מדוע Connecteam היא אפליקציית שעון הנוכחות הטובה ביותר עבור עסקים קטנים

בתור בעלי עסק קטן או בינוני, אתם וודאי מבינים שמעקב אחר נוכחות העובדים הוא הכרחי בדיוק כמו כל פונקציה אחרת בעסק, בין אם מדובר בחשבונאות וחישוב השכר, או בפעילות מחלקת משאבי האנוש. שכן, מדובר בהיבט משמעותי המספק לכם לא מעט תובנות לגבי ההתנהלות הכספית של העסק.

אך מעבר לעניין הרווחי, מדובר בפעולה הנדרשת על פי חוק. שכן, לפי תיקון 24 לחוק הגנת השכר אשר נכנס לתוקף ב-1.2.2009, כל מעסיק מחויב לדווח ולתעד את שעות העבודה והמנוחה של העובדים באמצעות ניהול פנקס עבודה, לרבות שעות נוספות. מעסיק אשר מפר את החוק ואינו מציין את שעות העבודה של העובד בתלוש המשכורת, מסתכן בעבירה פלילית ובתשלום קנסות כבדים.

אם כך, למה מדובר בפעולה כל כך מסובכת? ובכן, אם אתם עדיין משתמשים בשיטות מיושנות לצורך מעקב אחר פעילות העסק, כמו טבלאות אקסל, או גרוע מכך – עט ונייר, סביר להניח שאתם נאלצים להתמודד עם לא מעט תקלות ושיבושים. שכן, אמצעי מעקב ידניים אינם מאפשרים חישוב מדויק של שעות העבודה, כך שעובדים רבים נוטים לעגל את זמני העבודה שלהם כלפי מעלה. מה שעשוי ליצור לא מעט אי דיוקים בחישוב השכר החודשי ולהוביל להפסדים רווחיים משמעותיים בטווח הרחוק.

מעבר לאפליקציית שעון נוכחות עשוי לסייע לעסקים קטנים להימנע מטעויות קריטיות בכל הקשור לניהול הפעילות הכספית של העסק, תוך מעקב יעיל ומדויק יותר אחר התנהלות העובדים.

כיצד אפליקציית שעון נוכחות עשויה לסייע לעסקים קטנים?

אז לאחר שכבר הסברנו מדוע מעקב אחר נוכחות העובדים מצטייר כמשימה כל כך מורכבת, כעת נצלול יותר לעומק ונתמקד במספר סיבות מרכזיות שיסייעו לכם להבין מדוע עסקים קטנים צריכים להשתמש באפליקציית שעון נוכחות. הרי לא מדובר באופנה או בטרנד זמני, אלא באמצעי דיגיטלי יעיל וחיוני המאפשר מעקב מדויק יותר אחר נוכחות העובדים בטווח הארוך.

שפרו את אופן העבודה שלכם

בדקתם פעם כמה זמן אתם מקדישים למשימות שגרתיות כמו מענה למיילים או פגישות? סביר להניח שתופתעו מהתוצאות. עם זאת, שימוש באמצעים דיגיטליים כמו אפליקציית שעון נוכחות, יאפשר לכם לארגן את הזמן שלכם באופן יעיל יותר, כך שתוכלו לחסוך לא מעט זמן ולהתמקד בביצוע המשימות השונות.

להתנהל בהתאם לתקנות

כפי שכבר הזכרנו קודם לכן, כיום מעסיקים מחויבים לדווח על רישומי השעות של העובדים על פי חוק. עם זאת, כל מעסיק רשאי לבחור את שיטת המעקב המתאימה לו, בין אם מדובר ברישום ידני באמצעות טבלאות אקסל, או באמצעים דיגיטליים מתקדמים כמו אפליקציית שעון נוכחות. כמו כן, חשוב לתעד את אותם דיווחים לאורך זמן, שכן, במקרים בהם העובד תובע את המעסיק בגין אי תשלום שכר, חובת ההוכחה חלה על המעסיק ולא על העובד. אפליקציית שעון נוכחות תאפשר לכם לשמור תיעוד של דיווחי העובדים לאורך זמן, גם לאחר שהעובד עזב את החברה. כך שבניגוד לשימוש באמצעים ידניים, אתם יכולים להיות בטוחים שכל הפרטים החשובים ישמרו במערכת במשך זמן רב ולא יאבדו.

מנעו 'גניבה' של שעות עבודה

שימוש באמצעי דיווח ידניים מוביל לא פעם לטעויות רבות בחישוב שכר העובדים, שכן, עובדים רבים נוטים לעגל את שעות העבודה שלהם כלפי מעלה ולגנוב לא מעט זמן עבודה. מה שעלול להוביל להפסדים כספיים משמעותיים בקרב עסקים רבים. מחקרים שונים שבוצעו בארה"ב לאורך השנים חושפים את הנתונים הבאים:

• גניבת שעות עולה לעובדים בארה"ב 22 מיליארד דולר בשנה.

• אותה פעולה עולה למעסיקים 11 מיליארד דולר בשנה.

• שיטת ה'תחתים לי', באמצעותה עובדים מפקידים את כרטיס הנוכחות שלהם בידי עובדים אחרים כדי לצבור יותר שעות עבודה, עולה למעסיקים 373 מיליון דולר בשנה.

• כמו כן, רואי חשבון טוענים כי 92% מהלקוחות שלהם חוו גניבת זמן על ידי העובדים, כאשר העלות על כך מסתכמת בממוצע ב-5% משכר הברוטו של העובדים.

• בנוסף – איגוד השכר האמריקני מדווח כי יותר מ-75% מהחברות עלולות להפסיד כסף רב בעקבות תופעת ה"תחתים לי", מאחר שהיא מהווה כ-2.2% מסך שכר הברוטו של העובד.

בניגוד לשימוש באמצעים ידניים או בכרטיס נוכחות, אפליקציית שעון נוכחות אינה מאפשרת גניבה של זמן עבודה או שימוש בשיטת ה"תחתים לי", מאחר שמדובר באמצעי דיגיטלי המגובה בחותמת GPS, כך שניתן לראות את המיקום של העובד בעת הכניסה והיציאה מהמערכת.

אוטומציה

אפליקציית שעון נוכחות מתבססת על אוטומציה, כך שניתן לנהל את דיווחי השעות באופן מהיר ופשוט, מבלי להתעסק עם גיליונות אקסל אינסופיים.

קבלת נתונים בזמן

בניגוד לשימוש באמצעי מעקב ידניים, אפליקציית שעון נוכחות מאפשרת לכם לבדוק נתונים באופן מידי, כך שאין צורך לחכות עד סוף החודש כדי לבדוק את כמות השעות של עובד מסוים. ואכן, יותר ויותר עסקים קטנים העושים שימוש באפליקציית שעון נוכחות, מעידים כי מדובר בפתרון האופטימלי, כך שניתן לעקוב אחר נוכחות העובדים באופן רציף ולהימנע מטעויות רבות בחישוב השכר בסוף כל חודש.

מנעו  את תופעת ה"תחתים לי"

זה אמנם נשמע ברור מאליו, אך כשעובד משתמש באפליקציית שעון נוכחות, יש סיכוי נמוך מאוד שעובד אחר יוכל להחתים את שעות הכניסה והיציאה במקומו.

מעקב GPS

אפליקציית שעון נוכחות מאפשרת מעקב אחר מיקום העובד בעת הכניסה והיציאה מהאפליקציה באמצעות חתימת GPS. כך שאתם יכולים לבדוק אם העובד אכן מבצע את המוטל עליו או לא. כמו כן, טכנולוגיית 'פירורי לחם'  (Breadcrumbs) המוטמעת באפליקציה, אוספת נקודות מיקום אקראיות של העובד, כך שיש לכם אפשרות לעקוב בנוסף גם אחר המסלול אותו הוא מבצע במהלך יום העבודה. כך שבמקרה שאובד הקשר עם העובד מאיזושהי סיבה, יש באפשרותכם לאתר את המיקום האחרון בו הוא נצפה.

התראה לגבי שעות נוספות

ברגע שעובד צובר שעות נוספות ללא כל סיבה, תקבלו על כך התראה מידית באמצעות האפליקציה, כך שאין צורך לחכות במיוחד לסוף החודש על מנת לטפל בעניין. מה גם שברוב הפעמים תגלו שהעובד פשוט שכח לבצע יציאה מהאפליקציה בסוף היום, כך שלא בהכרח מדובר במעשה מכוון. היכולת לטפל בעניינים באופן מידי, מאפשרת לכם להיות בשליטה תמידית על הנעשה בחברה ובכך למנוע לא מעט טעויות קריטיות בחישוב השכר החודשי.

נהלו את הצוות שלכם טוב יותר

אפליקציית שעון נוכחות תאפשר לכם לעקוב אחר כמות השעות של כל אחד מהעובדים שלכם באופן מדויק, כך שתוכלו לדעת בוודאות אם עובדים מסוימים עובדים מעבר לקיבולת שלהם ומשקיעים יותר מדי זמן בעבודה. בדרך זו תוכלו להפחית את העומס מאותם עובדים ולסייע להם ליצור איזון בריא יותר בין העבודה לחייהם הפרטיים. מה שעשוי להשפיע לטובה על החיוניות שלהם בעבודה ועל מידת המוטיבציה שלהם.  

הימנעו מעיגול שעות כלפי מעלה

אפליקציית שעון נוכחות מודדת את זמני העבודה באופן מדויק, כך שבניגוד לאמצעי מעקב ידניים, לעובדים אין אפשרות לעגל שעות כלפי מעלה.

שיעור שגיאות נמוך

לא תמיד ניתן להימנע מטעויות, אך שימוש באפליקציית שעון נוכחות יסייע לכם להפחית את שיעור הטעויות בחישוב השכר באופן דרסטי. ואכן, איגוד השכר האמריקאי דיווח כי טעויות שכר מהוות בין 1-8% מסך השכר המלא המשולם לעובדים.

בקשות לחופשה

במידה שאחד העובדים ביקש לצאת לחופשה, תישלח אליכם התראה באופן מידי, כך שתוכלו לטפל בעניין בהקדם ולוודא מראש שהיעדרות העובד לא תשבש את לוח הזמנים המתוכנן.

אפשרו לעובדים להוסיף מידע רלוונטי נוסף

כאשר עובד מבצע כניסה לאפליקציה בתחילת היום, ניתן לאפשר לו לבחור בתגית רלוונטית בהתאם למשימה אותה הוא מבצע, בין אם מדובר בפגישה עם לקוח מסוים, עבודה על פרויקט ספציפי, או כל פעולה אחרת הרלוונטית לתחום עבודתו.

כל כך הרבה חברות כבר עשו את המעבר לאפליקציית שעון נוכחות, כך שגם אם כרגע זה נשמע לכם מעט מורכב, בסופו של דבר מדובר בתהליך מאוד פשוט ואינטואיטיבי. עם זאת, לפני שאתם ממהרים לבחור באפליקציה מסוימת, חשוב מאוד שתביאו בחשבון את הגורמים השונים המפורטים מטה.

גורמים מרכזיים שחשוב להביא בחשבון בעת בחירה באפליקציית שעון נוכחות עבור עסקים קטנים

לפני שאתם בוחרים באפליקציית שעון נוכחות מסוימת, חשוב שתשאלו את עצמכם את השאלות הבאות:

• כמה זמן ייקח לכם ליישם את המעבר לאפליקציה?

• האם העובדים שלכם ניידים או יושבים מול שולחן ומחשב לאורך היום?

• האם מדובר בפתרון קל לשימוש?

• כמה זמן ייקח לכם להגדיר את הפונקציות השונות?

• כמה כסף אתם מוכנים להוציא?

• האם ניתן להרחיב את האפליקציה ולהוסיף לה תכונות נוספות בעת הצורך?

עכשיו, כשאתם כבר מודעים ליתרונות הרבים הטמונים באפליקציית שעון נוכחות עבור עסקים קטנים ומבינים אילו גורמים מרכזיים חשוב להביא בחשבון לפני שבוחרים באפליקציה מסוימת, כעת נפנה את הזרקור לאפליקציית שעון הנוכחות המומלצת ביותר עבור עסקים קטנים. 

Connecteam – אפליקציית שעון הנוכחות הטובה ביותר עבור עסקים קטנים

Connecteam מציעה פתרון אופטימלי לטווח ארוך עבור עסקים קטנים ובינוניים, עובדים ניידים וארגונים שונים. באמצעות האפליקציה הפנים ארגונית של Connecteam, תוכלו לתקשר עם העובדים שלכם בקלות, לארגן משימות, לשתף מסמכים, לתזמן פעולות ועוד. לפניכם רשימה של התכונות המרשימות ביותר שתוכלו למצוא בפיצ'ר שעון הנוכחות המצוי באפליקציה.

עם ממשק מלוטש ונגיש, העובדים יכולים לנווט בקלות באפליקציה ללא צורך בהדרכה, גם אם חלקם מאותגרים מעט מבחינה טכנולוגית.

באמצעות האפליקציה תוכלו להגדיר מגבלה יומית על כמות שעות העבודה של כל עובד ולמנוע צבירה של שעות נוספות בלתי רצויות. כמו כן, גם אם העובד שכח לבצע יציאה מהאפליקציה בסוף היום, תמיד תוכלו לבצע זאת במקומו באופן אוטומטי.

כל כניסה ויציאה של העובד מפיצ'ר שעון הנוכחות מלווה בחותמת זמן מדויקת ובמיקום GPS, כך שהמיקום בו הוא נמצא מסומן על גבי המפה. בנוסף, האפליקציה משתמשת בטכנולוגיית "פירורי לחם" המאפשרת מעקב אחר מיקום העובדים לאורך זמן העבודה, תוך השפעה מינימלית על צריכת הסוללה שלהם או על מסד הנתונים בנייד. כך שהעובדים נכנסים ויוצאים מהאפליקציה כרגיל, בשעה שהמנהלים יכולים לצפות במסלול הניידות שלהם לאורך שעות העבודה על פני מפה מוגדלת ואף להפעיל אנימציית וידאו המחברת את כל פירורי הלחם יחד לכדי מסלול אחד.

פירורי לחם (Breadcrumbs) עוקבים אחר מיקום העובדים בזמן שפיצ'ר שעון הנוכחות מופעל, גם אם האפליקציה עצמה כבויה באותו זמן. ואכן, מעסיקים רבים המעסיקים עובדי שטח המתניידים ממקום למקום, מעידים כי פיצ'ר ה-GPS של Connecteam מסייע להם לעקוב טוב יותר אחר מיקום העובדים ולוודא שהם נמצאים ביעד הנכון.

באמצעות האפליקציה תוכלו לשלוח לעובדים הודעות דחיפה אוטומטיות על מנת לתזכר אותם לגבי זמני הכניסה והיציאה. פיצ'ר זה יסייע לכם לצמצם צבירה של שעות נוספות ולמנוע חישוב שגוי של שעות העבודה.

Connecteam מאפשרת לכם לנווט בקלות בין גיליונות השעות באפליקציה, כך שתוכלו לאתר במהירות את כל הנתונים החסרים ולבצע תיקונים שונים בעת הצורך. כמו כן, ניתן לעבור באופן כרונולוגי בין גיליונות הנוכחות של כל עובד ועובד ולהיעזר בצ'אט הפנימי הקיים בתוך האפליקציה על מנת ליצור קשר מידי עם עובד מסוים בעת הצורך. בנוסף, ל- Connecteam יש אפשרויות ייצוא רבות שיחסכו לכם זמן יקר, כולל אינטגרציה של QuickBooks Online. כך שניתן לייצא גיליון שעות מלא בפורמט רגיל או בפורמט שכר, בתוספת תאריכים ספציפיים ולשלוח אותו לעובד מסוים או לכל חברי הצוות, באופן פשוט ומהיר.

אפליקציית שעון הנוכחות של Connecteam מאפשרת לכם להוסיף הפסקות וחופשות ללא תשלום ללוחות הזמנים של העובדים בלחיצת כפתור פשוטה. כך שברגע שהגדרתם את הקטגוריה המתאימה, אותן שעות מנוכות מסך השעות היומיות של העובד.

אם אתם מכינים את סידור העבודה וזקוקים למידע נוסף מצד אחד העובדים, תוכלו לשלוח לו הודעה באמצעות הצ'אט הפנימי המצוי באפליקציה. כמו כן, ניתן גם לשלוח עדכון גורף לכלל אנשי הצוות. כך או כך, תמיד תוכלו לדעת אילו עובדים כבר קראו את ההודעה ומי מהם עדיין לא הספיק.

האפליקציה של Connecteam מאפשרת לכם לאחסן את הטלפונים והפרטים של כל העובדים בחברה בתוך האפליקציה עצמה, באמצעות ספר טלפונים פנימי. כך שאם אתם מעוניינים ליצור קשר טלפוני עם אחד העובדים, כבר אין צורך לחפש אותו ברשימת אנשי הקשר שלכם בנייד. מעבר לכך, גם אם אינכם זוכרים את השם של אותו עובד, תוכלו לאתר אותו באמצעות פרטים נוספים כמו – תפקיד, מחלקה, מיקום וכו'.

Connecteam מאפשרת לכם לנהל את כל העובדים שלכם ממקום אחד, כך שאין צורך להתחבר למספר אפליקציות במקביל על מנת לבצע פעולות שונות. באמצעות האפליקציה תוכלו לתזמן משמרות באופן אוטומטי וליצור צ'קליסטים וטפסים שונים הנדרשים על פי חוק, מבלי להשתמש באמצעים ידניים ולא יעילים כמו עט ונייר. כך שאם עדיין לא נפטרתם מכל הניירת המיותרת שהצטברה לכם במשרד, זה הזמן לעשות זאת.

באמצעות פיצ'ר שעון הנוכחות של Connecteam תוכלו למדוד שעות נוספות ולהגדיר אותן במערכת באופן שבועי או יום יומי. ברירת המחדל המוגדרת במערכת עומדת על 40 שעות, אך ניתן לשנות זאת לפי הצורך.

כאשר עובד עוזב את החברה, הסטטוס שלו אמנם מתבטל במערכת באופן אוטומטי, אך רישומי השעות שלו עדיין נשמרים בארכיון הפנימי של האפליקציה לצורך תיעוד.

Connecteam היא אפליקציית שעון הנוכחות המשתלמת ביותר בשוק. באמצעות האפליקציה תוכלו לנהל את כל העובדים שלכם ממקום אחד החל מ-39$ בלבד לחודש, עבור 50 המשתמשים הראשונים. במידה שאתם זקוקים לכמות משתמשים גדולה יותר, ניתן גם להתחבר לתוכנית – Enterprise המיועדת עבור ארגונים גדולים יותר. בנוסף, תוכלו גם להנות מתוכנית חינמית לכל החיים!!! המיועדת עבור כמות מקסימלית של 50 משתמשים.

היתרונות של שעון הנוכחות של Connecteam עבור ענפי התעשיה השונים

חברות ניקיון

מאחר שעובדי ניקיון נמצאים לרוב בשטח ולא יושבים ליד מחשב ושולחן לאורך היום, מעסיקים רבים בתחום משתמשים בפיצ'ר שעון הנוכחות של Connecteam לצרכים שונים, וביניהם:

• כניסה ויציאה ממשמרות באמצעות חותמת מיקום.

• שליחת תזכורות על מנת לוודא שהעובדים נכנסים ויוצאים בזמן מהמשמרת.

• שימוש בתגים, קבצים מצורפים ופתקים, כדי לדעת כמה זמן הוקצה עבור כל לקוח או עבור כל העבודות יחד.

• ניהול ואישור של חופשות והפסקות.

• ייצוא דפי שכר עבור כל משמרת או באופן חודשי.

מרכזים טיפוליים

שעון הנוכחות של Connecteam משמש מרכזי טיפול רבים, שכן מדובר בפיצ'ר יעיל המאפשר הרבה מעבר לביצוע כניסה ויציאה מהמערכת. להלן מספר שימושים נפוצים באפליקציה של Connecteam בקרב מרכזים טיפוליים:

• ביצוע כניסה ויציאה מהמערכת בתוספת חותמת מיקום GPS.

• שליחת תזכורות והודעות דחיפה על מנת לוודא שהעובדים נכנסים ויוצאים בזמן.

• שימוש בהערות ותגים כדי לתת מענה לצרכים ספציפיים (כמו סינון לפי לקוח או תאריכים ספציפיים).

• ייצוא דפי שכר עבור משמרת בודדת או לפי מספר משמרות.

• שימוש בצ'אט הפנימי באפליקציה לצורך אישור סידור העבודה, או כדי לברר עם העובד מידע נוסף.

עסקים בתחום האירוח:

מעסיקים רבים בתחום האירוח מעידים כי שעון הנוכחות של Connecteam מאפשר להם לחסוך זמן רב ולנהל את לוחות הזמנים של העובדים שלהם בקלות ובמהירות, באמצעות מספר תכונות מרכזיות:

• עובדים יכולים להיכנס ולצאת מהמשמרת באמצעות חותמת מיקום.

• ניתן לשלוח לעובדים תזכורות באמצעות הודעת דחיפה בכדי לוודא שהם נכנסים ויוצאים מהמשמרת בזמן.

• שימוש בפתקים ובתגיות על מנת לתת מענה לצרכים ספציפיים.

• ייצוא דפי שכר עבור משמרת בודדת או על בסיס חודשי.

חברות תפעול ולוגיסטיקה

האפליקציה הפנים ארגונית של Connecteam מאפשרת למעסיקים בענף התפעול והלוגיסטיקה לנהל את העובדים שלהם מכל מקום בו הם נמצאים ולעקוב באופן רציף אחר דיווחי השעות שלהם. שכן, מדובר בתחומים המתאפיינים בכמות גדולה של עובדי שטח המתרוצצים בין מיקומים שונים. להלן מספר יתרונות מרכזיים של האפליקציה עבור מעסיקים ועובדים בתחומים אלו:

• ניתן לנהל את שעות העבודה של העובדים באמצעות כניסה ויציאה ממשמרות בתוספת חותמת מיקום.

• שליחת תזכורות והודעות דחיפה כדי לוודא שעובדי השטח נכנסים ויוצאים בזמן מהמערכת.

• ניתן לוודא שהעובדים מבצעים את עבודתם כראוי ולספק להם מענה לצרכים ספציפיים באמצעות שימוש בפתקים ובתגיות שונות.

• ייצוא דפי שכר לפי משמרת בודדת או על פי כמות חודשית.

חברות אבטחה

שעון הנוכחות של Connecteam מאפשר לחברות אבטחה רבות לחסוך לא מעט זמן וכסף ולעקוב אחר דיווחי השעות של העובדים בקלות וביעילות.

• מאבטחים יכולים להיכנס ולצאת בקלות ממשמרות באמצעות האפליקציה, בתוספת חותמת מיקום GPS.

• ניתן להגדיר מראש תזכורות אוטומטיות והודעות דחיפה כך שתוכלו להיות בטוחים שהעובדים שלכם נכנסים ויוצאים בזמן מהמשמרת.

• ניתן לעשות שימוש בפתקים ובתגיות שונות כדי לתת מענה לצרכים ספציפיים.

• ניתן לתזמן משמרות מראש ולעקוב אחר ביצוע המשימות השונות.

שימוש בשעון הנוכחות של Connecteam עבור עסקים קטנים– סיכום

מעקב אחר דיווחי הנוכחות של העובדים מהווה חלק בלתי נפרד מניהול העסק, בין אם מדובר בחברה גדולה או בעסק קטן. עם זאת, עבור חברות רבות מדובר במשימה מורכבת הדורשת לא מעט משאבים והתגייסות מצד גורמים שונים בחברה, בין אם מדובר בהנהלה, במחלקת משאבי האנוש או במנהלי הצוות.

שעון הנוכחות של Connecteam מסייע לעסקים קטנים לנהל את התהליך במהירות וביעילות המרבית, באמצעות שימוש בפיצ'רים שונים ויעילים שיאפשרו לכם לעקוב באופן הטוב ביותר אחר פעילות העובדים שלכם ולהפחית באופן משמעותי את כמות הטעויות בחישוב השכר החודשי. צעד אשר עשוי לחסוך מכם לא מעט זמן והוצאות מיותרות. כך שאם עד כה בזבזתם זמן רב על התעסקות בניירת ובטבלאות אקסל אין סופיות במקום להתפנות למשימות ניהול מהותיות, זה הזמן להתקדם כמה צעדים קדימה ולאפשר לדיגיטציה לעשות את העבודה בשבילכם.

נסו את Connecteam!

התחילו עכשיו