק קטן מתחיל מהגדרת הצורך. לפני פרסום משרה, כתבו מה העובד אמור לעשות בפועל, באילו שעות, למי הוא מדווח ומה נדרש ממנו כבר ביום הראשון לעומת דברים שאפשר ללמד בהמשך.

שמרו את שלבי הגיוס קבועים ככל האפשר: סינון ראשוני, ראיון, בדיקות רלוונטיות לתפקיד, החלטה והצעה. כך קל יותר להשוות מועמדים וגם לזהות איפה תהליך הגיוס נתקע.

קליטת עובד צריכה להתחיל לפני היום הראשון

קליטה טובה מתחילה לפני יום העבודה הראשון. ציוד, הרשאות, טפסים, לוח משמרות, איש קשר והדרכה ראשונית צריכים להיות מוכנים מראש.

יש גם דרישות מנהליות שצריך להכניס לרשימת הבדיקה. עובד נדרש למסור טופס 101 עם המסמכים הנדרשים בתוך שבעה ימים מתחילת העבודה. מעסיק נדרש למסור הודעה בכתב על תנאי העבודה לא יאוחר מ-30 ימים מתחילת העבודה, ולעובד שהוא נער בתוך שבעה ימים, אלא אם נמסר הסכם עבודה הכולל את כל הפרטים הנדרשים.

להנחיות ולטופס עצמו, ראו את עמוד טופס 101 באתר רשות המסים.

לנוסח המלא, ראו את חוק הודעה לעובד ולמועמד לעבודה במאגר החקיקה הלאומי.

אם יום העבודה הראשון עדיין תלוי בזיכרון של המנהל, המדריך לקליטת עובדים יעזור לכם להפוך אותו לתהליך שאפשר לחזור עליו.

כדאי לנהל את הקליטה ברשימת משימות אחת, כדי שהמנהל, משאבי האנוש או מי שמטפל בנושא יוכלו לראות מה הושלם ומה עדיין חסר.

לטפל בנוכחות במהלך החודש, לא ערב לפני השכר

בעסק עם עובדים שעתיים, משמרות או עובדי שטח, נתוני הנוכחות משפיעים ישירות על הכנת השכר. מעסיקים נדרשים לנהל רישום של שעות עבודה, מנוחה שבועית ושעות נוספות בהתאם לדין החל על העובדים שלהם.

המטרה היא להגיע לסוף החודש בלי להשלים שעות וחריגות מתוך הודעות וזיכרון. עדיף לטפל בחריגות בזמן שהן קורות: כניסה חסרה, יציאה שלא דווחה, משמרת שלא תואמת לסידור או היעדרות שלא סווגה.

אם סגירת השעות עדיין דורשת איסוף ותיקונים בסוף החודש, עברו למדריך לדוח נוכחות עובדים ובנו תהליך מסודר יותר לאורך החודש.

מסמכי עובדים צריכים מקום קבוע

חוזים, אישורים, רישיונות, מסמכי קליטה ופרטי עובדים אינם צריכים להיות מפוזרים בין תיבות מייל ותיקיות אישיות. הגדירו מקום אחד בו נשמרים מסמכי העובד ומי רשאי לגשת אליהם.

כדאי גם להגדיר תהליך למסמכים עם תאריך תפוגה או מסמכים שחסרים. אחרת הטיפול נעשה רק כשמישהו נזכר לבדוק.

אם מסמכי העובדים עדיין מפוזרים בין מיילים ותיקיות, ראו איך Connecteam מרכזת אותם במקום אחד עם סטטוס ברור.

חופשות והיעדרויות הן גם בעיית תפעול

בקשת חופשה אינה רק עניין אדמיניסטרטיבי. בעסק קטן, עובד אחד שחסר יכול לשנות את כל הסידור. לכן צריך דרך ברורה לבקשת היעדרות, אישור שלה ועדכון אוטומטי או מסודר של מי שבונה את המשמרות.

נהלו גם את יתרות החופשה והרישומים הנדרשים בהתאם לדין ולתנאי ההעסקה. אל תסתמכו על שיחות וואטסאפ כהיסטוריה היחידה של בקשות ואישורים.

נהלים צריכים להיות זמינים בזמן העבודה

בעסק קטן הרבה ידע נמצא בראש של בעל העסק או של עובד ותיק. זה עובד עד שאותו אדם בחופשה, עוזב או פשוט לא זמין ברגע שבו צריך תשובה.

כתבו את הדברים שחוזרים על עצמם: איך פותחים וסוגרים משמרת, איך מטפלים בלקוח מסוג מסוים, מה עושים במקרה תקלה, איפה מזמינים ציוד ומי מאשר חריגות. אין צורך בספר נהלים ענק. צריך מידע שימושי שאפשר למצוא בזמן העבודה.

הדרכה לא נגמרת ביום הראשון

הדרכה אינה אירוע חד פעמי ביום הראשון. כאשר תהליך משתנה, נכנס ציוד חדש או עובד עובר לתפקיד אחר, צריך לוודא שהוא קיבל את המידע ויודע לבצע את העבודה בפועל.

חלקו הדרכות ליחידות קצרות לפי המשימות שהעובד מבצע. שלבו חומר דיגיטלי עם תרגול מעשי כאשר התפקיד דורש זאת, ובדקו הבנה במקום להסתפק בסימון "הושלם".

כשצריך להפוך ידע שחוזר על עצמו להדרכה מסודרת, ראו איך בונים הדרכת עובדים שמתחילה במשימה ולא במצגת.

לנהל ציפיות, ביצועים ומשוב לאורך השנה

בעסקים קטנים עובדים ומנהלים נמצאים קרובים זה לזה, אבל הקרבה הזו לא מחליפה ניהול. עובד צריך לדעת מה מצופה ממנו, איך נראית עבודה טובה בתפקיד שלו ואילו דברים דורשים שינוי.

לא צריך תהליך הערכת ביצועים כבד. שלוש שגרות מספיקות כדי למנוע הרבה הפתעות: להגדיר ציפיות בתחילת התפקיד או המשימה, לתת משוב כשהאירוע עדיין טרי ולחזור לנושאים שהוסכם לטפל בהם. כאשר בעיה חוזרת, סיימו את השיחה עם צעד ברור ומועד לבדיקה במקום להסתפק ב"צריך להשתפר".

להכין את נתוני השכר במהלך החודש

גם כאשר השכר מנוהל על ידי חשב שכר חיצוני, העסק אחראי לכך שהמידע שמגיע אליו נכון: שעות, היעדרויות, חופשות, שינויים בשכר ונתונים נוספים שרלוונטיים לחודש.

במקום לאסוף נתונים מכל מנהל ערב לפני סגירת השכר, הגדירו מועד קבוע לבדיקה ואישור. ככל שהחריגות מטופלות במהלך החודש, כך ההעברה לשכר פשוטה יותר.

גם סיום העסקה צריך תהליך

יום העבודה האחרון לא צריך להיות הרגע שבו נזכרים לסגור קצוות. הכינו רשימה קבועה לסיום העסקה: איזה מידע צריך לעבור לשכר, אילו הרשאות צריך להסיר, איזה ציוד צריך להחזיר, אילו מסמכים צריך להשלים ומי מקבל את הידע או האחריות שהעובד משאיר מאחור.

בעסק קטן, עזיבה של אדם אחד יכולה להשאיר פער גדול. תהליך סיום מסודר מצמצם את הסיכון שמשימה תישאר ללא אחראי, שמידע חשוב יישאר רק אצל מי שעזב או שמנהל יגלה מאוחר מדי שחסר מסמך, ציוד או עדכון למערכת.

מתי העסק צריך מערכת לניהול עובדים?

אקסל, דרייב ווואטסאפ יכולים להספיק לעסק קטן מאוד. אין סיבה להחליף אותם רק משום שהעסק גדל בעוד עובד אחד. הבעיה מתחילה כאשר אותה פעולה דורשת כמה קבצים ואנשים, כאשר מידע חסר חוזר בכל חודש או כאשר מנהלים מבזבזים זמן על איסוף נתונים שכבר קיימים במקום אחר.

סימנים שכדאי לשקול מערכת מרכזית:

• יש עובדים בכמה סניפים, אתרים או משמרות.
• שעות העבודה דורשות תיקונים ידניים רבים לפני השכר.
• מסמכים וטפסים נמצאים בכמה מקומות.
• בקשות חופשה והיעדרות עוברות בהודעות פרטיות.
• עובדים מתקשים למצוא נהלים או אנשי קשר.
• קליטת עובד חדש דורשת תיאום ידני בין כמה אנשים.
• מנהלים שולחים שוב ושוב את אותו מידע.

איך Connecteam עוזרת לעסק קטן לנהל עובדים

Connecteam יכולה לרכז במקום אחד את התהליכים המרכזיים: קליטת עובד עם משימות, מסמכים והדרכות; נוכחות וחריגות שעוברות מדיווח העובד לבדיקת המנהל ולדוח שמוכן לשכר; בקשות חופשה והיעדרות שאינן נשארות בהודעות פרטיות; ונהלים שהעובדים יכולים למצוא בזמן העבודה.

כך מנהל לא צריך לחבר ידנית בין קובץ שעות, תיבת מייל, קבוצת וואטסאפ ותיקיית מסמכים כדי להבין מה הושלם ומה עדיין חסר. המטרה אינה להוסיף עוד מערכת לעסק, אלא לרכז את המידע והמעקב סביב אותם תהליכים שכבר צריך לנהל.

לעסקים עם עד 10 משתמשים, Connecteam מציעה כיום את תוכנית Small Business ללא עלות וללא הגבלת זמן, בכפוף לתנאי התוכנית באתר.

אם אתם כבר מנהלים נוכחות, חופשות, מסמכים והדרכות בכמה כלים שונים, Connecteam יכולה לרכז את התהליכים האלה באפליקציה אחת.

אפשר להתחיל בלי להחליף הכול בבת אחת: פתחו חשבון Connecteam ובדקו באיזה תהליך אפשר לחסוך את עיקר העבודה הידנית.