5 טיפים לקליטה יעילה של עובדי שטח במקום העבודה

כאשר הקורונה פרצה לחיינו, חברות רבות ארזו את המחשבים, המסכים ושאר הציוד המשרדי  שלהם ועברו למתכונת עבודה מהבית. אצל עובדי שטח לעומת זאת, הסיפור היה שונה לגמרי. מאחר שמדובר בעבודה המחייבת שהייה בשטח, חברות רבות בתעשיות מסוימות נאלצו להעסיק עובדים רבים בו זמנית ולהכשיר אותם תוך זמן קצר, תוך שמירה על תקנות המרחק החברתי ויישום של רגולציות נוספות שנכנסו לתוקף בעקבות המגפה.

ברגע שהסגרים החלו, מקומות רבים המעסיקים עובדי שטח, נאלצו להתמודד באחת עם עומס עבודה גדול יותר, בין אם מדובר במפעלי מזון, מרכולים, או אחיות בבתי חולים. כך לדוגמא, מרכולים רבים נאלצו להרחיב באחת את מערך המשלוחים שלהם, צעד אשר חייב קליטה של עובדי שטח רבים במקביל. אך בעוד שלעובדי משרד יש את הפריווילגיה לעבור חפיפה ארוכה וממושכת האורכת לעתים מספר שבועות, כשמדובר בעובד שטח החשוף לסביבת עבודה מהירה ותזזיתית, תהליך הקליטה חייב להתבצע במהירות. לכן, הכשרה יעילה ומהירה של עובדי שטח, מהווה צעד הכרחי לצורך השתלבותם במקום העבודה.

מדוע חשוב להשקיע בתהליך הקליטה של עובדי שטח?

חברות רבות מתעלמות לעתים קרובות מהחשיבות של תהליך הטמעת העובדים בחברה וכתוצאה מכך נאלצות להתמודד עם עובדים נטולי מוטיבציה ונתוני תחלופה גבוהים במיוחד. ואכן, 28% מהעובדים עוזבים את מקום עבודתם תוך שלושה חודשים בלבד. למעשה, רק 12% מהעובדים מעידים כי עברו הליך הכשרה ראוי בעת כניסתם למקום העבודה.

בשלב זה סביר להניח שגם אתם שואלים את עצמכם אם פספסתם משהו בנוגע לתהליך קליטת העובדים בחברה. ובכן, התשובה היא- כן!! חשוב להבין כי תהליך קליטה יעיל כולל הרבה מעבר להדרכה קצרה, קבלה של מספר טפסים לחתימה והתחלת העבודה. שכן, במידה שקליטת העובד בחברה מתבצעת כראוי, היא עשויה להשפיע לטובה על ביצועי העובד ולהוביל לתוצאות הבאות:

• העובדים יחושו מחוברים יותר למקום העבודה ויפגינו יותר מעורבות בפעילות הארגון.
• העובד יבין טוב יותר את מהות התפקיד שלו ואת חשיבותו.
• תהליך הטמעה טוב ויעיל מוביל לכך ש-77% מהעובדים החדשים מגיעים להישגים מרשימים תוך זמן קצר.
• עובדים העוברים תהליך הכשרה ראוי, לרוב חשים רגועים ונינוחים יותר, לעומת עובדים שלא זכו לחפיפה מספקת.

בעלי עסקים רבים מגרדים בראשם לעתים קרובות בניסיון להבין מדוע קיימת תחלופה כל כך גבוהה של עובדים בעסק שלהם. אך למרבה הצער, חלקם אינם מצליחים להגיע לשורש הבעיה ותולים זאת בגורמים לא נכונים. שכן, נתונים מראים כי תהליך קליטה יעיל של עובדים עשוי לתרום באופן ניכר לשימור העובדים בחברה. כך שגם אם אתם מעניקים לעובדים שלכם הטבות וצ'ופרים רבים, אם לא תשקיעו כראוי בתהליך הקליטה שלהם, סביר להניח שחלקם יחושו תסכול רב ויעזבו את החברה תוך זמן קצר.

עובדי שטח נאלצים להתמודד עם גורמים רבים במקביל. שכן, מלבד הצורך ללמוד את מהות התפקיד ולעבוד במצבי לחץ שונים, הם אלו שבאים בסופו של דבר במגע ישיר עם הלקוח. הכשרה לקויה של עובדים עלולה ליצור תסכול רב בקרבם, מה שעלול לפגוע ברמת השירות כלפי הלקוחות ולהוביל בסופו של דבר לתפוקה נמוכה ולהפסדים כספיים. הכשרה מעמיקה לעומת זאת, עשויה לעורר יותר עניין ובטחון מצד העובדים, כך שהם ירגישו יותר בנוח לשאול שאלות ולקבל עזרה במידת הצורך, מה שיוביל בסופו של דבר לביצועים טובים ואפקטיביים יותר.

5 אתגרים שעומדים בפני עובדי שטח בעת קליטתם במקום העבודה

למרות שכולנו יכולים להסכים בשלב זה שתהליך החפיפה של העובד עשוי להשפיע באופן ניכר על סיכויי ההישרדות שלו בחברה, בפני עובדי שטח, כמו גם עובדים נוספים שנמצאים בתנועה לאורך היום, ניצבים לא מעט אתגרים מורכבים, עמם הם נאלצים להתמודד מדי יום. כעת נבחן כמה מהם:

בעוד שתהליך הקליטה בקרב עובדי משרד עשוי לעתים לקחת מספר שבועות, בייחוד כאשר מדובר בתפקידים מורכבים המכילים תחומי אחריות רבים, עובדי שטח לא יכולים להרשות לעצמם לקחת את הזמן ומחויבים להשתלב במהירות. שכן, לרוב מדובר בתפקידים תזזיתיים המתאפיינים בקצב תחלופה גבוה במיוחד. מעבר לכך, לעתים קרובות מקומות עבודה צריכים להכשיר מספר עובדים במקביל, מה שהופך את התהליך למייגע ומתיש יותר הן עבור העובד עצמו והן עבור צוות ההנהלה.

הקורונה לא רק שינתה את האופן בו מתבצעות ההכשרות במקומות העבודה, היא גם השפיעה באופן משמעותי על קצב ההכשרה. כך שבמקום להעניק לעובדים חפיפה מעמיקה ולאפשר להם להשתלב בתפקיד בהדרגה, עובדים רבים בתפקידי שטח נאלצו לקפוץ למים תוך זמן קצר ולעבוד בקצב מהיר במיוחד. בייחוד בתחומים מסוימים שהתמודדו עם עליה פתאומית במסחר כמו- קמעונאים ורשתות המזון השונות.

מעבר לכך, הקורונה שינתה את הפעילות העסקית בתעשיות השונות בן לילה והובילה לאי ודאות בתחומים רבים. כתוצאה מכך, עובדי שטח רבים נאלצו להתמודד עם תקנות מחמירות, התנהגות לחוצה ועצבנית מצד לקוחות ולא מעט מצבי לחץ. מצבים אלו השפיעו על עובדים רבים וגרמו להם לחוש תשישות רבה.

בעוד שלרוב התקשורת בקרב עובדי משרד מתנהלת בעיקר באמצעות מייל פנים ארגוני וניוזלטר המכיל עדכוני חברה כאלה ואחרים, עובדי שטח נשארו אי שם מאחור בכל הקשור לתקשורת פנים ארגונית, ומסתמכים בעיקר על שיטות תקשורת ישנות ולא מועילות כמו לוחות מודעות, כרזות ושיחות טלפון. מצב די מפתיע בהתחשב בקצב העבודה המהיר המאפיין לרוב עבודות אלו. שכן, היינו מצפים לצורת תקשורת יעילה ומהירה יותר שתאפשר חיבור מידי בין העובד לגורמים איתם הוא נמצא בקשר יום יומי, בין אם מדובר במנהלים או בלקוחות.

שיטות תקשורת אלו עלולות לפגוע בהתנהלות של העובדים. שכן, עובדי שטח אינם נמצאים במקום אחד, כך שהם עלולים לפספס את המידע שמופיע בלוח המודעות. מה גם שתקנות הקורונה אילצו עובדים רבים לעבוד במנותק מעובדים נוספים, כך שלרבים מהם לא הייתה אפשרות להתעדכן במידע חדש באמצעות חבריהם לעבודה.

עובדי שטח הנמצאים בתנועה לאורך היום לא מצוידים בכלים טכנולוגיים שיכולים לסייע להם למלא את תפקידם בפשטות וביעילות. כמו כן, אותם מאמצי תקשורת לקויים, עלולים לגרום לעובדים לחוש מנותקים מהמתרחש בחברה.

עובדי שטח נמצאים בתנועה לאורך היום ומפוזרים לרוב באזורים שונים, כך שלא תמיד מתקיים ביניהם מפגש פיזי. כמו כן, לעתים, כשמדובר בתחומים כמו קמעונאות, שירותי מזון, או צוותי בתי מלון, חלק מחברי הצוות מוצבים במדינות אחרות. לעתים, המרחק הפיזי משרה תחושה מסוימת של ניתוק  ובידוד מצד חברי הצוות, דבר המקשה לייצר חיבור ותקשורת יעילה בין העובדים השונים.

בשעה שיותר ויותר תפקידים כיום דורשים פעילות שטח ממושכת, כבר אין אפשרות להסתמך אך ורק על דרכי תקשורת מסורתיות כדי ליצור תקשורת יעילה בין העובדים. בעוד שעובדי משרד נפגשים ומתקשרים ביניהם מדי יום, עובדי שטח נמצאים בתנועה לאורך היום, בנפרד מחבריהם לצוות, כך שלא תמיד יש באפשרותם לקחת חלק באירועים או בפעילויות שמתקיימות בחברה באופן פרונטלי. לכן,  עובדי שטח זקוקים לשיטות תקשורת מתקדמות יותר על מנת להפגין יותר מעורבות בנעשה בחברה. כמו כן, מאחר שעובדים אלו נמצאים רוב היום בתנועה, חשוב למצוא דרך להכיר להם תודה על עבודתם ומאמציהם הרבים. מדובר בצעד חשוב מאוד במטרה להפחית את התחלופה במקום העבודה ולשמר יותר ויותר עובדים. 

 Connecteam – הדרך היעילה ביותר להכשיר עובדי שטח

כפי שכבר הזכרנו לא פעם לאורך המאמר, קליטת עובדים יעילה תסייע לכם לשמור על עובדים לאורך זמן. אך על מנת לבצע זאת כראוי, יש להיפטר משיטות התקשורת המיושנות שרק סרבלו את התהליך ולעבור לטכנולוגיה מתקדמת ויעילה יותר. אפליקציה פנים ארגונית כמו Connecteam תאפשר לעסק שלכם ליישר קו עם העידן המודרני הדיגיטלי ולייעל את האופן בו אתם מנהלים את העובדים שלכם, על כל האספקטים הקשורים בכך. אז במקום לשבת עם קלסרים גדולים וניירת שלא נגמרת, באמצעות Connecteam תוכלו ליצור עבור עובדי השטח שלכם חוויית הדרכה מודרנית ואפקטיבית יותר, באמצעות מערך הדרכה דיגיטלי הזמין לכל העובדים בכל זמן ומכל מקום. בדרך זו תוכלו לייעל משמעותית את תהליך קליטת העובדים ולגרום להם לשלוט בחומר תוך זמן קצר. לפניכם מספר פיצ'רים חשובים של Connecteam שיסייעו לעובדים שלכם לעבור בהצלחה את הליך ההכשרה:

• ניתן לספק עבור העובדים חומרי הדרכה באמצעות פורמטים שונים כמו- וידאו, תמונות, PDF, טפסים וכו'. שכן, שימוש באמצעי מדיה מגוונים יאפשר לכם להעביר את המידע באופן משוך יותר ומעורר עניין.
• ניתן לייצר מבנה הדרכה בהתאמה אישית, כך שהעובד יצטרך להשלים חלקים מסוימים לפני שיעבור לפרק הבא.
• כללו מבדקים ושאלונים כדי לוודא שהחומר מובן.
• ניתן למדוד את ההתקדמות של כל עובד ועובד בכל פרק ונושא בנפרד.
• באמצעות מעקב אחר התקדמות העובדים, תוכלו להגיע לתובנות שונות שיסייעו לכם לשפר את מערך ההדרכה שלכם בעתיד.
• לאחר ההדרכה ניתן לייצר טפסי משוב עבור העובדים, על מנת לקבל מהם פידבקים בנוגע לטיב ההדרכה. משובים אלו יכולים לסייע לכם לבחון באופן אובייקטיבי יותר את תכנית ההדרכה שלכם ולשפר נקודות מסוימות בהדרכות הבאות.

חומרי ההדרכה תמיד יהיו זמינים בפני העובדים, גם אם הם כבר השלימו את מערך ההדרכה וקראו את כל החומרים הרלוונטיים. תכונה זו שימושית בעיקר עבור עובדים חדשים, כך שגם אם הם נתקלים בבעיה מסוימת בעת העבודה, הם יכולים לפתור זאת בעצמם באמצעות גישה מהירה לחומרי ההדרכה, מבלי לחכות למענה מצד המנהל הישיר שלהם.

מעבר לניהול ההדרכות, גם מחלקת משאבי האנוש בארגון עשויה להפיק תועלת משמעותית  מהיכולות של Connecteam בכל הקשור לקליטת העובדים בחברה. שכן, הפיצ'רים השונים המצויים בה מאפשרים תקשורת פנימית יעילה יותר עם העובדים. וכפי שכבר ציינו, ככל שהעובדים יקבלו מענה מדויק ומהיר יותר בעת קליטתם בעבודה, כך הם ירגישו תחושת סיפוק גדולה יותר ורצון להמשיך לעבוד בחברה לאורך זמן. 

להלן מספר פעולות שמנהלי משאבי האנוש בחברה יכולים לבצע באמצעות שימוש ב- Connecteam:

• ניתן לשתף עם העובד מכתב המברך על הצטרפותו לחברה.
• יצירת רשימת משימות וצ'קליסטיים עבור עובדים חדשים הכוללים פירוט של כל המשימות והפעילויות שיבוצעו במהלך תקופת ההכשרה. רשימות אלו עשויות להקל על העובדים החדשים, כך שהם יכולים לדעת מראש אילו משימות עליהם להשלים במהלך תהליך החפיפה ומה מצופה מהם.
• עדכון מידע אישי כמו- ביטוח לאומי, פרטי התקשרות וכו'.
• בקשה לרישום פלילי.
• טפסי הסכם סודיות.
• הדרכת בריאות ובטיחות.
• רשימה של מדים, תג, או כל ציוד אחר שמצריך חתימה של העובד.
• ליידע את העובדים על ההטבות והזכויות המגיעות להם במסגרת מקום העבודה, בין אם מדובר בהטבות הניתנות על פי חוק או בהטבות ספציפיות הניתנות מטעם מקום העבודה.
• סקרי שביעות רצון – ניתן ליצור סקרים ומשובים על מנת לקבל תמונת מצב מדויקת יותר בנוגע למידת שביעות הרצון של העובדים בחברה. באמצעות ניתוח מקיף של תשובות העובדים תוכלו לבצע שינויים ושיפורים שונים ובכך להעלות את שיעור שימור העובדים בחברה.
• ניתן ליצור קשר עם עובדים באמצעות צ'ט 1:1 או צ'ט קבוצתי המאפשר הגדרות מתקדמות. פיצ'ר זה יאפשר לכם להגביר את המעורבות והשיח בין העובדים למערך הניהולי בחברה.

וזו רק ההתחלה. אין ספק ששימוש יעיל ואפקטיבי ב- Connecteam, יסייע לעובדי השטח שלכם להיקלט בחברה באופן הטוב ביותר ולהתגבר על הקשיים השונים עמם הם מתמודדים בעת ביצוע עבודתם.

שמרו על עובדי השטח שלכם לאורך זמן

הכשרת עובדים היא משימה לא קלה כשמדובר בעובדי שטח, בייחוד כשהיא מתרחשת לעתים כל כך קרובות. עם זאת, שימוש באמצעים דיגיטליים מתקדמים כמו אפליקציית ניהול העובדים של Connecteam, יסייעו לכם לבנות את התהליך בצורה יעילה ואפקטיבית יותר ולעורר יותר מעורבות ומוטיבציה מצד העובדים להמשיך ולהתפתח בחברה לאורך זמן. לאור הקשיים הרבים עמם מתמודדים עובדי שטח רבים בעת ביצוע עבודתם, בין אם מדובר בניתוק חברתי, או שעות עבודה מרובות, שימוש באפליקציה פנים תקשורתית עשוי להעניק להם את הפתרון הטוב ביותר ולמנוע תחלופה גבוהה של עובדים.

מעבר לכך, בניגוד להדרכות פרונטליות ארוכות ומשמימות, Connecteam מאפשרת לכם ליצור מדריך יעיל ונגיש המכיל שימוש באמצעי מדיה שונים, המעוררים יותר עניין וסקרנות מצד העובדים. אז אם עד עכשיו עשיתם שימוש בכל מני שיטות מיושנות לצורך הכשרת עובדי השטח שלכם, כעת יש לכם הזדמנות להתוודע לנפלאות הדיגיטציה וליצור עבור העובדים שלכם מערך קליטה נגיש ואפקטיבי שיסייע להם להיטמע בחברה באופן היעיל ביותר.