וואטסאפ בעבודה: הסיכונים המשפטיים שמעסיקים צריכים להכיר

כיום, חלק ניכר מהתקשורת הפנים ארגונית במקומות עבודה מתנהלת באמצעות אפליקציית WhatsApp. בשנים האחרונות, השימוש בכלי זה הפך לטבעיוואטסאפ הוא לא כלי אסור לשימוש במקום העבודה, ועצם פתיחת קבוצת עבודה אינה יוצרת בעיה משפטית. הסיכון מתחיל כשהודעות, החלטות ומידע על עובדים מתנהלים כאילו מדובר בשיחה חולפת, למרות שהכול נשאר מתועד ויכול לעבור הלאה.

במחלוקת בין עובד למעסיק, הודעה שנשלחה למנהל, צילום מסך מקבוצה או רצף שיחות יכולים לקבל משמעות שלא הייתה להם ברגע השליחה. לכן כדאי להתייחס לתקשורת בוואטסאפ כחלק מסביבת העבודה, ולא כמרחב פרטי שבו אפשר לכתוב דברים שלא היינו מעלים על הכתב בדרך אחרת.

תכתובות וואטסאפ יכולות להפוך לראיה

בתי הדין לעבודה בוחנים ראיות לפי ההקשר והנסיבות של כל מקרה. בפסק דין של בית הדין הארצי לעבודה, למשל, נדונה הודעת וואטסאפ שבית הדין האזורי קיבל כראיה, תוך הבהרה שעצם קבלת ההודעה אינה קובעת עדיין את המשקל שיינתן לה.

המסקנה המעשית למעסיק פשוטה: הודעת וואטסאפ אינה נעלמת משום שנכתבה במהירות. אם היא עוסקת בהחלטה ניהולית, בביצועים של עובד, בשינוי בתפקיד או בסכסוך, היא עשויה להיבחן מאוחר יותר כחלק מהתמונה העובדתית.

זו גם הסיבה שלא כדאי לנהל החלטות רגישות רק בהודעות קצרות וחלקיות. כשצריך לתעד שיחה, החלטה או תהליך, עדיף לעשות זאת באופן מסודר ולשמור את ההקשר המלא.

אפליה יכולה להופיע גם בתקשורת היומיומית

חוק שוויון הזדמנויות בעבודה אוסר אפליה בעילות המנויות בו, ובהן מין, היריון, הורות, גיל, דת, לאום, ארץ מוצא, השקפה ושירות מילואים, בשלבים שונים של יחסי העבודה. עם זאת, רוב הוראות החוק אינן חלות על מעסיק שמעסיק פחות משישה עובדים. גם בעסק קטן יותר אין פירוש הדבר שאפליה מותרת: עשויים לחול עקרון השוויון הכללי ודינים אחרים, ולכן צריך לבדוק את התחולה לפי נסיבות המקרה.

הסיכון בוואטסאפ אינו שקבוצה שחסר בה עובד מסוים מוכיחה אוטומטית אפליה. היא לא. אבל תוכן השיחות, האופן שבו מתקבלות החלטות והיחס לעובדים יכולים לשמש חלק מהראיות במחלוקת על אפליה.

לדוגמה, אם בקבוצת מנהלים נכתבות הערות על היריון, גיל, שירות מילואים או מאפיין אחר שמוגן בדין, ובהמשך מתקבלת החלטה שפוגעת בעובד, ההתכתבות עשויה להפוך לרלוונטית לבחינת הסיבה להחלטה. מנהלים צריכים לזכור שהודעות פנימיות אינן פטורות מכללי השוויון שחלים על ההתנהלות בעבודה.

הטרדה מינית אינה מפסיקה להיות עניין של מקום העבודה כשהיא עוברת לצ'אט

החובות של מעסיק למניעת הטרדה מינית ולטיפול בתלונות חלות במסגרת יחסי העבודה. תקשורת דיגיטלית בין עובדים או בין ממונה לעובד יכולה להיות חלק מהמסגרת הזו.

אם עובד שולח לעובדת הודעות בעלות אופי מיני, תמונות או התייחסויות מטרידות בקבוצת עבודה או בצ'אט שנוצר מתוך הקשר העבודה, אי אפשר להתייחס לכך כאל "בעיה בוואטסאפ" בלבד. כאשר הדבר מובא לידיעת המעסיק, יש לפעול בהתאם לחובות החלות עליו למניעה ולטיפול בתלונה.

מעסיק צריך גם לוודא שהעובדים יודעים כיצד לדווח על מקרה כזה. קבוצת העבודה אינה תחליף למנגנון תלונה מסודר.

מידע אישי ומידע עסקי יכולים לצאת מהקבוצה בקלות

קבוצת וואטסאפ עשויה לכלול מספרי טלפון אישיים, מסמכים, תמונות, פרטי לקוחות ומידע על עובדים. אחרי שהמידע נשלח, אפשר לצלם אותו, להעביר אותו או לשמור אותו במכשיר האישי.

כאשר ארגון מנהל מידע אישי במאגר, תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע) דורשות בין היתר לקבוע הרשאות גישה לעובדים לפי הנדרש לצורך תפקידם ולנהל רשימת הרשאות מעודכנת. קבוצת וואטסאפ אינה בהכרח "מאגר מידע" בפני עצמה, אבל העיקרון התפעולי חשוב גם כאן: לא להפיץ מידע אישי או רגיש לקבוצה רחבה יותר מכפי שנדרש, ולוודא שעובדים שעברו תפקיד או עזבו אינם נשארים עם גישה למידע ארגוני שהם כבר לא צריכים.

מידע רפואי, מידע על שכר, מסמכי עובד או פרטים אישיים רגישים אינם חומר שכדאי להפיץ בקבוצת צוות רק מפני שזה נוח. לפני שליחה, כדאי לשאול מי באמת צריך לקבל את המידע ומהו הערוץ המתאים לו.

פיטורים ושימוע: הודעה קצרה יכולה לספר סיפור ארוך

תהליך סיום העסקה כולל כללים שחלים בלי קשר לערוץ שבו מתקשרים עם העובד. הבעיה נוצרת כאשר תכתובת וואטסאפ מצביעה על כך שהחלטה כבר התקבלה לפני שלב שבו העובד אמור לקבל הזדמנות להשמיע את טענותיו, או כאשר הודעות בין מנהלים אינן תואמות להסבר שניתן לעובד בהמשך.

אין פירוש הדבר שאסור לתאם תהליך או לדבר על עובד בוואטסאפ. המשמעות היא שבהחלטות רגישות כדאי להיזהר מניסוחים פזיזים ולנהל את התהליך עצמו בצורה מסודרת. הודעה כמו "סיימנו איתו" שנכתבה לפני שיחה פורמלית יכולה לקבל משמעות אחרת לגמרי חודשים לאחר מכן, כשקוראים אותה לצד יתר המסמכים והאירועים.

איך מצמצמים סיכון כשעדיין משתמשים בוואטסאפ?

לא חייבים לסגור את כל הקבוצות מחר בבוקר. אפשר להתחיל מכמה כללים פשוטים:

• להחליט איזה מידע מותר ואסור לשלוח בקבוצות עבודה.
• לא לשלוח מידע רפואי, מסמכי עובד או פרטים אישיים רגישים לקבוצה שאינה זקוקה להם.
• להגדיר מנהלים לקבוצות ולבדוק באופן קבוע מי חבר בהן.
• להסיר עובדים מקבוצות שאינן רלוונטיות להם לאחר מעבר תפקיד או סיום עבודה.
• לשמור החלטות, נהלים ומסמכים במקום ארגוני מסודר ולא רק בתוך הצ'אט.
• להעביר שיחות משמעת, תלונות והחלטות רגישות לתהליך שמתאים לנושא ולתעד את ההקשר המלא.
• לקבוע לעובדים דרך ברורה לדווח על הטרדה, אפליה או בעיה אחרת במקום העבודה.

אם כללים כאלה דורשים תחזוקה ידנית של עשרות קבוצות, זה כבר סימן שהבעיה אינה רק משפטית. התקשורת הארגונית עצמה גדלה מעבר למה שנוח לנהל בכלי מסרים אישי.

הפרדה בין וואטסאפ הפרטי לתקשורת הארגונית

קונקטים מאפשרת לנהל צ'אט ועדכונים בתוך סביבת העבודה של הארגון, לצד ספר טלפונים, מרכז ידע, סקרים וכלים נוספים לתקשורת פנים ארגונית. מנהלים יכולים לשלוח מידע לקבוצות עובדים מוגדרות ולנהל את התקשורת כחלק ממערכת העובדים, במקום לבנות אותה סביב קבוצות בחשבונות הוואטסאפ הפרטיים.

המעבר לכלי ארגוני לא פותר מעצמו שאלות משפטיות. עדיין צריך מדיניות, הרשאות ותהליכי ניהול נכונים. הוא כן מאפשר להפריד טוב יותר בין תקשורת עבודה לתקשורת אישית ולרכז את המידע הארגוני במקום שהעסק מנהל.

רוצים להפריד בין התקשורת האישית לתקשורת הארגונית? הכירו את כלי התקשורת הפנים ארגונית של Connecteam.

התחילו ניסיון חינם ב-Connecteam.