11 בעיות תקשורת פנים ארגוניות נפוצות והדרכים הטובות ביותר לפתור אותן

תקשורת פנים ארגונית היא מרכיב חיוני לצורך הצלחת הארגון. הרבה מעבר למה שרבים נוטים לחשוב. שכן, בסופו של דבר, תקשורת נכונה עשויה להוביל להצלחת החברה, זאת באמצעות הגברת מעורבות העובדים ושביעות רצון הלקוחות, הפחתת תחלופת העובדים ושימור התדמית החיובית של החברה.

עם זאת, ארגונים רבים מתאפיינים בתקשורת פנים ארגונית לקויה. שכן, מחקרים שנערכו לאורך השנים מצאו כי חברות רבות כלל לא מחזיקות באסטרטגיית תקשורת פנימית ארוכת טווח. מצב אשר עלול להוביל בסופו של דבר לפגיעה משמעותית ברמת הפרודוקטיביות של העובדים ולירידה בפריון העבודה.

בנוסף, נתונים רבים מראים כי ככל שהתקשורת הפנימית בארגון יעילה יותר, כך יש תחלופה נמוכה יותר בקרב העובדים.

למרות שכיום קיימות לא מעט טכנולוגיות ואפליקציות פנים ארגוניות שעשויות לייעל את התקשורת בין העובדים בארגון, חברות רבות עדיין משתמשות בכלים מיושנים כמו דוא"ל ושיחות טלפון לצורך ניהול ארגוני. אמצעים אלו אולי היו אפקטיביים בתקופה מסוימת, אך כיום יש צורך בכלים מתקדמים וממוקדים יותר שיאפשרו לעובדים להתמודד באופן יעיל עם המידע הרב הזורם בארגון. שימוש באפליקציית תקשורת פנים ארגונית יעילה ועוצמתית, תסייע לכם לחזק את הקשר עם העובדים, בייחוד כעת, כאשר המאפיינים הדמוגרפיים של שוק העבודה משתנים מיום ליום.

במאמר זה נסקור עבורכם 11 בעיות תקשורת פנים ארגוניות נפוצות ונציע פתרונות יעילים לכל אחת מהן. כך שתוכלו להגביר את המעורבות בקרב העובדים ואנשי ההנהלה ולהזניק את הארגון שלכם כמה צעדים קדימה.

משוב מהווה כלי חשוב בארגון לצורך הערכת התפקוד של העובד. עם זאת, משוב דו כיווני שמתקבל הן מצד העובד והן מצד המעסיק, עשוי לתרום באופן משמעותי לרמת הסיפוק והמעורבות בקרב העובדים. זה לא סוד שמתן פידבק מאפשר לכם לסקור באופן מעמיק את החולשות והחוזקות של העובד. אך על מנת לייצר שינוי של ממש, חשוב לפעול על סמך המידע שהתקבל במשוב, אחרת, כל הנתונים שאספתם יהיו חסרי תועלת.

כמו כן, חשוב לזכור שהתקשורת במקום העבודה היא דו סטרית, כך שלמשוב שמתקבל מצד העובדים יש לא פחות חשיבות מזה שניתן להם על ידי ההנהלה. לכן, חשוב להיות כמה שיותר קשובים לבעיות ולדאגות של העובדים, על מנת לשפר את הפרודוקטיביות שלהם בטווח הרחוק ולבנות נאמנות אדוקה יותר בין הצדדים. בנוסף, משוב מעמיק מצד העובד מאפשר לכם להתוודע לבעיות מסוימות בארגון שלא ידעתם על קיומן ולמנוע את הסלמתן.

טיפ של CONNECTEAM : התחילו תהליך של משוב בארגון על ידי הקמה של מערך תקשורת פנימי יעיל ועקבי בין ההנהלה לעובדים.

מחקר שנעשה בעבר חשף כי בשנת 2019 נשלחו יותר מ-246 מיליארד מיילים ברחבי העולם. אין ספק שמדובר במספר עצום. מעבר לכך, מאחר שעובדים נאלצים להתמודד מדי יום עם כמות לא הגיונית של מיילים, חלק מאותם מיילים כלל לא זוכים למענה ואילו אחרים נמחקים או נשכחים. מצב זה יוצר תסכול רב בקרב העובדים, שכן אף עובד לא יכול להרשות לעצמו להעביר את היום בסינון אין סופי של תיבת המיילים, בשעה שהוא אמור לבצע מטלות חשובות ומהותיות יותר.

טיפ של  CONNECTEAM: אפליקציית תקשורת פנים ארגונית כמו – Connecteam, תאפשר לכם לנהל את התקשורת בארגון באופן יעיל וממוקד ולהימנע משליחה המונית של מיילים ושרשורי CC לא רלוונטיים.

בעבר הלא רחוק, התקשורת בין אנשים התנהלה  בעיקר באמצעות כלים מסוימים כמו – שיחות טלפון, מיילים, עיתונים, מכתבים אשר נכתבו בכתב יד והודעות SMS.  עם זאת, כיום, כאשר יש כל כך הרבה אפשרויות מתקדמות וטכנולוגיות יותר, חלק מהשיטות הללו נראות מאוד מיושנות. ובכלל, נראה כי עברו מאז עשרות שנים.

בעולם הדיגיטלי של ימינו, הטלפון הנייד משמש כלי תקשורת עיקרי ביננו לבין הסביבה. מחקר שנערך לא מזמן מצא שסמארטפון הוא החפץ הראשון שאנחנו מחפשים כשאנחנו מתעוררים בבוקר והאובייקט האחרון שאנחנו מסתכלים עליו לפני שאנחנו הולכים לישון. כמו כן, אותו מחקר אף מצא כי רוב האנשים נוטים לבדוק את הנייד שלהם 85 פעמים ביום.

זאת הסיבה שפתרונות תקשורת חדשניים כמו האפליקציה הפנים ארגונית של Connecteam, משמשים כל כך הרבה ורטיקלים ברחבי העולם. שכן, בניגוד לתוכנות חיצוניות מסוימות המיועדות לצורך ניהול עובדים, Connecteam מאפשרת לכם לתקשר עם העובדים שלכם דרך כלי התקשורת הפופולרי ביותר המשמש אותם באופן קבוע. הפי'צרים השונים והמגוונים המצויים באפליקציה מכסים צרכי ניהול רבים, כך שתוכלו לייעל את התקשורת בארגון, ליצור מעורבות גדולה יותר בקרב העובדים, למנוע אובדן של מידע ולשפר באופן משמעותי את תפוקת העובדים.

לפניכם מספר פי'צרים מרכזיים באפליקציה באמצעותם תוכלו לייצר תקשורת יעילה יותר בתוך הארגון :

• הכרה בהישגי העובדים וציון אירועים מיוחדים – באמצעות האפליקציה ניתן ליצור פוסטים חברתיים המברכים עובדים או צוותים מסוימים על הישגיהם ולאפשר לשאר העובדים להגיב עליהם באמצעות הערות או סימון לייקים. כמו כן, ניתן ליצור פינה קבועה המוקירה את עובד החודש ולציין אירועים שונים בחברה ובחיי העובדים, כמו – ימי נישואין, ימי הולדת, קבלה של עובדים חדשים והכרזה על מבצעים שונים.

• הודעות, ניוזלטרים ועדכונים: ניתן ליצור מעורבות גדולה יותר בקרב העובדים באמצעות עדכונים שוטפים על הנעשה בחברה, כמו- לקוחות חדשים, חריגה מהיעד או ה-KPI שנקבעו, אירועי חברה קרובים וכו'.

• סקרים, משובים ותיבת הצעות:  באמצעות האפליקציה תוכלו לשלוח בקלות סקרים ממוקדים לקבוצות או לאנשים ספציפיים, לערוך סקרים אנונימיים ולצפות בתובנות שהתקבלו באמצעות סטטיסטיקות ודירוגים מדויקים. כמו כן, ניתן גם לבצע משאל חי אנונימי או פומבי על כל נושא שהוא, כמו- היכן צריך להתקיים אירוע החברה הבא או מיהו גיבור העל האהוב עליכם. מעבר לכך, תוכלו לאפשר לעובדים לשלוח בקשות או הצעות לייעול באמצעות תיבת ההצעות.

• בריאות והטבות: אפשרו לעובדים להירשם לאירועי חברה או לפעילויות אחרות תוך כדי תנועה, באמצעות יצירה של אירועים באפליקציה וריכוז של כל המידע הרלוונטי במקום אחד.

• שימוש בצ'אט הארגוני ובאמצעי מדיה מגוונים: השתמשו בקבציGIF  לצורך יצירת תוכן אינטראקטיבי ומהנה ואפשרו לחברי הצוות לסמן לייק ולהגיב לתכנים השונים, על מנת לייצר אינטראקציה קרובה יותר בין העובדים השונים.

• תקשורת מדידה: באמצעות האפליקציה תוכלו לדעת מי קרא את התכנים ששלחתם ולשלוח הודעות ממוקדות לעובדים מסוימים. כמו כן, יש באפשרותכם לבצע פעולות אוטומטיות רבות כמו- תזמון מראש של הודעות ושליחת תזכורות והתראות אוטומטיות.

בתור מעסיקים חשוב שתעבירו לעובדים שלכם את כל המידע והעדכונים הרלוונטיים ביותר בנוגע לחברה. אל תהיו מסוג המנהלים שלא חולקים כלום, או גרוע מכך- שוכחים לעשות זאת. כמו כן, רצוי שלא תסמכו על דרגים גבוהים אחרים בחברה שיבצעו זאת במקומכם, כי יש סיכוי קלוש שזה אכן יקרה. מעבר לכך, חשוב גם לשמוע את העובדים מעת לעת ולאפשר להם לחלוק תובנות והצעות לצורך ייעול ולגרום להם לדבר בפתיחות על הבעיות והקשיים שלהם בעת הצורך.

בנוסף, ודאו שאתם חולקים יעדים וסדרי עדיפויות ברורים עם כל הגורמים הרלוונטיים כדי להגביר את שיתוף הפעולה.

טיפ מ – CONNECTEAM:  באמצעות האפליקציה של Connecteam תוכלו ליצור תקשורת ישירה ויעילה יותר עם העובדים ולאפשר להם להציע הצעות, לשתף בעיות ולדבר בהרחבה לגבי החוויות שלהם לאורך היום. בנוסף, האפליקציה מאפשרת לכם ליצור מגע אישי יותר בין העובדים להנהלה, כך שגורמים בכירים יכולים לשלוח סרטונים מהמנכ"ל לכל עובד ועובד. וכפי שהמערכת מקלה על היכולת של ההנהלה לתקשר עם העובדים, כך גם העובדים יכולים לפנות לגורמים שונים בהנהלה באופן ישיר, בין אם מדובר במנכ"ל החברה או במחלקת משאבי אנוש, כאשר התקשורת מתבצעת בסביבה מובנית ומבוקרת.

על פניו נראה כי שיחות טלפון הן הדרך הפשוטה ביותר לתקשר עם העובדים ולנהל את הצרכים העסקיים היום יומיים של הארגון. עם זאת, יותר מדי שיחות עבודה עלולות לשבש את הפרודוקטיביות בקרב העובדים. שכן, מחקר שנערך בעבר הוכיח ששיחת טלפון לא מתוכננת עשויה להסיח את דעתו של האדם מהפעולה שהוא ביצע קודם לכן, כך שלוקחות לו בערך 23 דקות תמימות להתאושש מאותה שיחה ולחזור לאותה פעולה שביצע מלכתחילה. זאת הסיבה שיותר מדי מיילים ושיחות טלפון במקום העבודה נחשבים למטרד של ממש ועשויים לשבש באופן ניכר את התקשורת הפנימית בתוך הארגון.

עצה מ- CONNECTEAM: אפליקציית התקשורת של Connecteam תאפשר לכם להימנע משיחות טלפון רבות וממושכות ולייעל את התקשורת הפנימית באמצעות שימוש בצ'אט פנימי המאפשר לבצע שיחות פרטיות או שיחות קבוצתיות לפי הגדרות מתקדמות. כמו כן, ניתן גם ליצור טפסים דיגיטליים על מנת לקבל נתונים ולאסוף מידע על פעולות שבוצעו בעבר. מעבר לכך, תוכלו לשלוח לעובדים עדכונים ופוסטים חברתיים שונים כמו- איחולים ליום ההולדת, עובד החודש וכו'. 

קליטה של עובדים חדשים צריכה להתבצע בקלות. ברור לנו שלעתים מדובר בתהליך ארוך שלוקח לא מעט זמן, אבל הוא חייב להיעשות. בשלב הראשון חשוב להעניק לעובד מדריך ברור הכולל את כל הכללים והתקנות של החברה. אך מעבר לפרטים הטכניים והבירוקרטיים, חשוב לחשוף את העובדים כבר בהתחלה לאווירה השוררת בחברה, על מנת לגרום להם לחוש יותר בנח. כך לדוגמא, ניתן לשבת איתם ביום הראשון בארוחת הצהריים ולוודא שהם יזכו לקבלת פנים חמה מצד שאר העובדים ואף להצמיד להם את אחד העובדים בתור מנטור שידריך וילווה אותם בעת תהליך הקליטה בארגון.

קליטה טובה ויעילה של עובדים חדשים, תגרום לעובדים שלכם להיות פרודוקטיביים ומסופקים יותר ותאפשר לכם להימנע מתהליך גיוס נוסף הכרוך בלא מעט הוצאות ומשאבים כספיים.

טיפ מ- Connecteam:  באמצעות האפליקציה, תוכלו להטמיע מדריכים שונים לעובדים, כולל מדריך המיועד ספציפית לעובדים חדשים, אשר נפתח אוטומטית ברגע שהם מקבלים גישה לאפליקציה. כמו כן, ניתן לעקוב אחר התקדמות העובד בכל רגע נתון ולבצע מבחן סיכום בסיום ההדרכה, על מנת לוודא שהעובד הטמיע את החומר כראוי. כל הידע מרוכז בספריות שונות לפי נושאים, הניתנות להתאמה אישית ומאוחסנות בענן. כך שכל המידע מונגש לעובדים בצורה מאובטחת, מסודרת ויעילה.

אל תתנו למחסום שפה להפוך לבעיית תקשורת פנימית. שתפו מידע וחדשות בשפות רבות, הציעו אפשרויות תרגום פשוטות ועודדו הכשרה בין תרבותית. סביר להניח שפעולות אלו יעודדו את הצוותים השונים וימנעו אי הבנות. על פניו פעולות אלו מצריכות לא מעט עבודה, אך שימוש באפליקציית תקשורת פנים ארגונית תאפשר לכם ליישם זאת בפשטות ובמהירות.

טיפ מ – Connecteam: באמצעות שימוש באפליקציית תקשורת פנים ארגונית, תוכלו לשנות את השפה באפליקציה לשפה המוגדרת כברירת מחדל במכשיר הסלולרי שלכם ולעבור בין שפות במידת הצורך. פעולות אלו יאפשרו לכם למנוע בלבול רב ולייעל משמעותית את התקשורת הפנימית בארגון.

כאמור, תקשורת רציפה עם העובדים היא מרכיב חשוב לצורך שיפור התקשורת הפנימית בארגון. אך כל עוד לא מתבצעים מדידה ומעקב אחר פעולות אלו, לא תוכלו לדעת אם המאמצים שלכם נשאו פירות או לא. לכן, כאשר אתם יוצרים קשר עם העובדים בצורה כזאת או אחרת, חשוב שתקבעו מראש פרמטרים מסוימים לצורך מדידה של הפעולה, על מנת שתוכלו לקבוע אם ההשקעה שלכם הייתה יעילה או לא. למידע נוסף על אופן מדידת התקשורת הפנימית בארגון, קראו את המדריך המלא שלנו המתאר את התהליך מ-א' ועד ת'.

על מנת לפשט זאת, רצוי להשתמש בדוגמא הבאה: נניח שאתם מעוניינים לשפר את התקשורת בחברה סביב עניינים הקשורים לבריאות ובטיחות, בדגש על תקנות הקורונה.

באמצעות אפליקציה פנים ארגונית, תוכלו ליצור טופס הצהרת בריאות הזמין במכשירים הניידים של כל העובדים, אותו הם נדרשים למלא. מעבר לכך, ניתן להוסיף טפסי בטיחות וצ'קליסטים נוספים אשר ישמשו אתכם לצורך תיעוד התהליך. תיעוד זה מרכיב את ספריית הפרוטוקול הנייד שלכם וכולל הנחיות חשובות הנוגעות לבריאות ובטיחות המונגשות לכלל העובדים בלחיצת כפתור פשוטה. כאשר העובדים ממלאים את הטפסים הנדרשים, תישלח אליכם הודעת דחיפה המתאחסנת בענן באופן מאובטח. בדרך זו תוכלו לעקוב אחר שיתוף הפעולה מצד העובדים, לבדוק בזמן אמת כמה מהם ראו את העדכון ומה היה זמן התגובה שלהם.  כך גם תוכלו למדוד את הפעולה שלכם בצורה יעילה יותר ולהתגבר על אתגרי התקשורת הפנימיים הניצבים בפני הארגון.

טיפ של  CONNECTEAM: מדדו את התקשורת עם העובדים באופן ממוקד ויעיל – שלחו עדכונים בזמן אמת לצוות שלכם או לחברי צוות ייעודיים. בדקו מי קרא את העדכונים ומי לא ותערכו מעקבים ממוקדים במידת הצורך. כמו כן, חשוב לוודא שהמסרים החשובים ששלחתם הגיעו לכל אחד מחברי הצוות. באמצעות שימוש באפליקציה הפנים ארגונית של Connecteam תוכלו למדוד באופן יעיל וממוקד את התקשורת שלכם עם העובדים ולוודא כי כל אחד מהם קיבל את ההודעה ששלחתם, בין אם מדובר בהודעה מתפרצת דחופה, בהוראה חשובה שהתקבלה מהמנכ"ל או בעדכון תפעולי.

שתפו את המידע בארגון באופן מאוזן והקפידו שכל מחלקה או צוות יקבלו אך ורק את המידע הרלוונטי עבורם. כך תוכלו להבטיח שהעובדים שלכם לא מוצפים במידע שאינו קשור ספציפית לתחום עבודתם.

טיפ מ – CONNECTEAM: האפליקצייה שלנו מאפשרת לכם ליצור קבוצות וערוצים מסוימים שיסייעו לכם להקים קבוצות משתמשים ספציפיות על סמך קריטריונים כמו- מיקום, פרויקט, צוות וכו'. באמצעות פיצ'רים אלו תוכלו למקד ולסנן באופן האופטימלי את המידע שכל עובד מקבל, כך שאף עובד לא יקבל מידע שאינו רלוונטי עבורו.

גם לעובדים מרוחקים מגיע לקחת חלק בשיח החברתי במקום העבודה, בין אם מדובר בעובדי שטח ללא גישה למחשב או באנשים העובדים מהבית. כיום כ-2.8% מהעובדים בעולם עובדים מרחוק, כאשר המספרים עוד צפויים לעלות, כתוצאה מהשינויים שחלו בעולם העבודה בעקבות הקורונה ועל סמך הדרישה הגוברת לעובדי שטח רבים בתעשיות השונות.

עם זאת, אנשים רבים שעובדים מרחוק אינם מעורבים באופן פעיל בארגון שלהם ורבים מהם אף מתלוננים על תקשורת לקויה ביניהם לבין המעסיקים שלהם. חוסר תקשורת פנימית עם צוותים מרוחקים עשוי לגרום לאותם עובדים להרגיש לא מוערכים, לפגוע במוטיבציה שלהם ולהוביל למצבים של התבודדות ודכאון.

עצה מ – CONNECTEAM: האפליקציה שלנו מסייעת לכם לייעל את התקשורת עם עובדים מרוחקים, למנוע שיחות טלפון מיותרות ולשפר את הפרודוקטיביות של העובדים, באמצעות פיצ'רים ספציפיים המותאמים עבור אנשים העובדים מרחוק ועבור עובדים ללא גישה למחשב.

חברות רבות המעוניינות לייעל את התקשורת הפנימית בארגון, נתקלות בקשיים רבים בדרך, שכן לרוב מדובר בתהליך מאוד יקר. מה גם שרוב התוכנות החיצוניות המיועדות לשם כך לא מכילות את המשאבים הדרושים לצורך בניית תקשורת יעילה וממוקדת. אופציה נוספת היא להשתמש ברשת הפנים ארגונית של החברה, אך גם במקרה הזה העלויות יכולות להיות גבוהות במיוחד.

טיפ מ – Connecteam: האפליקציה מאפשרת לכם לייעל את התקשורת הפנימית בארגון במחיר חודשי קבוע, החל מ- 39$ לחודש עבור 50 המשתמשים הראשונים. כאשר ישנה גם תוכנית חינמית לכל החיים המיועדת לכמות מקסימלית של 50 משתמשים. השימוש באפליקציה יחסוך לכם כסף רב ויאפשר לכם לחזק את התקשורת הפנימית בארגון באופן האופטימלי, באמצעות אין ספור פיצ'רים מותאמים שיאפשרו לכם לבצע פעולות רבות בקלות ובמהירות.

תקשורת פנימית לקויה במקום העבודה – השורה התחתונה

תקשורת פנימית לקויה במקום העבודה עלולה להוביל לשלל בעיות ארגוניות קשות ולהאשמות רבות בקרב אנשי ההנהלה והצוותים השונים, כאשר כל אחד זורק את האשמה על השני בניסיון להתנער מאחריות. לכן, על מנת להימנע ממצבים לא נעימים ומפגיעה קשה בתפקוד העובדים, חשוב להנהיג אסטרטגיית תקשורת פנימית ברורה וממוקדת אשר תוביל לביצועים טובים יותר מצד העובדים ותאפשר לחברה להשיג את היעדים הנדרשים בקלות ובמהירות. שכן, בסופו של דבר, תקשורת טובה ויעילה בין העובדים להנהלה היא המפתח לרווחת הארגון.