על פי מחקרים שונים, למעלה מ-50% מהעסקים הקטנים מטפלים בענייני משאבי האנוש בעצמם, מבלי להעסיק גורם מקצועי מוסמך שיטפל בכך. עם זאת, מאחר שמדובר בתחום רחב המכיל לא מעט נושאים ופעילויות, בעלי עסקים רבים אינם יכולים להשקיע בכך זמן רב מתוקף עיסוקיהם הרבים, וכתוצאה מכך מזניחים לא פעם אספקטים מסוימים המהווים חלק מרכזי מניהול משאבי האנוש בארגון. 

למעשה, למעלה מ-50% מבעלי העסקים הקטנים כלל לא מודעים לאופן בו מטופלים ענייני משאבי האנוש בארגונם. שכן, בחלק מהמקרים, הם מטילים את האחריות על כך על עובדים חסרי הכשרה בתחום שאינם מסוגלים להתמודד בעצמם עם המשימות הרבות הכרוכות בכך. 

אם הסיטואציה הזאת נשמעת לכם מוכרת, סביר להניח שאתם לא לבד. שכן, כפי שכבר ציינו, למעלה ממחצית מהעסקים הקטנים לא מכילים מחלקת משאבי אנוש ספציפית. מה גם, שחלקם לא מייחסים לכך מספיק חשיבות ולא רואים צורך להשקיע בבעל מקצוע ספציפי בתחום או בפתרונות מובילים אחרים שיסייעו להם לטפל בענייני משאבי האנוש בארגון, בייחוד כשמדובר בארגון קטן. אך כאן מתחילה הבעיה האמיתית. בין אם מדובר בעסק קטן או בחברה גדולה, מחלקת משאבי אנוש היא מרכיב חיוני עבור כל עסק, שכן פעילותה עשויה להשפיע באופן משמעותי על התנהלות העובדים ועל מידת שביעות רצונם ממקום העבודה. 

במדריך זה נרחיב על החשיבות של ניהול משאבי אנוש בעסקים קטנים ונשתף מספר טיפים מרכזיים שיסייעו לכם ליישם מחלקת משאבי אנוש מובילה בעסק שלכם. לאורך המאמר נציג בפניכם מספר כלים ונהלים חשובים שיסייעו לכם לשמור על העובדים שלכם לאורך זמן, להגביר את המעורבות שלהם בפעילות הארגון ולשפר את התרבות הארגונית בחברה באופן ניכר. 

מאמר זה נוצר למעשה בעקבות פניות של עסקים רבים שביקשו מאתנו ליצור עבורם מדריך מקיף שיסייע להם לנהל את העובדים שלהם בצורה הטובה ביותר. המדריך מיועד ספציפית עבור מנהלי משאבי אנוש בעסקים קטנים וכולל טיפים חשובים ומהותיים. כך שאם אתם תוהים כיצד לנהל את ענייני משאבי האנוש בעסק שלכם, יש סיכוי סביר שתיעזרו במדריך זה לא מעט.  

מהו ניהול משאבי אנוש?

ניהול משאבי אנוש (HRM) מאפשר לעסקים לנהל אנשים בתוך הארגון. מנהל משאבי אנוש בארגון עוסק לרוב בשלושה תחומי אחריות עיקריים: איוש עובדים, תגמול והטבות לעובדים והגדרת התפקיד ונהלי העבודה. בסופו של יום, מנהל משאבי האנוש בארגון צריך לפעול על מנת למקסם את התפוקה בארגון באמצעות אופטימיזציה של התנהלות העובדים. 

מחלקת משאבי האנוש אחראית בין היתר על הפעולות הבאות:

• גיוס ושימור עובדים.
• ניהול ביצועים וביקורות.
• פיתוח והכשרת עובדים.
• בטיחות ובריאות העובדים.
• הטבות ושכר.
• יצירת תקשורת ומעורבות בקרב העובדים.

בניגוד למה שרבים חושבים, תפקידם של מנהלי משאבי האנוש בארגון לא מסתכם רק בגיוס ובקבלה של עובדים. שכן, בסופו של דבר, ברמת המאקרו, המטרה היא להרחיב ולהגדיל את פריון העסק באמצעות פיתוח ושימור העובדים.  ל-HR  יש השפעה ישירה על תרבות החברה וסביבת מקום העבודה, שכן הוא זה שאחראי לרוב על ניהול התקשורת הפנימית בתוך הארגון ואף מסייע ליישב מחלוקות כאלו ואחרות בעת הצורך. 

מדוע משאבי אנוש נחוצים לעסקים קטנים?

ללא מחלקת משאבי אנוש מסורה ויעילה המסייעת למען שימור העובדים, ביצועיהם ומחויבותם לעבודה, עסקים קטנים רבים יתקשו להשיג את המטרות והיעדים שלהם. ולמקרה שעדיין לא השתכנעתם, יש עשרות סטטיסטיקות המגבות טענה זו ומוכיחות עד כמה חשוב להשקיע במשאבי אנוש עבור עסקים קטנים:

• עסקים המשקיעים בתהליך הגיוס מתאפיינים בעובדים איכותיים יותר לאורך זמן.
• כמעט 80% מהעובדים מעידים כי הם מעדיפים שיפורים והטבות במקום העבודה על פני העלאה בשכר.
• 75% מהעובדים יישארו זמן רב יותר בחברה שקשובה לבעיות ולצרכים שלהם באופן יזום.
• עובדים מנותקים שלא מפגינים מעורבות במקום העבודה, נוטים לעזוב את עבודתם כמעט פי שניים מאשר עובדים מעורבים ומעורים יותר. 
• 71% מהמילניאלים (בני דור ה-(y נוטים לעזוב את המעסיקים שלהם מכיוון שהם לא מרוצים מכישורי המנהיגות שלהם.
• 79% מהעובדים אומרים כי האוירה השוררת בחברה מהווה גורם חשוב לשביעות הרצון שלהם במקום העבודה. 
• רק 25% מהעובדים שפרשו מעבודתם הודו כי השכר הוא הסיבה העיקרית לעזיבתם. 
• עובדים רבים העידו כי מקום עבודה המספק שוויון הזדמנויות מעורר הרבה יותר גאווה ומעורבות מצדם. 

נתונים סטטיסטיים אלו ורבים נוספים, מוכיחים כי משאבי אנוש נחוצים גם עבור עסקים קטנים, ועשויים לתרום באופן נרחב הן לעובדים והן לחברה עצמה. עם זאת, חלקכם וודאי סבורים שמדובר בהשקעה גדולה מדי ואינכם יכולים להשקיע בכך זמן רב. מה גם שרבים לא בטוחים שיש צורך לשכור אדם ספציפי שיטפל בעניינים אלו. זאת הסיבה שכל כך הרבה בעלי עסקים משתמשים באפליקציות ייעודיות לניהול עובדים המסייעות לייעל את התהליך באופן ניכר.

על ידי שימוש באפליקציה מתאימה לניהול עובדים, תוכלו לשפר הליכי עבודה שונים בקרב העובדים, בין אם מדובר במיומנויות מקצועיות, הגברת המעורבות בקרב העובדים, או שיפור משמעותי של מערך שירות הלקוחות של העסק. 

כמנהלים של עסקים קטנים, לא פעם מצופה מכם להתנהל באין ספור מישורים ולבצע לא מעט פעולות בעצמכם. כך ששימוש בכלים טכנולוגיים כמו אפליקציה פנים ארגונית לניהול עובדים, עשוי להקל עליכם באופן משמעותי ולאפשר לכם להתפנות לענייני ניהול חשובים ומהותיים יותר. 

יסודות בניהול משאבי אנוש- טעויות שרצוי להימנע מהן

אמנם משאבי אנוש מסייעים רבות לעסקים קטנים וגדולים כאחד. עם זאת, לעתים מנהלי משאבי אנוש מבצעים טעויות קריטיות שעלולות לפגוע באופן ניכר בתפקוד החברה. חשוב להבין טעויות אלו ולהימנע מהן ככל הניתן. 

מדריך משאבי אנוש לעסקים קטנים

אם אתם מעוניינים לייעל משמעותית את פעילות משאבי האנוש בעסק שלכם, הטיפ הגדול ביותר שאנחנו יכולים להעניק לכם בעניין, הוא לעשות שימוש באפליקציה פנים ארגונית לניהול עובדים שתסייע לכם לייעל משמעותית את משימות הניהול השונות ולהפוך את המשימות היומיומיות שלכם לאוטומטיות ופשוטות במיוחד. באמצעות שימוש באפליקציה הנכונה תוכלו לבצע כמעט כל פעולה הקשורה למשאבי אנוש, בין אם מדובר בגיוס עובדים, הטבות, מדריך לעובדים, השתלמויות או סקירות ביצועים. היופי הוא שניתן לבצע את כל הפעולות הללו בפשטות ובנוחות בכל זמן ומכל מקום באמצעות לחיצת כפתור פשוטה. 

בעוד שבעבר רוב העסקים הקטנים הסתמכו על שיטות מיושנות לניהול העובדים שלהם, כמו טבלאות אקסל, לוחות מודעות, WHATSAPP ופורטלים ארגוניים, ניתן להבחין כי בשנים האחרונות (במיוחד ב-2023) עסקים רבים עוברים לפתרון הקל המשתלם והיעיל ביותר- אפליקציות לניהול עובדים. 

בכל חודש, מאות עסקים בוחרים ב-Connecteam כאפליקציה פנים ארגונית לניהול העובדים שלהם. בתור אפליקציה שנבנתה ומותאמת במיוחד עבור עסקים קטנים, יצרנו עבורכם אפליקציה המכילה את כל הפי'צרים הדרושים לניהול מיטבי של העובדים שלכם. מעבר לכך, מדובר באפליקציה פשוטה לשימוש הניתנת להגדרה תוך 5 דקות בלבד ובעלות מינימלית של 39$ לחודש.

אפליקציית Connecteam מאפשרת למנהלי משאבי אנוש ולבעלי עסקים לנהל את כל העובדים שלהם ממקום אחד, באמצעות שימוש בפיצ'רים רבים המיועדים עבור היבטים תפעוליים שונים בעסק, החל מהדרכות עובדים ועד בקרת ביצועים וניהול משימות יומיומיות. באמצעות שימוש ב- connecteam תוכלו לשמור את העובדים שלכם פרודוקטיביים ומעורבים יותר ולפקח על הנעשה בחברה בכל רגע נתון.

לפניכם מספר דרכים שיסייעו לכם לייעל את משאבי האנוש בעסק שלכם באמצעות שימוש ב-Connecteam:

• שעון נוכחות המאפשר מעקב אחר שעות העבודה של העובד, ומכיל התראות שונות במקרה של חריגה ממכסת שעות העבודה היומית. פעולה זו מסייעת בין השאר למחלקת השכר בעת חישוב שכר העובדים בתחילת כל חודש.

• דיגיטציה ואוטומציה של משימות יומיומיות באמצעות צ'קליסטים וטפסים דיגיטליים שיסייעו לכם לוודא כי העובדים עומדים ביעד היומי ופועלים בהתאם לנהלים של הארגון.

• שמרו על הצוותים שלכם מחוברים באמצעות צ'אט מאובטח המאפשר שיחות פרטיות ושיחות קבוצתיות לפי הגדרות מתקדמות, או על ידי שיתוף של אמצעי מדיה שונים, בין אם מדובר בסרטונים, קבצי GIF, מסמכים או תמונות. 

• הגבירו את מעורבות העובדים באמצעות עדכונים ופוסטים חברתיים, סקרי משוב של עובדים, תיבת הצעות וסקרים חיים. מעבר לכך, כשאתם מפרסמים עדכון כלשהו, יש ביכולתכם להחליט אם לאפשר מעורבות של העובדים באמצעות תגובות ולייקים או לא.

• הציעו לעובדים שלכם חוויית למידה אינטואיטיבית באמצעות מרכז ידע נייד המכיל גישה לספריות מקוונות המאפשרות חיפוש מתקדם ומכילות קורסים מקצועיים, חידונים, או כל מידע ארגוני אחר. 

מחלקת משאבי האנוש מטפלת בין השאר בכל המסמכים והפרוטוקולים הרלוונטיים המבטיחים כי החברה שלכם פועלת בהתאם לחוקי העבודה, למקרה בו תתעורר מחלוקת עתידית כזאת או אחרת.  לכן, כל עסק חייב להחזיק במסמכים מסוימים עבור כל עובד:

• קובץ עובדים כללי: קובץ המכיל תיעוד כללי של העובד, הכולל בין השאר סקירות ביצועים, הערות משמעת, פרטי שכר וכו'.
• תיק רפואי של העובד המכיל בין השאר הערות מצד רופאים, מידע על נכות וכל מידע רפואי אחר שקשור לעובד. 

מדריך לעובדים מרכז את כל המידע הדרוש לעובדים בעת עבודתם בארגון ומכיל פרוטוקולים שונים המסייעים לחברה להתמודד עם כל בעיה שעלולה להתעורר במקום העבודה. 

לרוב, מדריך לעובדים כולל את הנושאים הבאים:

• הסכמי סודיות: בהתאם לחוקי התעשייה, עובדים צריכים לחתום על הסכמי סודיות, במיוחד אם יש לכם סודות מסחריים הדורשים הגנה.

• מדיניות נגד אפליה: על פי החוק בישראל אין להפלות עובדים בגין מאפיינים שונים כמו- מין, נטיה מינית, מוצא, לאום וכד'.

• בטיחות ואבטחה: בטיחות ואבטחת העובדים נמצאות בעדיפות העליונה, כך שכל חברה מחויבת לעמוד בכללי הבטיחות הקבועים בחוק. כמו כן, יש באפשרותכם לערוך מדיניות משלכם לגבי מצבים שונים כמו- מצבי מזג אויר קיצוניים, ניהול משברים וכו'. 

• פיצויים והטבות: בתור עסק קטן, עליכם לפרט אילו יתרונות תספקו עבור העובדים שלכם, בין אם מדובר בהטבות המחויבות על פי חוק או בהטבות נוספות שאתם רואים לנכון להעניק לעובדים שלכם, בהסתמך על האסטרטגיה הארגונית של החברה ועל המאפיינים שלה. להלן מספר הטבות הנדרשות על פי חוק:

1. מיסי ביטוח לאומי- מעסיקים נדרשים לשלם מיסי ביטוח לאומי בשיעור זהה לעובדיהם.
2. פיצויי עובדים- יש להפריש עבור העובדים כספי פיצויים מדי חודש לביטוח הפנסיה של העובדים.
3. ימי חופשה ומחלה- יש להעניק לעובדים ימי חופשה ומחלה על פי המפורט בחוק. עם זאת, כל חברה רשאית להוסיף ימי חופשה שנתיים עבור עובדיה. 
4. ביטוח אבטלה- על פי החוק בישראל עובד שהשלים תקופת אכשרה יהיה זכאי לקבלת דמי אבטלה במקרה שהפסיק לעבוד.  

• תוכניות פרישה מטעם המדינה: במדינות מסוימות חברות נדרשות להציע לעובדיהם הטבות פרישה. בישראל תוכניות פרישה מוצעות בעיקר עבור עובדי מדינה.

• חוקי האיגוד: גם אם החברה שלכם לא מאוגדת, עליכם לעמוד בחוק יחסי העבודה הלאומי. ( בישראל חוק זה ידוע כחוק וגנר).

• לוחות זמנים, חופשות וחופשות מחלה: יש ליידע את העובדים לגבי מדיניות החברה בכל הקשור ללוחות זמנים, היעדרויות, איחורים, חופשות, חופשות מחלה, בקשות מיוחדות וכו'. גם אם אתם נוקטים במדיניות עבודה גמישה, עדיין חשוב לעדכן את העובדים מראש לגבי נושאים אלו. 

• תקנון התנהגות במקום העבודה: הציבו כללים ברורים לגבי נושאים שונים, בין אם מדובר בקוד לבוש, קוד התנהגות בסיסי, הטרדות מיניות, שימוש בטלפון הנייד ובמחשב במהלך שעות העבודה, אתיקה או היבטים משפטיים. כמו כן, חשוב להבהיר מראש את ההשלכות במקרה שהעובד מפר תנאים אלו. 

• מידע כללי על תנאי התעסוקה: אם לחברה שלכם יש מדיניות ונהלים משלה השונים ממה שהחוק דורש, יש להגדיר זאת באופן מלא, בין אם מדובר באפשרויות קידום, או העלאת שכר.

כאשר אתם מקבלים עובד חדש במקום העבודה, יש להעניק לו עותק של מדריך העובדים ולהחתים אותו על הצהרה לפיה הוא מאשר כי קיבל, קרא והבין את הסעיפים השונים המצויים בו. לאחר מכן יש לשייך את ההצהרה לתיקו של העובד. כמו כן, חשוב ליצור עותקים רבים של המדריך, בין אם באופן ידני או דיגיטלי, אשר יהיו זמינים עבור כל העובדים לעיון למקרה שהם יזדקקו לו.

בתור עסק קטן, יש לכם אפשרות להעניק לעובדים שלכם הטבות מסוימות שחברות גדולות יותר לא יכולות לעמוד בהן, בין אם מדובר בבירוקרטיה פחות נוקשה, אפשרות עבודה מהבית, או גמישות גדולה יותר בנוגע לשעות העבודה. אפשרויות אלו עשויות לסייע לכם לשמר עובדים במקום העבודה לאורך זמן ולייצר עבורם סביבת עבודה גמישה ונוחה יותר. 

על מנת להבהיר כללי עבודה מסוימים, ניתן לתלות ברחבי החברה כרזות המפרטות חוקי עבודה חשובים כמו- תקנון הטרדה מינית במקום העבודה.

אספקט חשוב נוסף של משאבי אנוש שרצוי להתייחס אליו, הוא חישוב שכר העובדים. שכן, ישנם ניכויי מס רבים וניכויים במקור שחייבים להתבצע בצורה מדויקת בכל פעם שמשולם לעובד השכר החודשי. 

ישנם שני סוגים של הטבות לעובדים, אלו הנדרשות על פי חוק והטבות נוספות הניתנות באופן חופשי על ידי המעסיק, בהתאם לתרבות הארגונית של החברה ולמאפייניה השונים. אמנם כבר התייחסנו לכך בקטע קודם המתייחס לסעיפים שיש לכלול במדריך העובדים, אבל כעת נציג בפניכם את רשימת ההטבות המלאה. 

הטבות הנדרשות על פי חוק:

• מס ביטוח לאומי.
• פיצויים.
• דמי אבטלה.
• חופשה שנתית וחופשת מחלה.

להלן מספר הטבות נוספות שאינן נדרשות על פי חוק אך נחשבות נפוצות בקרב מעסיקים רבים:

• ביטוח בריאות.
• ביטוח שיניים וראייה.
• תוכניות פרישה.
• תוכניות בריאות.
• עבודה מהבית.
• הנחות לעובדים.
• תוכניות סיוע לעובדים.
• הטבות בעלות נמוכה, כמו קפה חינם וכו'.

כאמור, אחד היעדים המרכזיים שמנהלי משאבי אנוש מציבים לעצמם, הוא שימור העובדים בחברה לאורך זמן. על מנת ליישם זאת, חשוב לעקוב באופן קבוע אחר ביצועי העובדים ולסייע להם לשפר מיומנויות במקרה הצורך. כמו כן, תהליך זה יסייע לכם לעקוב אחר ההתנהלות הכוללת של העובד, הן במישור המקצועי והן בפן ההתנהגותי. להלן מספר פעולות שיש לבצע על מנת לעקוב כראוי אחר ביצועי העובדים:

• פיקוח על התקדמות העובדים.
• סקירות ביצועים.
• פתרון מחלוקות במקום העבודה.
• טיפול בבעיות משמעת וסיום יחסי עבודה.
• העברת עדכונים שוטפים על תפקוד העובד.
• תזמון אירועים במקום העבודה.
• טיפוח סביבת עבודה בטוחה ובריאה.
• קידום שירותי בריאות.

רוב הפעולות המצוינות מעלה מבוססות על מדיניות ונהלים שההנהלה יוצרת יחד עם משאבי האנוש, כך שלרוב הן מוגדרות בבירור במדריך העובדים. בכל הנוגע לניהול משאבי אנוש בעסקים קטנים- גם אם מדובר בחברה המעסיקה כמות קטנה של עובדים באופן יחסי, חשוב מאוד להקצות לכך משאבים במסגרת החברה עצמה ולא באמצעות מיקור חוץ. שכן, מדובר בנושא חשוב המצריך השקעה רבה ומגע ישיר עם העובדים מדי יום. ככל שתקדישו לכך יותר זמן ומשאבים, כך העובדים בחברה יחושו טוב יותר ויפגינו יותר מעורבות בנוגע לפעילות החברה. 

כמו כן, מעבר לפעולות אלו, חשוב לחוש את העובדים באופן יומיומי, על מנת להבין כיצד הם באמת מרגישים ובאילו צעדים ההנהלה יכולה לנקוט על מנת לפתור בעיות מסוימות המתעוררות מתחת לפני השטח. דרך זו תאפשר לכם לחדד ולהדק את הקשר והקרבה ביניכם לבין העובדים בחברה. מה גם, שעובדים רבים נוטים להישאר זמן רב יותר בסביבת עבודה אכפתית ומכילה, גם אם הם אינם זוכים לתגמול כספי גבוה יותר במקביל. 

ישנם  מדריכים ומקורות עזר רבים שיכולים לסייע למנהלי משאבי האנוש בארגון לבצע את עבודתם באופן הטוב ביותר:

• האתר של חברת משאבי האנוש הגדולה SHRM מכיל מאמרים מועילים שיוכלו לסייע לכם לגבש רעיונות שונים וליישם פעילויות מסוימות.
• החברה לניהול משאבי אנוש (Society for Human Resource Management)- מדובר באגודת משאבי אנוש מקצועית המייצגת יותר מ-300,000 חברים ב-165 מדינות ברחבי העולם. 
• אתר HR.com מציע כלים ומשאבים חיוניים בנושא משאבי אנוש.
• HR.com360 – מדריך מקוון לעולם משאבי האנוש. 

מחשבות לסיכום- משאבי אנוש לעסקים קטנים

עולם העבודה בימינו הוא מאוד דינמי, כך שאנשים רבים עוזבים את מקום עבודתם על בסיס קבוע. אמנם בחלק מהמקרים מדובר במעבר מתבקש עקב הצעה כספית גבוהה יותר או בעקבות הקמה של עסק עצמאי. עם זאת, פעמים רבות הסיבה לעזיבה נעוצה בהתנהלות לקויה של מחלקת משאבי האנוש במקום העבודה, בין אם מדובר בחוסר תקשורת בין העובד למעסיק, הזדמנויות קידום מעטות, תרבות ארגונית בעייתית או הכשרת עובדים לקויה. כל אלו, עלולים להוריד את רוחו של העובד ולגרום לו לחפש מקום עבודה אחר שיהיה קשוב יותר לצרכיו. 

ככל שתשקיעו במשאבי האנוש בעסק שלכם, בין אם באמצעות העסקה של אנשים המוסמכים לטפל בכך או על ידי שימוש באפליקציה פנים ארגונית לניהול עובדים, כך תוכלו ליצור סביבת עבודה בטוחה ונוחה יותר עבור העובדים שלכם ולשמור אותם בסביבה לאורך זמן.